Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения - 2023-2024 — вопрос, который волнует бухгалтеров любой крупной и средней компании, ведь практически все организации очень неохотно заменяют сотрудникам неиспользованный отпуск денежной компенсацией. Но обязаны ли они это делать? И на что бухгалтеру следует обратить внимание в данном вопросе?
В расчетах Вам поможет:
Калькулятор отпускных

В каких случаях компенсация за отпуск предоставляется без увольнения?

По Трудовому кодексу каждому сотруднику, который успел проработать в компании 1 год, полагается не менее 28 дней оплачиваемого отпуска ежегодно. Но на практике мало кто из работников, особенно в средних и крупных фирмах, успевает за год отгулять все 28 дней. Причин может быть множество: не было желания, не отпустил руководитель в связи с высокой загрузкой и т. д. Для всех возможных причин последствия одинаковы.

Ст. 126 ТК РФ позволяет компании вместо дней отпуска, которые сотрудник не хочет использовать, выплатить ему денежную компенсацию.

ВАЖНО! В ст. 126 ТК РФ закреплено право руководства фирмы, а не обязанность, поэтому итоговое решение по вопросу в любом случае останется за организацией.

Однако не всегда компания имеет право пойти навстречу работнику, который хочет получить деньги взамен определенных дней отпуска. ТК РФ устанавливает специальный перечень лиц, которым должен быть обязательно предоставлен именно отпуск, а не заменяющая его компенсация. К таким лицам относятся (ст. 126 ТК РФ):

  • беременные женщины;
  • несовершеннолетние (не достигшие 18 лет);
  • лица, которые трудятся в условиях, считающихся вредными или опасными;
  • сотрудники, которые подверглись воздействию радиации в результате аварии на Чернобыльской АЭС (письмо Минтруда РФ от 26.03.2014 № 13-7/В-234).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для лиц, работающих во вредных или опасных условиях, установлено одно исключение: заменить денежной выплатой нельзя только минимум дополнительного отпуска, который составляет 7 дней. Значит, если, к примеру, сотрудник имеет право по законодательству на 10 дней дополнительного отпуска, то только вместо 3 дней такого отпуска можно выплатить деньги.

Если работник не подпадает ни под одну из перечисленных категорий, то компания может по его просьбе заменить отпуск денежной выплатой.

Но здесь важно следующее: можно выплатить деньги только вместо тех дней, которые превышают 28 дней отпуска, полагающегося сотруднику в год. Данное правило применяется к отпуску за каждый год в отдельности. Неотгулянные части отпусков за разные года в размере не более 28 дней не суммируются в целях расчета компенсации.

Схожей с указанным выше является ситуация, когда сотрудник решил уволиться, не отгуляв до конца положенный ему отпуск. Может ли он в таком случае рассчитывать на компенсацию?

Об этом подробнее см. в статье «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».

Пример

Сотрудник в течение 2022 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2023 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2022-й, ни за 2023 годы совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2022-2023 годов на денежную выплату сотрудник не может.

Возникает вопрос: в каких же случаях тогда можно требовать компенсацию за отпуск, оставшийся от прошедших лет работы в фирме? Только в том случае, если сотрудник имеет право на удлиненный или дополнительный отпуск (например, работающие инвалиды и др.).

ВАЖНО! Даже если компания-работодатель не обязана предоставлять увеличенный отпуск сотруднику в силу прямых требований ТК РФ, она вправе сделать это самостоятельно, закрепив такой отпуск в локальном НПА (к примеру, по достижении какого-либо количества лет стажа работы в фирме отпуск сотрудника увеличивается на некоторое количество дней).

Как рассчитывается компенсация за отпуск без увольнения в 2023 - 2024 годах?

ТК РФ не указывает, какой конкретно размер компенсации фирма должна выплатить сотруднику за каждый день неотгулянного отпуска, но устанавливает методику расчета.

