Что такое инвентаризация и зачем она нужна в 2026 году
Инвентаризация — это не просто пересчет товара на складе. Это процедура документального подтверждения фактического наличия, состояния и оценки активов и обязательств организации. Главная цель — привести данные бухгалтерского учета в соответствие с реальностью и обеспечить достоверность отчетности (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» - далее 402-ФЗ).
С 2026 года порядок проведения инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утвержденный приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н. Для коммерческих организаций переходный период завершен: стандарт применяется в полном объеме, а методические указания № 49н больше не действуют.
В ходе инвентаризации проверяют не только то, что стоит на балансе. Объектами проверки могут быть:
- активы организации — основные средства, запасы, денежные средства, дебиторская задолженность;
- обязательства — кредиторская задолженность, кредиты и займы;
- объекты, отраженные на забалансовых счетах, — арендованное имущество, ценности на ответственном хранении, имущество в переработке;
- имущество и обязательства, которые по каким-либо причинам не были учтены;
- источники финансирования деятельности.
Такой широкий охват нужен, чтобы в годовой отчетности не осталось «слепых зон» и скрытых расхождений.
Какие нормативные акты регулируют инвентаризацию в 2026-2027 годах
Базовый закон — 402-ФЗ — устанавливает саму обязанность проводить инвентаризацию и общие требования к ней. ФСБУ 28/2023 детализирует процедуру: кто входит в комиссию, как оформлять документы, какие сроки соблюдать, как оценивать выявленные излишки и недостачи. Дополнительно применяются разъяснения Минфина и рекомендации в области бухгалтерского учета, если они не противоречат стандарту.
Для государственных и муниципальных учреждений с 1 января 2026 года действует обновленный порядок по приказу Минфина № 61н в редакции № 144н: бумажный документооборот отменен, введены обязательные электронные формы, а сведения нужно вносить в учетную систему в кратчайшие сроки.
ВАЖНО! Унифицированные формы (ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26 и другие) с 2026 года не являются обязательными для коммерческих организаций. Компания вправе разработать собственные бланки и закрепить их в учетной политике. Привычные формы тоже можно использовать — это не нарушение.
Как сформировать и утвердить учетную политику для целей бухгалтерского учета рассказывается в Готовом решении системы «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
В каких случаях инвентаризация обязательна
Законодательство устанавливает закрытый перечень ситуаций, когда проводить проверку обязательно. Перечень содержится в ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ и п. 15 ФСБУ 28/2023.
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Это самый распространенный случай: без инвентаризации нельзя гарантировать достоверность годовых показателей.
- При передаче или возврате активов в аренду, управление, безвозмездное пользование. Исключение — если такая передача происходит в рамках обычной деятельности организации.
- При смене материально ответственных лиц. Проверка проводится на день приемки-передачи дел.
- При смене руководителя коллектива (бригадира) или выбытии более 50% членов бригады — если действует коллективная материальная ответственность. Также по требованию хотя бы одного члена коллектива.
- При установлении факта утраты или порчи активов. Проверку нужно провести непосредственно после обнаружения такого факта.
- В случае чрезвычайной ситуации — пожара, аварии, стихийного бедствия.
- При реорганизации организации. С 2026 года появилось послабление: если реорганизация происходит в форме преобразования, инвентаризацию можно не проводить.
- При ликвидации организации.
Отдельно стоит упомянуть смену руководителя организации: если она сопровождается передачей дел, инвентаризацию, как правило, проводят в рамках этой процедуры.
ВАЖНО! Организация должна избегать неоправданного дублирования инвентаризационных процедур. Если при смене материально ответственного лица уже составлен передаточный документ с фактическим наличием имущества, повторно проводить инвентаризацию не требуется. Этот документ и будет подтверждением результатов проверки.
Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы приведены в статье.
Периодичность и сроки проведения инвентаризации
Сроки инвентаризации определяет руководитель организации. Они зависят от того, плановая это проверка или внеплановая, а также от вида активов. Конкретные даты фиксируют в учетной политике или отдельном распорядительном документе.
Плановая и внеплановая инвентаризация
Плановые проверки проводят по заранее утвержденному графику. Главная из них — годовая инвентаризация перед составлением отчетности. Организация вправе проводить и промежуточные плановые проверки, например ежеквартальные или ежемесячные, если это необходимо для внутреннего контроля.
Внеплановые проверки проводят в обязательных случаях, перечисленных выше, либо по решению руководителя. Например, внезапная ревизия кассы или проверка склада ГСМ в рамках системы внутреннего контроля сохранности имущества. Точные сроки таких проверок заранее неизвестны.
Сроки годовой инвентаризации
Годовую инвентаризацию активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям и запасам, как правило, проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Проверку иных объектов — денежных средств, расчетов, обязательств — проводят по состоянию на 31 декабря (на конец дня).
