Как провести инвентаризацию склада

Инвентаризация товара на складе: понятие и цели проведения

Инвентаризация на складе — это проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Фактически это сверка данных, которые числятся в учете, с реальным положением дел на складе.

Основные положения и правила проведения инвентаризации отражены в приказе Минфина России от 13.01.2023 № 4н (ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»). Что изменилось в инвентаризации в связи с переходом на ФСБУ 28/2023, мы рассказываем здесь.

Основные цели проведения инвентаризации в складских помещениях:

• выявление фактического наличия товаров и материалов;
• сопоставление реальных сведений с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты и правильности отражения информации в учете;
• выявление неучтенных ценностей, а также недостач, хищений или порчи;
• контроль за сохранностью имущества компании;
• подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности.

В каких случаях нужна инвентаризация склада

С точки зрения необходимости проведения такой процедуры инвентаризация склада бывает обязательной и необязательной. Случаи, когда выполнить такую сверку ТМЦ нужно в обязательном порядке, описаны в п. 15 раздела 3 ФСБУ 28/2023.

Когда это необходимо:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже;
• при смене материально ответственных лиц (например, кладовщика);
• при выявлении фактов хищения, порчи ценностей;
• если произошла чрезвычайная ситуация (пожар, наводнение);
• в случае реорганизации или ликвидации бизнеса;
• если поменялся руководитель фирмы или более 50% коллектива; также инициировать такую проверку могут сами сотрудники компании.

Какие при этом есть проблемы? Смотрите здесь.

По своей инициативе руководство компании вправе организовать внеплановую проверку ТМЦ на складе в любое время. Это добровольное решение, которое помогает усилить контроль. Например, такая проверка может потребоваться перед началом сезона активных продаж или при подозрении на мелкие хищения или неучтенные потери, чтобы вовремя выявить проблему и принять меры.

ВАЖНО! Периодичность проведения инвентаризаций и их общий порядок должны быть четко прописаны во внутреннем документе компании — учетной политике. Это требование закона о бухгалтерском учете.

В каком порядке проводят инвентаризацию товаров, материалов, готовой продукции и иных аналогичных ценностей, находящихся на складе организации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Инвентаризация склада: порядок проведения

Порядок проведения инвентаризации на складе — это четкая последовательность действий, установленная законодательством и внутренними документами компании. Соблюдение этого порядка гарантирует, что результаты проверки будут достоверными и юридически значимыми.

Шаг 1: формирование комиссии по инвентаризации

Когда проведение инвентаризации на складе обязательно, то нужно собрать инвентаризационную комиссию. Если работы много, можно создать сразу несколько таких комиссий. Их задачи и порядок работы определяет руководитель.

Какие принципы необходимо соблюдать при формировании комиссии для сверки ТМЦ на складе:

1. Независимость. В комиссию не могут входить те люди, которые несут материальную ответственность за проверяемое имущество.
2. Присутствие. Если на инвентаризации отсутствует пятая часть (или больше) членов комиссии, ее результаты будут считаться недействительными.

В некоторых случаях закон разрешает выполнять инвентаризацию без комиссии. Например, если задача делегирована сторонней аудиторской компании.

Шаг 2: издание приказа об инвентаризации

Руководитель организации издает официальный приказ, в котором закрепляется состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения проверки, виды имущества, подлежащие инвентаризации, и причины ее проведения. 

В качестве шаблона можно использовать форму № ИНВ-22 (постановление Госкомстата РФ № 88).

Шаг 3: фиксация остатков на начало инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо сверить остатки в учетной системе. Для этого один из членов комиссии проверяет все приходные и расходные документы, а также отчеты о движении товаров. Каждый из этих документов нужно подписать: «До инвентаризации на…(дата)». Именно эти проверенные данные будут служить основанием для списания недостач и оприходования излишков.

Шаг 4: подготовка склада и документов

Перед началом проверки материально ответственное лицо, например кладовщик, должно подготовить склад. Это включает разборку штабелей, уборку проходов, расстановку всех ценностей по местам. Также необходимо оприходовать все поступившие и списать все выбывшие товары.

Шаг 5: выполнение пересчета и заполнение описей

Инвентаризационная комиссия в полном составе пересчитывает, взвешивает и обмеряет все товары на складе. Данные фактического наличия заносятся в инвентаризационные описи. Описи заполняются четко и разборчиво, без помарок. Обычно для внесения данных по ТМЦ используется форма № ИНВ-3.

Шаг 6: оформление результатов инвентаризации

После завершения пересчета описи передаются в бухгалтерию. Бухгалтер сравнивает данные из описей (фактическое наличие) с данными бухгалтерского учета (количество по документам). На основе этого сравнения составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19), где фиксируются все выявленные излишки и недостачи.

Завершающим действием будет внесение данные в ведомость по результатам инвентаризации товара на складе. Речь идет о форме № ИНВ-26. 

Итоги

Инвентаризация — это сверка того, что есть на складе в реальности с данными в документах. Процедура бывает обязательной, например перед годовым отчетом или при смене кладовщика, или проводится по желанию руководства для усиления контроля. Выполняется она по строгому плану: создается комиссия, всё пересчитывается, а результаты фиксируются в специальных актах. Это позволяет поддерживать порядок на складе и обеспечивать точность бухгалтерского учета.