Действующим законодательством для подписания электронных документов предусмотрено применение подписей трех видов: простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Согласно закону о бухучете виды подписей на первичке должны определяться федеральными стандартами бухучета. Пока такого стандарта не было, Минфин разъяснял, что использовать можно любую из указанных подписей (см. например, письмо от 26.02.2021 № 03-03-06/1/13409).
Теперь стандарт приняли, но требований к электронной подписи в нем нет. Поэтому все остается по-старому: электронная подпись может быть любой, в том числе можно использовать простую ЭП. Это подтвердила ФНС в своем свежем письме от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@.
Таким образом, документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной подписью, могут подтверждать расходы для целей бухучета и налога на прибыль. Но есть условие. Между вами и контрагентом должно быть заключено соглашение об электронном документообороте, а в нем прописан порядок проверки электронных подписей. Тогда вопросов к документам у налоговиков не возникнет (см. письма Минфина от 13.08.2019 № 03-03-06/1/60949, ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904).
Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Если у вас с контрагентом не будет соглашения о признании документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной ЭП, равнозначным документам, подписанным собственноручно, инспекторы могут посчитать такие документы недействительными.
Соответственно расходы, которые подтверждены такими документами, исключат из расчета налоговой базы. Это может привести к доначислению налогов и пеней, а также привлечению к ответственности.
Если используете усиленную неквалифицированную ЭП, то соглашение должно предусматривать порядок проверки этой подписи. А если решили пользоваться простой ЭП, то соглашение должно соответствовать требованиям ст. 9 Закона об электронной подписи (ч. 2 ст. 6 закона).
Подробнее об электронных подписях см. в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно. Также в К+ вы найдете образец соглашения об электронном документообороте.
По вопросу подписания документов смотрите также: «Электронный документ: электронную подпись нельзя заменить собственноручной».
Узнайте также, можно ли подтвердить расходы копиями документов, если нет оригиналов.