Акт на услуги
Папки с актами на услуги красуются на полках бухгалтерий в огромном количестве. Однако Гражданский кодекс требует составлять акт только при сдаче-приемке работ (ст. 720). О том, что актом нужно подтверждать оказание услуги, в нем ничего не говорится. Не требуют этого и другие НПА, в том числе закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2020. В них только определен перечень обязательных реквизитов, наличие которых делает документ пригодным для принятия к учету. Нет ни слова об акте и в НК РФ. Есть только требование подтверждать затраты документами, отвечающими требованиям закона (ст. 252 НК РФ). Поэтому вы совершенно спокойно можете отказаться от составления актов. Это подтверждает и Минфин (письмо от 21.01.2019 № 07-04-09/2654).
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Чем заменить акты оказания услуг? Зависит от вида услуги. Для расходов на аренду хватит договора, акта приема-передачи имущества и платежек. Ежемесячный акт не нужен. По посредническим услугам это может быть отчет. Составлять такой документ посредник обязан в силу ст. 974, 999 и 1008 ГК РФ. Добавьте в него все требуемые законом о бухучете и ФСБУ 27/2020 реквизиты, и заказчику будет его достаточно для бухгалтерских и налоговых целей. Отчетами можно подтверждать и иные услуги: юридические, бухгалтерские, маркетинговые, консультационные, образовательные и т. д. и т. п. Подойдет даже счет, главное, чтобы в нем были нужные реквизиты.
Какие реквизиты обязательны для первичного документа, узнайте здесь.
Командировки и подотчет
Документооборот по командировкам урезали еще в 2015 году. Тогда стали необязательными:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания;
- отчет сотрудника о выполненной в командировке работе.
Большинство предприятий от этих документов уже отказалось, но некоторые все еще делают ненужную работу. Если вы в числе последних, пора эту практику прекращать. Для оформления командировки достаточно приказа о направлении в нее работника и авансового отчета с приложением расходных документов, который он представит по возвращении на работу.
Смотрите наш образец приказа на командировку.
Как оплатить и отразить в учете командировку сотрудника, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение .
Что касается подотчета (на командировки и не только), то многие по старинке продолжают требовать от работников заявления на выдачу денег, хотя с августа 2017 года их можно выдавать на основании распорядительного документа руководителя.
Заявления на отпуск и на детский вычет по НДФЛ
Еще одна излишняя бумага, которая прочно засела в документообороте, — заявление на отпуск. В отпуск работники ходят по графику, который утверждается на год. За две недели до начала отпуска вы уведомляете работника о начале отдыха. Так зачем вам еще заявление от него? Заявление может потребоваться, если работник идет в отпуск вне графика. Или новому работнику, которого в графике нет. А всем остальным оно без надобности.
Подробнее см.: «Можно ли уйти в отпуск по графику без заявления?».
Заявление на детский вычет по НДФЛ не нужно получать с работников ежегодно. Достаточно взять его один раз. Главное, чтобы в нем не был указан конкретный год предоставления вычета. Повторная подача заявления потребуется только в том случае, если у работника изменятся условия получения вычета. Например, изменится количество детей, возникнет право на удвоенный вычет и др. Кроме того, налоговики требуют получить новые заявления, если фирма реорганизовалась (письмо ФНС от 18.09.2014 № БС-4-11/18849). Во всех остальных случаях первоначальное заявление не будет иметь срока годности.
Образец заявления на стандартный вычет есть в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к Образцу.
Образец заявления на вычет на ребенка вы найдете здесь.
Итоги
Некоторые документы бухгалтеры оформляют по привычке, в то время как они уже не являются обязательными. К таким можно отнести заявление на отпуск, ежегодные заявления на десткие вычеты, акты оказанных услуг и некоторые другие.