Порядок компенсации расходов по заявлению работника
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.
Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».
Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.
Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Какие документы подтверждают командировочные расходы? Ответ от "КонсультантПлюс":
Расходы на проезд:
- поездом - распечатка электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
- самолетом - ... Полный перечень см. в К+.
Заявление на возмещение командировочных расходов - образец
Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:
- Наименование предприятия, Ф.И.О. руководителя и командированного лица с указанием должностей.
- Номер и дата приказа о направлении в деловую поездку.
- Цель командировки.
- Перечень затрат, которые требуется возместить.
- Перечень приложений в виде подтверждающих осуществление затрат документов.
- Дата и подпись командированного сотрудника.
Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.
Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».
Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:
Итоги
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.