Какие вещества правомерно относить к категории ГСМ
К горюче-смазочным материалам или просто ГСМ относится горючее, а также топливо разных видов: бензин, дизельное топливо, уголь, сжатый природный газ и др. Также к этой категории можно отнести смазочные материалы, например, моторное масло. Подробный перечень веществ, которые правомерно относить к ГСМ, приведен в разделе 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы», утв. письмом Минфина России от 01.08.2019 № 02-07-07/58075, а также в п. 118 Инструкции № 157н (действовала до 01.01.2026).
Особенности отражения ГСМ в бухгалтерском учете
ГСМ не относится к особо ценному движимому имуществу. Учет бензина в бюджетном учреждении необходимо вести на счете 105.33. На основании информации, указанной в п. 13 СГС «Запасы», принимать ГСМ к учету следует по первоначальной стоимости (до 01.01.2026 такое требование содержалось в п. 100 Инструкции № 157н).
ВАЖНО! В стоимости нужно учитывать НДС, предъявленный поставщиком. Исключение составляют случаи, когда ГСМ приобретается в рамках деятельности, облагаемой НДС.
Нередко возникают сомнения, какие расходы можно включать в фактическую стоимость, а какие нельзя. Чтобы избежать ошибок, в фактическую стоимость включайте:
- стоимость ГСМ;
- расходы на доставку;
- иные расходы, предусмотренные п. 19 Федерального стандарта № 256н «Запасы», п. 2 разд. 4.1.1 Методических рекомендаций по применению Федерального стандарта № 256н «Запасы».
Если возникли общехозяйственные и другие идентичные расходы, но при этом непосредственного отношения к покупке ГСМ они не имеют, в фактическую стоимость их лучше не включать.
Принимать к учету ГСМ можно на основании любого первичного документа, например, чека с заправки. Тип первичного документа лучше заблаговременно обозначить в учетной политике.
Учет ГСМ в бюджетном учреждении невозможен без проводок. Чаще всего приобретение горюче-смазочных материалов осуществляется на заправках по топливным картам. Принятие к учету ГСМ, приобретенных по топливным картам, рассмотрим на примере проводок для бюджетных учреждений.
- Дт 0.105.33.343 — Кт 0.302.34.734 — оприходованы ГСМ, купленные по топливной карте;
- Дт 0.206.34.564 — Кт 0.201.11.610 — аванс поставщику (также делается дополнительная запись по кредиту забалансового счета 18);
- Дт 0.105.33.343 — Кт 0.302.34.734 — приняты к учету ГСМ, купленные по топливной карте;
- Дт 0.302.34.834 — Кт 0.206.34.664 — зачтен аванс по ГСМ
Как учреждению с 2026 года принимать к учету приобретенные материальные запасы, подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите его бесплатно на пробной основе. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Списание ГСМ в бюджетном учреждении следует производить по фактической стоимости каждого материала или по средней стоимости всех горюче-смазочных веществ. Нужно придерживаться какого-то одного способа и обязательно отразить выбранный вариант в учетной политике. Нужно отметить, что списание по средней стоимости более удобно из-за частой смены цен. Документом, служащим основанием для подтверждения расходов, выступает путевой лист.
Важно соблюдать порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях. В частности, нужно предварительно рассчитать нормы расхода ГСМ. Чтобы избежать ошибок, целесообразно воспользоваться рекомендациями, указанными в распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. После расчета нормы нужно утвердить приказом.
Списание ГСМ в бюджетном учете сопровождается соответствующими бухгалтерскими записями. Приведем примеры проводок для бюджетного учреждения:
- Дт 0.401.20.272/0.109.Х0.272/0.110.ХХ.272 — Кт 0.105.33.443 — списаны с учета израсходованные ГСМ;
- Дт 0.401.10.172 — Кт 0.105.33.443 — списание в случае выявленной недостачи;
- Дт 0.401.20.273 — Кт 0.105.33.443 — списание в случае порчи ГСМ, в результате ЧП и стихийных бедствий.
Отражение ГСМ в налоговом учете бюджетного учреждения
При определении базы для расчета налога на прибыль не нужно включать расходы за счет лимитов и субсидий. Стоимость ГСМ в рамках приносящей доход деятельности правомерно учитывать в составе как материальных, так и прочих запасов.
Если в учреждении применяется метод начисления, то расходы правомерно признавать именно в том периоде, когда было произведено фактическое списание горюче-смазочных материалов. Если в учреждении применяется кассовый метод, тогда важно соблюдать дополнительное условие. Так, на основании информации, приведенной в п. 1 ст. 272 и подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ, горюче-смазочные материалы должны быть полностью оплачены.
Итоги
Учет ГСМ в бюджетном учреждении необходимо вести правильно. Так, учитывать все материалы, причисленные к категории ГСМ, необходимо на счете 105.33. Принимать к учету ГСМ нужно на основании первичных документов по фактической стоимости. Списывать можно каждый материал по своей стоимости или все ГСМ по средней. Выбранный способ нужно закрепить в учетной политике. Поступление и списание ГСМ нужно своевременно отражать в бухгалтерском учете, путем составления проводок. Перед списанием ГСМ необходимо правильно рассчитать лимиты расхода. Списание допустимо только с учетом рассчитанных лимитов и на основании расхода, указанного в путевом листе.