Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Отпуск главного бухгалтера: чек-лист

Налог-налог
25 июля 2019
Чтобы ничто не отрывало вас от заслуженного отдыха, к нему стоит хорошенько подготовиться. Предлагаем вам своеобразный чек-лист — список дел главбуха, которые нужно сделать перед отпуском, чтобы не то что звонки с работы, но даже мысли о ней вас не тревожили.

Главбух уходит в отпуск: список дел

Решаем, кому передать дела на время отпуска

Оформляем передачу полномочий

Инструктируем подчиненных

Сообщать ли об отпуске главбуха налоговой?

Сдаем кассу

Итоги

Главбух уходит в отпуск: список дел

Итак, вот основное (и обязательное), что вы должны сделать, прежде чем отправиться отдыхать:

Рассмотрим каждый шаг подробнее.

Решаем, кому передать дела на время отпуска

Первое, что нужно сделать, — это выбрать кандидата на временное исполнение неотложных главбуховских обязанностей, таких как:

  • Подписание первички и счетов-фактур.

Подробнее см.: «Главный бухгалтер в отпуске - кто подписывает документы».

  • Взаимодействие с обслуживающим компанию банком: отправку платежей, снятие и внесение наличных на счет и др. Для этого может потребоваться оформление временной карточки с образцом подписи замещающего вас лица. А еще нужно попросить кого-то мониторить информацию о возможных проблемах у банка, чтобы в случае их возникновения не остаться без счета, денег и с неуплаченными налогами.

См. также: «Возможна ли по закону передача ЭЦП другому лицу?».

  • Электронный документооборот с налоговиками, на письма которых нужно незамедлительно реагировать, в т. ч. отправкой квитанций о получении требований и ответами на эти требования. Ведь в НК РФ для этого установлены четкие сроки, несоблюдение которых может обернуться штрафом.

См.: «Электронное требование считается полученным тогда, когда его открыли».

Возможны и другие обязанности, которые могут потребовать оперативной реакции.

Кандидат должен быть надежным и квалифицированным. И кстати, это необязательно должен быть один сотрудник. Можно распределить обязанности между несколькими людьми, ориентируясь на их компетенцию.

Оформляем передачу полномочий

Передачу или распределение обязанностей нужно задокументировать. Порядок документооборота зависит от того, в какой форме происходит делегирование полномочий. А варианты здесь могут быть такие:

Подробнее см.: «Оформление совмещения должностей в одной организации».

В чем разница между совместительством и совмещением, мы рассказывали здесь.

  • Временный перевод. В этом случае работник временно перемещается на вашу должность, а со своей снимается. Смотрите, как оформить приказ о переводе. Но заметим, что на практике для подмены главбуха этот вариант используют редко.

После того как передача полномочий будет оформлена, известите о ней сотрудников других отделов, с которыми регулярно контактируете.

Инструктируем подчиненных

Чтобы бухгалтерия работала слаженно, каждый специалист должен четко знать свои функции, а также порядок взаимодействия с остальными бухгалтерами и работниками других отделов. По-хорошему, все это должно быть прописано в должностных инструкциях. Но все же полезно иметь некие памятки, особенно по ключевым и экстренным вопросам.

Составьте, например, памятку на случай получения из инспекции требования о представлении документов или пояснений. Опишите в ней процедуру ответа на такое требование, крайние сроки. Замещающий вас сотрудник может быть не настолько компетентен, чтобы дать инспекторам грамотный ответ. Но попросить налоговую об отсрочке со ссылкой на ваш отпуск он, думаем, будет в состоянии. Бланк соответствующего уведомления есть у нас на сайте. Можете сделать для подчиненных образец.

Сообщать ли об отпуске главбуха налоговой?

Обязанности извещать ИФНС об уходе главбуха в отпуск нет. Но вы можете это сделать — письмом от имени компании в свободной форме. И мы считаем это очень даже разумным шагом.

Конечно, откладывать намеченные мероприятия из-за вашего отпуска контролеры не обязаны, но они могут принять его во внимание. Им самим проще общаться с главным бухгалтером, чем с менее компетентными представителями фирмы, хотя могут быть и обратные ситуации.

В крайнем случае, если в ваше отсутствие случится какое-то недоразумение или нарушение, данное уведомление можно будет попробовать использовать как смягчающее обстоятельство. Бухгалтерские больничные в этом качестве суды принимают.

Сдаем кассу

Если вы являетесь материально ответственным лицом в отношении наличных в кассе, перед отпуском обязательно проведите инвентаризацию кассы.

Подробнее о ней читайте в этой статье. А бланк и образец акта можете скачать здесь.

А еще с замещающим вас работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы он отвечал за сохранность наличных и их недостачу в случае ее возникновения.

Какую материальную ответственность несет главбух, мы рассказывали здесь.

Итоги

Это только общий список мероприятий для главного бухгалтера перед отпуском. С учетом специфики вашего места работы он может быть гораздо длиннее нашего. Не поленитесь проделать все это и сможете насладиться отпуском по полной программе. Хорошего вам отдыха!

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваш вопрос
Отправить