Причины списания автомобиля в бюджетном учреждении
Просто так списать автомобиль в бюджетном учреждении не получится. На это должны быть определенные законные основания. К числу наиболее распространенных относятся:
- физический износ автомобиля — возникает в результате продолжительной эксплуатации;
- серьезные повреждения транспортного средства — в результате ДТП или порчи по другим причинам (например, пожар, наводнение и другие стихийные бедствия);
- другие обстоятельства, при которых признано, что транспортное средство в дальнейшем непригодно для эксплуатации по назначению, а его ремонт является нецелесообразным.
Порядок списания автомобиля в бюджетном учреждении
Если вы не знаете, как списать автомобиль в бюджетном учреждении, нужно действовать последовательно. Спешка может привести к ошибкам в учете, за которые потом придется отвечать по закону.
Если необходимо произвести списание транспортного средства, необходимо основание. Речь идет не о причине, а о документальной составляющей. Так, операцию допустимо произвести на основании акта о списании транспортного средства (ф. 0510456). Оформление указанного документа возможно только в том случае, если комиссия по поступлению и выбытию активов приняла соответствующее решение.
ВАЖНО! В некоторых случаях списание автомобиля считается незаконным, если учреждение не согласовало операцию с учредителем. Чтобы не ошибиться, нужно руководствоваться п. 52 Инструкции № 157н. Без соблюдения этого условия руководитель бюджетного учреждения не вправе давать (подписывать) согласие на списание.
Отражение факта списания в бухгалтерском учете
Сразу после списания автомобиль перестает быть активом. Транспортное средство больше не числится на балансе, но его нужно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении».
Учет на забалансе нужно вести до тех пор, пока автомобиль не будет утилизирован, разобран или возвращен на баланс учреждения.
Если факт списания успешно согласован с учредителем и акт о списании утвержден руководителем, можно списывать автомобиль с баланса или забаланса, в зависимости от того, где он числится. Но в рамках исполнения п. 52 Инструкции № 157н снимать автомобиль с баланса и забаланса до утверждения акта и согласования неправомерно.
Если транспортное средство еще не выбыло и продолжает числиться в качестве актива, а учреждение продолжает использовать автомобиль по назначению, то отражать его на забалансе не следует. На это указывает информация, приведенная в п. 335 Инструкции № 157н. Также на этот счет есть письмо Минфина России от 20.09.2018 № 02-07-08/67685.
Но для эксплуатации важно соблюдать следующее правило: в акте нет отметки о необходимости разборки автомобиля на запчасти (его утилизации).
Списание автомобиля бюджетным учреждением должно быть обязательно отражено в бухгалтерском учете. Так, для начала необходимо списать начисленную амортизацию. Для отражения операции в учете бухгалтер учреждения должен составить проводку:
- Дт 0 104 X5 411* - Кт 0 101 X5 410*.
В некоторых случаях присутствует убыток от обесценивания, поэтому сумму по нему тоже необходимо списать. На эту операцию бухгалтер должен составить соответствующую проводку:
- Дт 0 114 X5 412* - Кт 0 101 X5 410*.
Далее следует списание остаточной стоимости транспортного средства. На эту операцию также нужно своевременно составить бухгалтерскую проводку:
- Дт 0 401 10 172 - Кт 0 101 X5 410*.
* Указывается соответствующий код группы синтетического счета.
Затем автомобиль необходимо перевести на забаланс и в дальнейшем учитывать на счете 02 вплоть до разборки на запчасти (утилизации). Если транспортное средство больше не подлежит дальнейшему использованию, его разбирают на запчасти (передают на утилизацию) и списывают с забаланса.
После того как автомобиль утилизирован (разобран на запчасти), он снимается с государственного учета, а сведения по нему направляются в Росимущество.
Некоторые запчасти после разборки автомобиля, как правило, могут быть использованы учреждением в дальнейшем. Однако их нельзя просто так хранить на складе. Нужно обязательно оприходовать на баланс учреждения и учитывать на счете 105 36 в составе прочих материальных запасов.
Итоги
Большинство бюджетных учреждений имеет в распоряжении автомобили. Транспортные средства числятся на балансе. Но когда автомобиль нужно продать, передать или просто утилизировать ввиду дальнейшей непригодности, необходимо провести списание.
Часто собственником транспортного средства выступает учредитель. В связи с этим проводить списание ТС без согласования с учредителем противозаконно. За это руководитель и главный бухгалтер учреждения могут получить наказание.
Если разрешение получено, можно провести списание, а затем учитывать транспортное средство на забалансе вплоть до его утилизации (разборки на запчасти) или возврата на баланс, если это предусмотрено. Списание автомобиля казенным учреждением осуществляется в аналогичном порядке (только три проводки будут иными).