Выдаем подотчет
На многих предприятиях есть подотчетные лица. Их назначает директор, а бухгалтер на основании заявления подотчетника или распорядительного документа выдает им деньги из кассы или перечисляет с расчетного счета. Работник их тратит на нужды организации.
Как составить заявление, смотрите в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2023 год».
Напомним, что с 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще изменения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в обзорную статью.
Когда подходит срок, подотчетник должен отчитаться за полученные деньги.
Этот срок определяется установленными в локальном акте работодателя рабочими днями со дня окончания срока взятия денег, указанного в заявлении, или со дня выхода подотчетника на работу (п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
ВАЖНО! Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Но это не распространяется на командировки, по возвращении из которой подотчетник все равно обязан отчитаться в 3-х дневный срок.
И с этого момента задача бухгалтера внимательно проверять все документы: нельзя допустить, чтобы в представленных бумагах были какие-либо ошибки. Ведь именно эти документы определяют, как именно будет списываться выданный аванс в учете организации.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Варианты списания подотчетных средств
Рассмотрим возможные варианты списания:
Вариант 1: Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.
Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.
Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.
Подробнее об этом читайте в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».
Вариант 2: Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.
Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».
Вариант 3: Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.
Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).
Более подробно об этом читайте в материалах:
- «Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?»;
- «Как правильно списать деньги с подотчета без документов?».
Вариант 4: Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.
Все о списании подотчета с директора читайте в статье «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».
Вариант 5: Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.
Списание подотчета при смерти подотчетного лица
Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?
В первую очередь, нужно попросить родственников предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие смерть работника. Это может быть свидетельство о смерти, выданное отделением ЗАГСа, или постановление суда о признании его умершим.
После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.
Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.
В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье «Порядок увольнения работника в связи со смертью».
Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму в доходах.
Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.
Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.
Для чего нужен резерв по сомнительным долгам, читайте в статье «Резерв по сомнительным долгам — бухгалтерские проводки».
Итоги
Что бы ни произошло с работниками, работа предприятия все равно продолжается. Выданные авансы необходимо списывать, и главная задача бухгалтера состоит в том, чтобы верно определить вариант, по которому будет проходить списание.