Оформляем и оплачиваем командировки в 2016 году

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Командировочные расходы суточные в 2016 году оформляем и оплачиваем по новым правилам. Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

 

Оформление приказов на командировку в 2016 году

Командировочные расходы — суточные в 2016 году: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

Как оформить сотруднику командировку по новым правилам

Итоги

 

Оформление приказов на командировку в 2016 году

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды».

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Командировочные расходы - суточные в 2016 году: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2016 году (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2016 году, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2016 году облагается НДФЛ. Кроме того, на некоторые виды расходов при отправке в командировку начисляются еще и страховые взносы на основании ст. 9 закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. К таким расходам, например, относится обслуживание при заказе еды в номер отеля.

Оплата суточных командировочных расходов в 2016 году производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2016 году при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы суточные в 2016 году с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2016 году можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке в 2015 году — образец».

Как оформить сотруднику командировку по новым правилам?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

  • Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку, в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку в 2015 году — образец».

  • Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
  • Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Обновленные стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, действительно стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения