ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.07.2019 для расчетов с покупателями обязательны к использованию только электронные БСО, печать которых осуществляется с применением обновленных касс, способных передавать информацию о взаиморасчетах с покупателями налоговикам в режиме онлайн.
Учет БСО
К бланкам строгой отчетности относятся следующие документы: квитанции, бланки удостоверений, дипломов, лицензий, приглашений, чековых, квитанционных книжек, страховых полисов, свидетельств, сертификатов, абонементы, билеты, путевки. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.
Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.
Подробнее о БСО читайте в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Пример
В мае страховая компания ООО «Квинт» заказала в типографии 5 000 бланков страховых полисов на общую сумму 10 000 руб. без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО. Бланки в количестве 1 000 штук поступили на ответственность бухгалтера-кассира.
Бухгалтер предприятия отразил эту операцию следующим образом:
- Дт 10 Кт 60 — 10 000 — приняты к учету документы по фактической себестоимости изготовления.
- Дт 006 — 10 000 — полученные бланки отражены на забалансовом счете.
- Дт 26 Кт 10 — 2000 — стоимость выданных БСО включена в состав расходов.
- Кт 006 — 2000 — оформлена выдача под отчет на основании заборно-контрольного листа.
Регистрируются бланки в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать. Книга должна быть скреплена печатью и заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. За образец можно взять форму по ОКУД 0504045, утвержденную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для государственных предприятий.
БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению.
Подробнее об учете и хранении бланков вы можете узнать из статьи «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Как происходит инвентаризация БСО
Для правильной организации и проведения инвентаризации БСО необходимо руководствоваться:
- Приказом Минфина РФ о Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ от 29.07.1998 № 34н.
- ФСБУ 28/2023 — с 01.04.2025 описывает порядок инвентаризации.
Что изменилось в инвентаризации по сравнению с прежними правилами, узнайте в обзоре. Пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатный. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Прежде всего, проводить инвентаризацию БСО нужно перед подготовкой годовой отчетности. Другие случаи обязательного проведения инвентаризации указаны в Положении по ведению бухучета и отчетности в РФ (далее — Положение), утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (п. 27), и в ФСБУ 28/2023. При этом с 1 апреля 2025 года этот перечень новым ФСБУ расширен:
Решение о проведении инвентаризации БСО, принимаемое исполнительным органом предприятия, оформляется распорядительным документом.
ФСБУ 28/2023 говорит о том, что проведение инвентаризации должно быть документально оформлено, но полного перечня документов (как было в прошлом порядке) не установлено. Какие документы и как оформлять, предприятие решает самостоятельно (Информационное сообщение Минфина России от 12.04.2023 № ИС-учет-44). В том числе можно продолжать использовать унифицированные формы, закрепив это в учетной политике.
Ознакомиться с правилами составления приказа, а также увидеть образцы вы сможете в статье «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».
В период проведения инвентаризации БСО создается комиссия, утверждаемая руководителем. В состав ее могут включаться работники администрации, бухгалтерии, внутренние аудиторы.
ФСБУ 28/2023 определен перечень случаев, когда комиссию можно не создавать (п. 22):
- если работниками являются только руководитель и главбух (бухгалтер) либо только руководитель;
- если инвентаризация проводится по договору с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
- если инвентаризация проводится ревизионной комиссией при условии, что уставом эксубъекта предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами на этот орган возложены полномочия по инвентаризации.
Результаты инвентаризации БСО могут быть признаны недействительными, если не все члены комиссии, назначенные приказом руководителя, и лица, на ответственность которых поступили БСО, будут присутствовать при инвентаризации.
С 01.04.2025 отсутствие 1/5 и более членов инвентаризационной комиссии при обязательном проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 21 ФСБУ 28/2023). Ранее требование было строже - акт считался недействительным при отсутствии подписи даже одного члена комиссии.
В ходе инвентаризации комиссия осуществляет пересчет бланков документов, сверяет их со списком для установления их фактического наличия. Ревизия бланков осуществляется отдельно в отношении каждого лица, на ответственность которого поступили БСО.
Список бланков содержится в инвентаризационной описи или акте. В одной из граф приводятся данные бухгалтерского учета, а в другой комиссия записывает фактическое наличие БСО.
Пересчет бланков документов и их сверка с данными учета производятся отдельно по каждому виду БСО с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения БСО.
С помощью инвентаризации БСО проверяется правильность данных текущего учета и выявляются ошибки, приходуются неучтенные БСО, контролируется их сохранность.
Инвентаризационная опись и акт заверяются подписями комиссии и лицами, на чью ответственность поступили проверяемые бланки документов.
При обнаружении расхождений составляются сличительные ведомости.
Для оформления результатов инвентаризации возможны два варианта: фиксировать результаты ревизии в самостоятельно разработанных на предприятии формах или использовать унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые можно скачать на нашем сайте:
- приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-22);
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма ИНВ-16).
- акт инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма ИНВ-15);
- сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ИНВ-19).
При применении самостоятельно разработанных форм их образцы должны быть утверждены руководителем предприятия и содержать обязательные реквизиты, которые установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Узнать о требованиях к самостоятельно разработанным формам первичных документов вы сможете из материала «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Результаты работы комиссии оформляются документами, оформленными в количестве 2 или 3 (если происходит смена материально ответственных лиц) экземпляров.
Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
Акт инвентаризации бланков документов используют для отражения результатов ревизии фактического наличия бланков.
Предприятие может использовать акт унифицированной формы ИНВ-15 либо самостоятельно разработанный и утвержденный руководителем.
Для помощи в разработке собственной формы акта приводим образец. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
При указании в учетной политике предприятия использования для оформления результатов инвентаризации формы ИНВ-16 сведения о бланках регистрируются в этом документе.
В описи указывается: наименование, вид, категория документа, код по ОКЕИ и единица измерения, номер, серия, номинальная стоимость, фактическое количество, наличие по данным бухгалтерского учета, результат (излишек, недостача).
Как оформить результаты ревизии ТМЦ в бухучете, узнайте здесь.
Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
В случае, когда комиссия вскрыла недостачу бланков документов, следует выяснить причину, взять объяснение с лица, на чью ответственность поступили документы. В случае необходимости на виновных лиц необходимо наложить взыскание.
Пример
При инвентаризации БСО, поступивших на ответственность бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. в ООО «Полет» выявлена недостача одного бланка квитанции.
ООО «Полет» для оформления инвентаризационных действий использует бланки унифицированных форм, о чем содержится упоминание в учетной политике организации.
От бухгалтера-кассира получено объяснение о причинах недостачи:
«Недостача одного бланка квитанции об оплате ветеринарных услуг возникла вследствие его порчи. Я неверно заполнила квитанцию, а затем уничтожила, не составив акт о списании бланка».
Материально ответственное лицо Бухгалтер-кассир Иванова Т. В.»
Решение руководителя ООО «Полет»: провести для бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. инструктаж по учету квитанций.
Если бы бухгалтер-кассир Иванова Т. В. потеряла БСО, такой инцидент надо было оформить специальным актом. Как оформить акт об утере БСО, узнайте здесь.
Итоги
Инвентаризация БСО является необходимым условием контроля их поступления, расходования и хранения. Учет ведется по видам, сериям, номерам, и количеству.