Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Что является денежным документом?

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

Подробнее о БСО можно узнать из материала «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Как правильно учитывать денежные документы,  подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Подробнее о том, как разработать регистр бухучета, можно узнать из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

• дата приобретения билета;
• дата поездки, на которую приобретен билет;
• номер билета;
• тип транспортного средства;
• номер рейса, время, место, класс билета;
• стоимость билета;
• сумма НДС (если имеется);
• сумма комиссионных и страховых платежей;
• иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику. 

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный  материал.

Пример

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05 на 9 дней, с возвращением 20.05. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 631,82 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05 с прибытием 20.05 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 522,73 руб.). 23.05 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

ВАЖНО! Соглсно ст. 164 НК РФ ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 20%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

• по талонам;
• по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

• счетом-фактурой,
• накладной на ГСМ;
• реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Подробнее о порядке учета и списания ГСМ можно узнать в материале «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022–2023 годах».

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.

Итоги

Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.