Положение о служебных командировках - образец 2015-2016

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Документы для скачивания

  • Образец Положения о служебных командировках.doc

    Скачать

Положение о командировках — важный документ для фирм, работники которых выезжают в командировки. В 2015 году многие из устоявшихся «командировочных» правил изменились, и положение о командировках необходимо пересмотреть. Речь об этом пойдет в нашей статье.

 

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

Описание в положении процесса направления в командировку

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2015

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2015 году

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Положение о командировках про оплату суточных

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Итоги

 

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам компании, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.). Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый коммерсант оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если фирма не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2015 года хотя и отличается от прежних положений, но в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

Важно! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника фирмы для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налога на прибыль зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т.д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командировочных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать данное положение можно не во всех случаях. Этим документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их отъезд и приезд приходятся на 1 день, их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

Важно! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Описание в положении процесса направления в командировку

Если в компании ранее действовал отдельный документ для командировочных сотрудников, то его придется откорректировать — положение о служебных командировках 2015 года значительно от него отличается. Это вызвано поправками, которые постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 внесены в положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Данные поправки действуют с февраля текущего года. Именно положение № 749 лежит в основе разрабатываемых коммерческими фирмами собственных локальных актов о служебных поездках.

Применявшиеся ранее для оформления отправки работника в командировку 3 документа (приказ руководителя о направлении в командировку, служебное задание и командировочное удостоверение) заменены 1 — приказом. Последствия такого упрощения для компании пока оценить сложно — их покажет только практика.

К примеру, отмена отдельной бумаги с описанием служебного задания при наличии соответствующей формулировки в приказе директора действительно сокращает командировочный документооборот. В то же время приказ на командировку, как правило, оформляет кадровая служба. Основанием для оформления приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать образец служебной записки о направлении в  командировку

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения в организации также должен быть отражен в положении о командировках.

Служебная записка на командировку образца 2016 года ничем не будет отличаться от  этого же документа, применяемого в 2015 году, поскольку нормативными документами его создание не регламентируется.

Как оформить основной документ для отправки работника в командировку, расскажет статья«Унифицированная форма № Т-9 - приказ на командировку»

В отношении командировочного удостоверения такого однозначного вывода сделать нельзя.

О роли командировочного удостоверения в обосновании командировочных расходов с 2015 года см. статью «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением»

Обязанность проставлять в нем отметки о служебных перемещениях дисциплинировала командировочного сотрудника и придавала документу особую значимость при обосновании командировочных расходов. По этой причине большинство коммерсантов и после введения в действие корректировок в положение № 749 не отказались от командировочного удостоверения и оставили в числе обязательных внутренних документов фирмы.

С порядком заполнения командировочного удостоверения вы можете познакомиться на нашем сайте, прочитав статью «Унифицированная форма № Т-10 - бланк и образец»

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2015

Откорректированное положение № 749 вынуждает коммерсантов отказаться еще от 1 привычного командировочного документа — отчета о командировке. Этот факт тоже должен найти свое отражение в положении о командировках 2015 года (в его новой редакции или вновь разработанном документе).

Вышесказанное не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

Важно! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки является оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2015 нормативно не установлен, и компания может разработать его самостоятельно.  Компания вправе предусмотреть для всех без исключения командировочных сотрудников обязанность по составлению командировочной служебной записки либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов). Помимо служебной записки, вернувшемуся из поездки командировочному сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Ознакомиться с правилами заполнения формы АО-1 вам поможет статья «Авансовый отчет по командировке в 2015 году - образец»

На оформление авансового отчета и окончательный расчет с фирмой по выданному командировочному платежу дается 3 дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются все подтверждающие расходы (на проживание, проезд и иные командировочные расходы) документы, речь о которых пойдет в следующем разделе.

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2015 году

Как отмечалось выше, по возвращении из служебной поездки для подтверждения срока пребывания в командировке в некоторых случаях работник должен оформить служебную записку, подтверждающую срок  пребывания в командировке.

Образец служебной записки по командировке в 2015 году можно скачать здесь:

Скачать образец служебной записки, подтверждающей срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (см. абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. До 2015 года такое подтверждение оформлялось на бланке командировочного удостоверения. И хотя с 08.01.2015 в нормативных документах отсутствует требование об обязательном оформлении командировочного удостоверения, в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть. 

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами фирмы при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т.д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника фирмы или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот ранее всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников Минфина. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командировочного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

Подтвердить командировочные транспортные расходы возможно не только при наличии проездных документов, но и при их утрате.

Возможность косвенного подтверждения транспортных расходов описана в статье«Документальное оформление перелета командированного работника»

Нюансы признания командировочных транспортных расходов вы узнаете из материалов, размещенных на нашем сайте. К примеру, см. статьи:

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках компании (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию фирмы бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек и др.).

Счет из гостиницы является БСО, и он подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если фирма арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем командировочного сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Изучить нюансы учета арендных командировочных расходов поможет статья «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?»

Положение о командировках про оплату суточных

Неожиданным для всех сотрудников, чья работа связана с командировками, стало желание чиновников отменить с 2016 года суточные при служебных поездках по территории нашей страны (проект поправок в постановление № 749 размещен на сайте regulation.gov.ru).

Компенсировать расходы, отличные от транспортных расходов и затрат на жилье, они предлагают только по подтверждающим документам: поел в столовой — принеси чек, поужинал в кафе — предъяви документ об оплате. Иными словами, командированных работников лишают фиксированной суммы, выдаваемой компанией без подтверждающих документов.

Понять логику Минфина в данном случае сложно. При существующих размерах суточных в обычных компаниях (от 200 до 700 руб. в сутки) выехавшим в служебную поездку сотрудникам едва удается свести концы с концами и возвратиться к основному месту работы без материального ущерба для себя. С помощью этой небольшой суммы они умудряются оплачивать и свое питание, и услуги связи, и иные вызванные работой вне места постоянного проживания расходы.

При этом абсолютно непонятно, как подтверждать расходы, если группа командированных работников вскладчину закупает продукты и готовит завтраки, обеды и ужины в арендуемом жилье (без этого невозможно выжить в тех местах, где нет возможности купить готовую еду). Получается, что эти расходы попадают в разряд некомпенсируемых личных материальных потерь командировочных сотрудников, что нарушает все нормы социальной справедливости.

Налоговики в связи с предложениями Минфина прогнозируют рост количества споров о командировочных расходах.

Если все-таки здравый смысл не возобладает и суточные внутри страны отменят, компаниям придется откорректировать свои положения о командировках и разработать иную схему возмещения расходов взамен суточных.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если фирма посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание загранкомандировочным происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и фирме, и работнику придется учитывать требования ФЗ «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

Важно! Право отечественных фирм использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках см. статью «Как учесть расходы, если гостиницу за границей работник оплачивает рублевой картой»

Если фирма не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у нее отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Образец Положения о служебных командировках

Скачать образец Положения о служебных командировках

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом фирмы. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если компания не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения