Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какие расходы считаются представительскими в командировке

Представительские расходы в командировке учитываются по определенным правилам. Наш материал поможет разобраться, какие траты во время служебной поездки следует считать представительскими.

 

Что относится к представительским расходам в командировке

Как подтвердить представительские расходы

Итоги

Что относится к представительским расходам в командировке

Представительские расходы — траты компании на переговоры с другими юрлицами и бизнесменами для налаживания и поддержания выгодных взаимосвязей. Также к ним относятся затраты на проведение заседаний руководящего состава юрлица.

Состав и порядок учета представительских расходов регулирует п. 2 ст. 264 НК РФ.

Если сотрудник отправляется в поездку для участия в деловых встречах с контрагентами, то к представительским расходам в командировке можно отнести:

  • проведение банкета, ужина или фуршета для представителей контрагентов и других сотрудников юрлица;
  • транспортные расходы на подвоз участников встречи к месту ее проведения;
  • работу нанятых переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Обратите внимание! Траты на оформление зала для проведения официального мероприятия учитывать в составе представительских расходов нельзя (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

При проведении банкета фирма может принять к учету не только траты на продукты питания (в том числе и экзотические), но и на алкогольную продукцию: НК РФ и Минфин этого не запрещают, судьи в споре с налоговиками становятся на сторону юрлиц (постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 № А55-14189/2012).

Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя.

Как подтвердить представительские расходы

Представительские расходы в служебной поездке в налоговом учете учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухгалтерском учете такие расходы признаются полностью.

Как правильно учесть представительские затраты в целях налога на прибыль, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс»:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д.

Командированный сотрудник предоставляет авансовый отчет. Подробнее о том, как его заполнить и на какие аспекты обратить внимание, читайте в статье «Авансовый отчет по командировке - образец»

Чтобы налоговики при проверке не сняли представительские расходы, надо доказать их экономическую обоснованность. Для этого оформите следующие документы:

  • приказ руководителя компании о проведении в командировке деловой встречи;
  • смету представительских расходов;
  • отчет о проведении мероприятия, в котором будут зафиксированы цель и достигнутые результаты, состав участников, место и дата проведения.

Налоговики тщательно следят за тем, чтобы компания учитывала только траты на официальные встречи с деловыми партнерами юрлица. Если же в командировке переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом, инспекторы могут оспорить целесообразность учета таких расходов. Тогда опирайтесь на письмо Минфина от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897 и судебную практику (постановление ФАС Уральского округа от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2).

Чтобы избежать претензий инспекторов, зафиксируйте письменно намерение заключить договор с контрагентом в будущем или составьте подробный протокол переговоров, из которого будет видно, что обсуждения носили деловой характер, а договор не был заключен по объективным и весомым причинам, например неуступчивости контрагента в цене поставки.

Как правильно оформить представительские расходы, см. здесь.

Итоги

При направлении работника в командировку для заключения договора с контрагентом или участии в мероприятиях других фирм учесть можно только траты на встречи делового характера. Чтобы принять расходы к налоговому учету, сотрудник обязан оформить авансовый отчет, приложив к нему первичку. Также нужно оформить смету предстоящих расходов, приказ руководителя и отчет о проведенном мероприятии.

Подробнее об учете командировочных расходов читайте в статье «Оформляем и оплачиваем командировки».

Добавить в закладки
Предыдущая статья Следующая статья
Ваш вопрос
Отправить