Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Переход на электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот запланировано вводить в 2020-2021 годах. Кто собирается в нем участвовать, каким требованиям нужно соответствовать, какое информационно-техническое обеспечение будет задействовано в ходе проведения — обо всем этом расскажем в нашем материале.

Определение и правовое регулирование эксперимента по электронному кадровому документообороту

Еще в 2017 году глава государства подписал указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Согласно ему основными задачами, поставленными перед российским бизнесом, стали внедрение и усовершенствование электронного документооборота.

В прошлом году Минфин анонсировал новый законопроект о проведении эксперимента по внедрению электронного документооборота в части трудовых отношений. Суть законопроекта заключалась в апробации механизмов формирования, ведения и хранения кадровой документации исключительно в электронном виде без бумажных дубликатов.

Весной 2020 годабыл подписан федеральный закон«О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»от 24.04.2020 № 122-ФЗ. Эксперимент стартовал 5 мая, а завершается 31 марта будущего года. За это время необходимо создать условия для использования в сфере труда электронных документов, для обмена ими между сторонами трудовых отношений, выявить и устранить проблемы, возникающие в процессе. К концу эксперимента участникам предстоит подготовить предложения по внесению изменений в российское законодательство в части, регулирующей корректное ведение и хранение кадровых документов в электронном виде.

Обо всех изменениях в законодательстве можно узнавать на сайте «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к системе.

Требования к участникам эксперимента по электронному кадровому документообороту в 2020 году

Согласно п. 1 ст. 3закона № 122-ФЗ участниками проводимого эксперимента будут работодатели и работники, включая вновь принимаемыхна работу лиц. Кроме того, участие должен принять и уполномоченный орган исполнительной власти.

Решение о том, участвовать или нет, работодатели и работники будут принимать добровольно. При этом работодатель должен за месяц до начала эксперимента уведомить работников о переходе на электронный кадровый документооборот и получить от них согласие. Работники вправе отказаться от участия в эксперименте в любой момент. Привлечь к работе с цифровыми документами невозможно будет дистанционщиков и работников, на время предоставленных другим работодателям по соответствующим договорам.

Обратите внимание! Намеченный на 2020 год эксперимент — второй по счету. Первый проводился в 2018 году. Тогда участие в нем приняли 11 крупнейших российских компаний, в том числе Ростелеком, Альфа-банк, Татнефть, АвтоВАЗ. Тот эксперимент выявил множество проблем, например, дороговизну внедрения электронного кадрового делопроизводства, отсутствие программного обеспечения, риски потери информации. Оказалось, что задействованные в эксперименте предприятияна тот момент были не готовы полностью перейти на «цифру».

Нынешний эксперимент должен будет показать готовность к цифровизации различных субъектов предпринимательства в современных реалиях. Ведь в нем примут участие не только представители крупного бизнеса, но и середнячки.

Общие условия проведения эксперимента

Ведение электронных кадровых документов в 2020 году, связанных с работой, в ходе эксперимента будет осуществляться на основе либо собственной информационной системы, либо сервиса «Работа в России». Последний входит в структуру Портала госуслуг Российской Федерации и позволит даже не очень крупным и богатым компаниям минимизировать расходы на участие в проекте, поскольку его использование бесплатное.

Использование сервиса на госпортале разрешает работникам подписывать документы простой электронной подписью. Связано это с тем, что граждане РФ, зарегистрированные на Госуслугах, идентифицированы посредством ЕСИА. Поэтому работодатели смогут сэкономить на приобретении электронных подписей для работников.

Разработка собственной информационной системы может оказаться намного дороже, ведь в этом случае расходы по ведению электронных документов, включая расходы на покупку и использование усиленной электронной подписи работника, работодатель будет нести самостоятельно. Однако несомненное достоинство такой системы — то, что она учитывает специфику деятельности и, соответственно, электронного кадрового документооборота в организации.

Каждая компания — участница проекта сама определяет виды документов, задействованных в эксперименте, структурные подразделения, участвующие в нем. Все основные условия, касающиеся проведения эксперимента на конкретном предприятии, должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах, в частности в положении об электронном кадровом документообороте, а также трудовых договорах, допсоглашениях и пр.

Эксперты «КонсультантПлюс» помогут с оформлением любых кадровых документов. Получите пробный бесплатный доступ к К+ и переходите к образцам.

Можно ли формировать электронные кадровые документы без участия в эксперименте?

В настоящий момент помимо подготовки к эксперименту полным ходом идет процесс по формированию информации о трудовом стаже работников в электронном виде. Все сведения, касающиеся работы физического лица, ее вида и продолжительности у различных работодателей, теперь будет накапливаться и хранится в информационных системах Пенсионного фонда. То есть у привычной нам трудовой книжки в бумажном варианте теперь есть электронная версия. Передача работодателем данных в ПФР для формирования записей электронной трудовой книжки (ЭТК) обязательна, в то время как отказ от бумажной — дело добровольное. Ведение ЭТК — это отдельный и не зависимый от обсуждаемого нами эксперимента процесс.

Электронная подпись может быть применена к документам, подписываемым между работодателем и удаленщиком (ст. 312.1 ТК РФ). Особенно это актуально в условиях борьбы с коронавирусной инфекцией, когда необходимо свести к минимуму все контакты. То есть между работодателем и удаленщиком допускается составление документов в электронном виде. Для остальных работников кадровые документы должны выпускаться исключительно в бумажном варианте. Связано это с тем, что знакомятся люди с издаваемой документацией путем проставления на ней собственноручных подписей. Без этого можно легко оспорить факт того, что документ был прочитан и изучен работником.

Если документ не требует ознакомления с ним сотрудников, то разрешается его сформировать электронно.

Итоги

В настоящий момент идут последние приготовления к эксперименту по ведению кадрового учета в электронном виде. Старт его дан 5 мая, а завершится 31 марта 2021 года. В ходе эксперимента российские работодатели и работники попробуют формировать, использовать и хранить все документы, касающиеся трудовых отношений, исключительно в электронном виде, выявляя все достоинства и недостатки подобного проекта. Если эксперимент завершится успешно, то законодатели предпримут все усилия к обязательной цифровизации отдела кадров на предприятиях.

Источники:
  • Трудовой кодекс РФ
  • федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваш вопрос
Отправить
Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку – 1 раз в неделю, бесплатно.
Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме