Когда проводится инвентаризация в бюджетном учреждении
Порядок проведения инвентаризации в бюджетном (автономном, казенном) учреждении определяется его учетной политикой. В ней должны быть учтены требования из приложения № 1 к Федеральному стандарту от 30.12.2017 № 274н (СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»), Федерального стандарта от 31.12.2016 № 256н (СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»), а также Методических рекомендаций по инвентаризации (письмо Минфина от 01.07.2024 № 02-06-06/61122).
Случаи, когда учреждение обязательно должно провести инвентаризацию:
- утрата, хищение, порча или повреждение имущества (кроме ситуаций чрезвычайного и техногенного характера);
- смена материально ответственных лиц;
- смена руководителя коллектива, выбытие из коллектива более 50% его членов, а также если один или несколько членов коллектива запросили провести инвентаризацию (характерно для коллективной (бригадной) материальной ответственности);
- реорганизация и ликвидация учреждения (кроме преобразования);
- составление годовой бухотчетности;
- передача (возврат) имущества в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение и отчуждение (продажа);
- пожары, аварии, катастрофы, опасные природные явления, стихийные бедствия и другие ЧС (инвентаризация проводится после окончания события, устранения его причин);
- выявление по результатам финаудита признаков, которые влияют на достоверность бухотчетности и ведение бухучета.
Все случаи проведения инвентаризации (кроме обязательных, установленных законодательно) учреждению необходимо закрепить в учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации в бюджетном учреждении
Вне зависимости от причин проведения процесс инвентаризации проходит в несколько этапов:
- Принятие решения о проведении инвентаризации.
Решение о проведении инвентаризации принимает руководитель учреждения, которое необходимо оформить документально — на бланке 0510439. Оно должно содержать:
- наименование комиссии и ее состав;
- сроки проведения инвентаризации (даты начала и окончания);
- дату, на которую проводится инвентаризация (например, 01.11.2024);
- перечень объектов, которые подлежат инвентаризации.
- Информирование участников инвентаризации.
После утверждения решения о проведении инвентаризации секретарь комиссии должен направить его всем участникам предстоящих контрольных мероприятий:
- членам инвентаризационной комиссии;
- главному бухгалтеру учреждения или централизованной бухгалтерии, если она ответственна за ведение бухучета;
- материально ответственным лицам (далее — МОЛ).
- Формирование инвентаризационных описей.
Бухгалтерия учреждения или централизованная бухгалтерия формирует инвентаризационные описи с пообъектным (номенклатурным) перечнем объектов инвентаризации на дату ее проведения. Описи необходимо передать комиссии в день начала инвентаризации или предшествующий ей рабочий день.
Также МОЛ нужно представить комиссии первичные документы, которые еще не были отражены в бухучете, но влияют на остатки объектов инвентаризации.
- Сверка фактического наличия объектов инвентаризации с учетными данными.
Комиссия устанавливает фактическое наличие объектов инвентаризации и сверяет их с данными бухучета. При выявлении расхождений члены комиссии фиксируют отклонения:
- излишков, недостач, убыли сверх и в пределах норм;
- объектов, которые выбыли по причине гибели или уничтожения;
- объектов, которые непригодны для дальнейшего использования ввиду физического и морального износа;
- объектов, по которым имеются признаки обесценения активов.
О том, как бухгалтеру бюджетного учреждения правильно отразить в учете обесценение активов, рассказано в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
Далее комиссия оформляет результаты инвентаризации документально.
Документальное оформление результатов инвентаризации
Для документального оформления результатов инвентаризации учреждения применяют инвентаризационные описи, сличительные ведомости, ведомости расхождений, а также акты о результатах инвентаризации. Формы можно найти в приложениях к приказам Минфина от 30.03.2015 № 52н, от 15.01.2021 № 61н.
Фактическое наличие объектов инвентаризации отражается в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) (п. 22 Приложения № 1 к СГС № 274н). Если были выявлены фактические расхождения с данными бюджетного учета, а также объекты, которые не могут быть признаны активами, то составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации по форме 0504092 (приложение № 5 к приказу Минфина № 52н).
Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) являются основанием для составления акта о результатах инвентаризации по форме 0504835 или по форме 0510463. Акт подписывают все члены комиссии, далее его утверждает руководитель бюджетного учреждения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При инвентаризации наличных денежных средств применяется инвентаризационная опись по форме 0504088, а также акт о результатах инвентаризации по форме 0510836.
Также к инвентаризационным документам комиссия может приложить:
- документы, на основании которых было выявлено фактическое наличие объектов инвентаризации, например, акты обмеров, замеров;
- письменные расписки, пояснения и объяснения, полученные от МОЛ, по выявленным расхождениям (излишкам, недостачам, пересортицам).
Все аспекты по ведению учета в бюджетных учреждениях есть в нашей рубрике.
Итоги
Случаи проведения инвентаризации бюджетное учреждение должно закрепить в учетной политике. В некоторых ситуациях проведение инвентаризации является обязательным. Порядок проведения инвентаризации предполагает несколько этапов, начальным из которых является решение руководителя бюджетного учреждения. Для документального оформления результатов инвентаризации учреждения применяют инвентаризационные описи, сличительные ведомости, ведомости расхождений, а также акты о результатах инвентаризации.