Чем обычно подтверждают даты командировки
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
- распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
- отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).
О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 - приказ на командировку».
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
Утверждено новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). С 1 сентября 2025 года оно заменит особенности, утв. постановлением от 13.10.2008 № 749, и будет действовать до 01.09.2031. Подробнее здесь.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (с 1 сентября 2025 года - постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, до 01.09.2025 - постановление от 13.10.2008 № 749):
- при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
- при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
- при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.
Подлежат ли обложению НДФЛ и включают ли в базу по налогу на прибыль расходы на проживание работника в месте командировки при отсутствии документов, подтверждающих фактически произведенные расходы ? Ответ вы можете посмотреть в системе КонсультантПлюс по пробному доступу. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
- На служебном автомобиле.
- Личном транспорте.
- Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных как в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (действует до 01.09.2025), так и в новом постановлении от 16.04.2025 № 501 - с 01.09.2025) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках - образец в 2025 году».
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Итоги
При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.