Что такое ревизия в магазине и как она проводится

Что такое ревизия в магазине

Ревизия в магазине — это проверка финансово-хозяйственной деятельности торговой точки, в том числе документов, операций, движения товаров, кассовых операций. Если объяснять, что такое ревизия в магазине простыми словами, то ее можно охарактеризовать как комплексное контрольное мероприятие, целью которого является выявление несоответствий, ошибок, хищений, злоупотреблений, а также обеспечение полноты и достоверности учетных данных.

В отличие от инвентаризации, которая может быть обязательной по закону, ревизия часто носит внутренний характер и проводится по усмотрению собственников или руководства компании.

В каком порядке проводят годовую инвентаризацию, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Ревизия может быть:

• Плановой — проводится в соответствии с заранее утвержденным планом (графиком) контрольных мероприятий на определенный период (обычно на год).
• Внеплановой — инициируется внезапно, без предупреждения. Чаще всего ее инициируют накануне налоговой проверки или в период серьезных преобразований в компании (например, слияние или поглощение).

Также в зависимости от охвата проверяемых данных ревизия в магазине может быть комплексной (исследуется вся деятельность фирмы в целом) или тематической (проверяются только отдельные направления и сферы). Например, может выполнять ревизия кассы, расчетов с покупателями, основных средств.

Для чего проводится ревизия в магазине

Ревизия решает ряд ключевых задач:

1. Контроль над сохранностью ТМЦ. Это проверка фактического наличия товаров, выявление недостач, излишков, порчи, хищений и ошибок учета.
2. Проверка правильности отражения операций в учетных системах. Сверяются первичные документы, соответствие операций проводкам, правильности расчетов с поставщиками и покупателями, сверки взаиморасчетов.
3. Выявление нарушения процедур, злоупотреблений, ошибок — анализ внутреннего контроля, ответственности сотрудников, правильности работы материально ответственных лиц.
4. Подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности и учетных данных — чтобы избежать искажений, обеспечить надежность финансовой информации.
5. Помощь в принятии управленческих решений — результаты ревизии могут дать руководству информацию для коррекции процессов, улучшения контроля, дисциплины и снижения рисков.

Как проходит ревизия в магазине: основные этапы

Так как процедура добровольная, собственник вправе сам определять порядок проведения ревизии на своем предприятии. Однако всё же важно придерживаться нормативных актов, косвенно касающихся этой области. Также процедура должна быть закреплена в учетной политике компании.

Ниже рассмотрим основные этапы проведения ревизии в торговой точке.

Шаг 1: подготовительный этап

Руководитель издает приказ о проведении ревизии, в котором указываются сроки, объект проверок, состав ревизионной комиссии, ответственные лица.

Ревизором назначают сотрудника или группу лиц (ревизионная комиссия) путем голосования. Они должны быть независимы от руководства компании. К кандидатуре могут выдвигаться особые требования, например, наличие образования в той или иной области. Подробно о правилах формирования ревизионной комиссии — в ст. 45 закона № 14-ФЗ.

Также заранее обязательно составляется программа ревизии с конкретными направлениями проверок (касса, товар, расчеты, договора), методами контроля (документальный, фактический, аналитический) и графиком проверок.

Шаг 2: документальная проверка

Работа ведется с первичными документами в магазине: накладными, актами, счетами-фактурами, договорами, внутренними распоряжениями. Сравниваются операции с бухгалтерскими регистрами, проверяются корректность проводок, журналы, отчеты. При осуществлении ревизии кассы выполняется сверка остатков, проверка кассовой книги, приходных и расходных ордеров. Если объектом ревизии стали расчеты, то выполняется сверка взаиморасчетов с поставщиками, покупателями, контрагентами.

Конкретный комплекс контрольных мероприятий зависит от характера и изначально поставленных целей проведения ревизии в торговой точке.

Шаг 3: проверка фактического состояния ТМЦ

Помимо бумаг, ревизионная комиссия исследует остатки товаров на складе и в торговом зале. На этот период магазин закрыт на ревизию. По итогам сверки документальных и фактических данных формируется итоговый отчет по каждому направлению. Если обнаружены расхождения, ответственные лица должны дать объяснения, может быть назначена дополнительная проверка.

Шаг 4: оформление результатов и подведение итогов

После завершения всех процедур составляется итоговый документ — акт ревизии. Он подписывается руководителем ревизионной группы и ответственными лицами со стороны организации. Если есть возражения, то документ подписывается с оговорками и приобщается протокол разногласий. Руководство обязано рассмотреть замечания и предложения, принять меры, проконтролировать исполнение.

Итоги

Ревизия — эффективный инструмент внутреннего контроля, обеспечивающий сохранность активов и достоверность данных учета в магазине. Она помогает выявить нарушения и ошибки, трезво оценить реальное положение дел в компании. Итоговый акт ревизии служит основой для принятия управленческих решений.