Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма СЗВ-М не применяется, а вместо неё действует форма отчета о персонифицированных сведениях. Нужно ли сдавать персонифицированные сведения на бумаге, читайте здесь.
Проверьте, вправе ли вы отчитываться на бумаге
Прежде чем браться за оформление СЗВ-М на бумаге, посчитайте один важный показатель — количество работающих у вас застрахованных лиц. Это позволит выяснить, возможна ли для вас сдача СЗВ-М на бумажном носителе.
При этом используйте следующую формулу:
Если результат расчета составит больше 10 человек, то сдавать СЗВ-М за отчетный месяц на бумаге вы не имеете права (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете...» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Закон в таком случае требует представлять СЗВ-М исключительно в электронной форме по ТКС.
Можно представить СЗВ-М на бумажном носителе, если численность застрахованных лиц 10 человек и меньше. При этом у вас есть право выбора — при такой численности можно сдавать СЗВ-М и на бумаге, и в электронной форме.
До 10 человек порог численности для сдачи бумажной формы снижен с 10.01.2022, ранее он равнялся 24.
Если ПФР выяснит, что работодатель должен был отчитаться в электронном виде, а представил бумажный отчет, последует штраф 1 000 руб. (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Заполняем бумажный СЗВ-М
Для заполнения отчета возьмите действующий бланк СЗВ-М. С 30.05.2021 он утвержден постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п:
Бланк СЗВ-М
Понадобится информация о работодателе и работниках, которую нужно разместить в четырех разделах:
Построчный порядок заполнения СЗВ-М смотрите в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
Заполнять бумажную СЗВ-М нужно чернилами, шариковой ручкой (могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений.
Учитывая, что СЗВ-М содержит важные персонифицированные сведения, на основании которых формируются данные на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, вся информация в отчете должна быть понятной — написана аккуратно и разборчиво.
Лучше заполнить отчет на компьютере и перед отправкой распечатать.
Заполненный бланк подпишите у руководителя и поставьте его должность, расшифровку подписи, дату подписания. Печать нужна, только если компания не отказалась от нее официально.
Образец СЗВ-М по новой форме можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ:
О нюансах оформления различных документов узнайте из материалов:
- «Как заполнять платежки по страховым взносам в 2021 году»;
- «Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланки ИНВ-1а, ИНВ-3)»;
- «Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов».
Три способа представления СЗВ-М
После заполнения бланка отчета необходимо выбрать подходящий способ для представления его в ПФР.
Доставить бумажный СЗВ-М до места назначения (в территориальное отделение ПФР) можно одним из следующих способов:
Осталось выяснить еще два важных отчетных момента: куда сдавать СЗВ-М на бумажном носителе и в какой срок? Отчет необходимо представить в территориальное отделение ПФР по месту учета страхователя в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 1 и 2.2 ст. 11 закона № 27-ФЗ). Для бумажного и электронного СЗВ-М действует единая отчетная дата.
Итоги
Представить СЗВ-М в ПФР на бумаге имеют право только те работодатели, у которых в прошлом месяце число застрахованных лиц составляло 10 человек и меньше. Сдать бумажный СЗВ-М можно, лично посетив отделение фонда или передав отчет через имеющего доверенность представителя. Можно отправить и почтой — заказным или ценным письмом с описью вложения.
Если при численности больше 10 человек отчет представлен на бумаге, штраф составит 1 000 руб.