Бухгалтерский аутсорсинг: что это, плюсы и минусы, как оформить договор

Бухгалтерский аутсорсинг: что это простыми словами

Слово «аутсорсинг» происходит от английского outsourcing — использование внешних ресурсов. Применительно к бухгалтерии это означает, что компания не держит бухгалтера в штате, а передаёт ведение бухгалтерского учёта, расчёт налогов и подготовку отчётности сторонней организации или специалисту по договору.

Если объяснять бухгалтерский аутсорсинг простыми словами, вместо того чтобы нанимать сотрудника, оформлять его по Трудовому кодексу и обеспечивать рабочим местом, компания заключает договор с аутсорсинговой фирмой, и та выполняет всю бухгалтерскую работу за оговорённую плату, как правило, дистанционно.

На аутсорс чаще всего передают непроизводственные или разовые функции:

• юридическое сопровождение;
• бухгалтерский и налоговый учёт;
• клининг;
• логистику;
• организацию питания сотрудников.

Пользуются аутсорсингом преимущественно малый и средний бизнес, но и крупные компании нередко выводят часть учётных функций за периметр организации, например, расчёт зарплаты или подготовку отчётности по отдельному участку.

Способы ведения бухгалтерского учёта: аутсорсинг и другие варианты

Ни одна организация не освобождена от ведения бухгалтерского учёта, даже на самом простом налоговом режиме. Индивидуальным предпринимателям учёт вести не обязательно, но управленческий учёт всё равно облегчает работу, особенно с учётом того, как часто меняется налоговое законодательство.

Бизнес может получать бухгалтерские услуги тремя способами:

1. Штатный бухгалтер — в офисе, на удалёнке, на полную или неполную ставку.
2. Бухгалтер-фрилансер — самозанятый или ИП, работающий по гражданско-правовому договору.
3. Компания, оказывающая услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Собственник бизнеса может комбинировать варианты, например, один специалист занимается первичной документацией и вводом данных в программу, а аутсорсинговая компания отчётностью и взаимодействием с налоговой.

Если вы ещё не определились и хотите вести учёт самостоятельно, изучите обзор программ и сервисов для ведения бухгалтерии онлайн.

Сравнение трёх форматов ведения учёта смотрите в нашей таблице:

Ведение бухгалтерского учёта на аутсорсинге: в чём юридическая разница

Главное отличие штатного сотрудника от аутсорсера — вид договора, и именно это определяет большинство остальных различий.

Со штатным бухгалтером, даже работающим удалённо, заключается трудовой договор, и отношения регулируются Трудовым кодексом РФ. С аутсорсером, будь то фрилансер или компания, заключается гражданско-правовой договор, регулируемый Гражданским кодексом РФ.

Из этого вытекают практические следствия:

• гражданско-правовые отношения проще расторгнуть, чем трудовые;
• ответственность исполнителя легче и подробнее прописать в договоре оказания услуг, чем в трудовом договоре;
• на выплаты по гражданско-правовому договору с ИП, самозанятым или компанией не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ так, как с зарплаты штатного сотрудника. Эти налоги и взносы исполнитель считает и платит сам.

Именно поэтому ведение бухгалтерского учёта на условиях аутсорсинга обычно обходится дешевле, чем содержание штатной единицы.

Разница в стоимости ведения бухучета: пример расчёта

Какие функции берёт на себя бухгалтерский аутсорсинг

Функции бухгалтерского аутсорсинга обычно фиксируются в договоре и могут включать полный или частичный комплекс услуг:

Важно: любые функции, не зафиксированные в договоре, аутсорсер, как правило, выполняет за дополнительную плату — в отличие от штатного бухгалтера, чьи обязанности шире очерчены должностной инструкцией.

Плюсы бухгалтерского аутсорсинга:

• Дешевле, чем содержание штатного бухгалтера, экономия на взносах, налогах и оборудовании рабочего места.
• Более гибкие договорные условия по сравнению с трудовыми отношениями.
• Отсутствие провалов в учёте на время отпуска или больничного, так как задачи распределяются между сотрудниками аутсорсера.
• Доступ к опыту нескольких специалистов и оперативная реакция на изменения в бизнес-процессах.

Оформить договор с аутсорсером и правильно учесть его услуги в бухгалтерском и налоговом учете поможет разбор экспертов «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите пошаговый алгоритм учета расходов, оформления документов и отражения операций с подрядчиком. Если хотите пользоваться системой постоянно, уточните стоимость подключения и доступные варианты работы.

Минусы бухгалтерского аутсорсинга:

• В крупных аутсорсинговых компаниях закреплённый за вами специалист может смениться из-за увольнения, отпуска или болезни, а новый не сразу вникнет в специфику бизнеса.
• Аутсорсер обычно работает с уже предоставленной первичкой — обзванивать поставщиков с напоминаниями о документах не входит в его обязанности.
• Дополнительные услуги, не прописанные в договоре, оплачиваются отдельно.
• Сложнее напрямую контролировать рабочий процесс, чем со штатным сотрудником.
• Меньше рычагов воздействия на исполнителя (премии, дисциплинарные меры недоступны, как со штатным работником).
• Третьи лица получают доступ к коммерческой тайне и слабым местам учёта компании.
• При расторжении договора возможны сложности с передачей бухгалтерской базы.
• Отсутствие постоянного контактного лица усложняет коммуникацию.

Договор бухгалтерского аутсорсинга: что важно предусмотреть

Договор бухгалтерского аутсорсинга — это гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг. От того, насколько подробно он составлен, зависит, насколько безопасным будет сотрудничество для заказчика.

В договоре стоит чётко прописать:

1. Перечень функций — конкретный список задач (см. таблицу функций выше), чтобы избежать споров о дополнительной оплате.
2. Сроки и порядок передачи документов — кто, когда и как передаёт первичку.
3. Ответственность сторон — штрафы за просрочку отчётности, ошибки в расчётах, разглашение коммерческой тайны.
4. Конфиденциальность — обязательства по неразглашению данных, полученных в ходе работы.
5. Порядок передачи базы при расторжении — в каком формате и в какие сроки исполнитель передаёт учётные данные.
6. Контактное лицо — фиксация ответственного специалиста и порядка его замены.
7. Стоимость и порядок оплаты — фиксированная плата, оплата по часам или по объёму операций.

Готовый образец договора на оказание бухгалтерских услуг можно использовать как основу, адаптировав под свои условия. Скачайте бесплатно образец договора на оказание бухгалтерских услуг, кликнув по картинке ниже: 

Бухгалтер-фрилансер: промежуточный вариант

Бухгалтер-фрилансер сочетает в себе черты штатного сотрудника и компании-аутсорсера, а вместе с ними и их плюсы, и минусы. Работают фрилансеры обычно с микро- и малым бизнесом: в одиночку вести учёт нескольких средних компаний затруднительно.

От аутсорсинга фрилансер берёт экономию: никаких взносов, налогов и затрат на рабочее место, обычно это ИП или самозанятый, который сам платит за себя. От штатного сотрудника — минусы: может заболеть или уйти в отпуск, и на это время выпадает из процесса (хотя фрилансеры с гибким графиком часто остаются на связи и в этот период).

При этом фрилансер, как и штатный работник, — это конкретный человек, глубоко разбирающийся в специфике именно вашего бизнеса, а не обезличенная служба поддержки.

Непрофессионализм или недобросовестность могут встретиться в любом из трёх форматов. Единственная защита — грамотно составленный договор.

Итоги

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача ведения бухгалтерского учёта сторонней организации на основании гражданско-правового договора. Такой формат распространён не только в бухгалтерии, но и в юридических и IT-услугах.

Главные плюсы — экономия и доступ к команде квалифицированных специалистов, содержание которых в штате не всегда по карману бизнесу. Главные минусы — обезличенность работы, риск раскрытия коммерческой тайны третьими лицами и невозможность напрямую контролировать процесс в режиме реального времени.

Выбор между штатным бухгалтером, фрилансером и аутсорсинговой компанией зависит от масштаба бизнеса, бюджета и того, насколько критичен для собственника личный контроль над учётным процессом.