Ключевое правило: инвентаризация должна быть завершена до начала составления годовой бухгалтерской отчетности. Переносить результаты на следующий отчетный период нельзя.
В таблице ниже — ориентировочные сроки и периодичность для разных объектов.
|
Объект инвентаризации |
Срок / периодичность годовой проверки |
Особенности |
|
Основные средства |
Можно проводить один раз в три года |
Если проверка была в 4 квартале, повторно в рамках годовой инвентаризации можно не проводить |
|
Нематериальные активы, капитальные вложения |
В период с 1 октября по 31 декабря |
Если проверка была в 4 квартале, повторно в рамках годовой инвентаризации можно не проводить |
|
Запасы |
С 1 октября по 31 декабря |
В районах Крайнего Севера и приравненных местностях — в период наименьших остатков |
|
Один раз в пять лет |
— |
|
|
Денежные средства, денежные документы |
На 31 декабря (на конец дня) |
— |
|
Расчеты с дебиторами и кредиторами, обязательства |
На 31 декабря |
— |
Сроки внеплановых инвентаризаций
Для внеплановых проверок установлены привязки к событию, а не к календарной дате.
- При смене материально ответственного лица — на день приемки-передачи дел.
- При утрате или порче активов — непосредственно после установления факта.
- При чрезвычайной ситуации — по окончании события, если это возможно в данный срок.
- При реорганизации или ликвидации — до даты составления соответствующих документов, например передаточного акта.
- По требованию члена бригады при коллективной материальной ответственности — непосредственно по факту предъявления требования.
Срок обязательной инвентаризации в ряде случаев может быть продлен приказом руководителя. Например, если проверяется большое количество имущества, находящегося на значительном расстоянии, или комиссия не успевает завершить работу по объективным причинам. Но нужно учитывать: к определенному сроку — до составления отчетности или до передачи дел — инвентаризация все равно должна быть завершена.
Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, рассказывается в статье.
В каком объеме проводится инвентаризация: полная и выборочная
Инвентаризация может быть полной или частичной (выборочной). Полная охватывает все объекты инвентаризации. Именно такую проверку проводят, например, при реорганизации или перед составлением годовой отчетности, если не применяются послабления по отдельным активам.
Частичная проверка нужна, когда требуется проверить конкретный объект или конкретное материально ответственное лицо. Типичные примеры:
- выявлено хищение — проверяют ценности только в месте хищения;
- обнаружены нарушения правил приемки или списания — инвентаризируют ценности у определенного материально ответственного лица;
- увольняется материально ответственное лицо — проверяют только подотчетные ему материальные ценности.
В межинвентаризационный период выборочные проверки решают три задачи: контроль сохранности ценностей, соблюдение правил хранения и соблюдение порядка ведения первичного складского учета.
При проведении проверки важно учитывать особенности отдельных активов. Основные средства, запасы, наличные деньги и денежные документы проверяют по месту нахождения и в обязательном присутствии материально ответственного лица. Запасы в неповрежденной упаковке поставщика можно принимать по документам, но с обязательным пересчетом количества упаковок и выборочной проверкой их части. Навалочные запасы (песок, щебень, зерно) допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.
Как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, рассказывается в статье.
Новые правила оформления и проведения в 2026-2027 годах
ФСБУ 28/2023 принес несколько существенных изменений, которые напрямую влияют на работу бухгалтера и членов комиссии:
- Кворум снижен до 80%. Раньше для легитимности результатов требовалось присутствие всех назначенных членов комиссии. Теперь достаточно 80%. Если в комиссии пять человек, отсутствие одного не лишает результаты силы.
- Дистанционный осмотр. Для объектов, расположенных в труднодоступных местах, разрешено использовать фото- и видеофиксацию, дроны и онлайн-трансляцию. Цифровые материалы прикладывают к описи.
- Оценка излишков по справедливой стоимости. Вместо прежней «рыночной цены» применяется справедливая стоимость по МСФО 13. Если определить ее невозможно, допускается использовать балансовую стоимость аналогичных активов, уже стоящих на учете.
- Отмена обязательных унифицированных форм. Компании могут разрабатывать собственные бланки. Главное — закрепить их в учетной политике. Формы ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-26 и другие можно продолжать использовать по желанию.
- Электронный документооборот для госсектора. Учреждения с 2026 года оформляют решение о проведении инвентаризации, описи и акт о результатах в электронном виде с подписью КЭП. Если временно нет технической возможности, допускается бумажное оформление, но сведения нужно внести в учетную систему не позднее двух рабочих дней.
Итоги
Таким образом, в 2026-2027 годах инвентаризация — это не формальная обязанность, а рабочий инструмент контроля, который при правильной организации помогает избежать ошибок в отчетности и претензий со стороны проверяющих. Главное — соблюдать сроки, учитывать особенности разных активов и не забывать об изменениях, которые принес ФСБУ 28/2023.