Как и в случае с оплатой оставшихся дней отпуска при увольнении в нашей ситуации, если сотрудник не покидает компанию, компенсация рассчитывается также на основании данных о заработке специалиста в среднем за 1 рабочий день:

Кнеотг.отп. = Кзам.дн.. ×  СРЗП,

где:

Кнеотг.отп. — размер денежной компенсации;

Кзам.дн.. — количество отпускных дней, вместо которых будут выплачены деньги;

СРЗП — средняя заработная плата сотрудника за 1 рабочий день.

Наибольшие трудности на практике вызывает расчет в целях данной компенсации среднего заработка сотрудника в день. Он определяется по формуле:

СРЗП = ЗПначисл. / Куч.дн.,

где:

ЗПначисл. — совокупный размер выплат (зарплата, премии и т. д.), которые работодатель начислил сотруднику за рассматриваемый период;

Куч.дн. — количество дней (календарных), которые принимаются в расчет при исчислении средней заработной платы сотрудника за 1 рабочий день.

Прояснить вопросы, связанные с расчетом среднего заработка для оплаты отпусков можно с помощью Готового решения от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, оформите его бесплатно на пробной основе.

При этом количество дней, которые участвуют в расчете среднедневной зарплаты сотрудника, например, за 2023 год, по-разному рассчитывается для полного и неполного месяцев работы:

  • если месяцы отработаны полностью, то Куч.дн. принимается равным количеству месяцев работы, умноженному на 29,3 (среднее количество календарных дней в месяце);
  • если некоторые месяцы 2023 года отработаны не полностью, то они принимаются в пропорции (отношение количества дней в месяце, в течение которых сотрудник фактически выполнял свои служебные обязанности, к общему количеству дней в таком месяце). И далее такая пропорция по каждому не полностью отработанному месяцу умножается, как и в случае с полным месяцем, на 29,3.

Как отразить доход работника, которому вместо дополнительного отпуска выплачена компенсация, в форме 6-НДФЛ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Налоговые последствия выплаты компенсации за отпуск без увольнения

Денежные выплаты вместо неиспользованных дней отпуска — это, несомненно, выплаты, связанные с наличием трудовых отношений между компанией и специалистом.

По общему правилу все выплаты работодателя работнику подлежат налогообложению НДФЛ. НК РФ содержит специальные исключения в этой части: перечень выплат, не облагаемых НДФЛ. Рассматриваемые компенсации в их числе не называются. Следовательно, начислить НДФЛ придется (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, на сумму компенсаций работающим сотрудникам за неиспользованные дни отпуска следует начислить и соответствующую сумму страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

А вот с налогом на прибыль ситуация обстоит лучше: в расходах величину такой компенсации учесть можно, поскольку это предусмотрено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однако при этом нужно учитывать, что в расходах можно учесть только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней (письма Минфина РФ от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713).

Замена отпуска денежной компенсацией

Наряду с пониманием методики исчисления размера денежной компенсации вместо отпуска, а также налоговых последствий ее выплаты компания должна четко представлять, какие основные шаги необходимо предпринять, чтобы такую компенсацию сотруднику выплатить.

Часто работники отгуливают оставшийся отпуск и сразу после него увольняются.

Об этом подобнее см. в ст. «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?».

Для начала необходимо, чтобы сотрудник обратился к работодателю с соответствующим заявлением.

После того как заявление будет получено, руководство компании должно принять решение: предоставлять компенсацию или нет.

Если было решено заменить неиспользованный отпуск определенной денежной суммой, то далее организации следует сформировать соответствующий приказ в произвольной форме.

ВАЖНО! В таком приказе в обязательном порядке должны быть указаны сведения о сотруднике, количество дней отпуска, которые работодатель собирается компенсировать деньгами, а также ссылка на основание для выплаты такой компенсации (соответствующее заявление работника).

Если ведете личную карточку сотрудника (форма № Т-2), следует не забыть отразить факт замены неиспользованных дней отпуска денежной выплатой. В частности, в разделе «Отпуск» такой карточки необходимо указать основание (к примеру, дополнительный отпуск) для предоставления компенсации, а также сослаться на составленный приказ руководителя по данному сотруднику.

После чего факт замены отпуска денежной выплатой нужно зафиксировать в графике отпусков с тем, чтобы не допустить путаницы в будущем. В графике в качестве примечания (графа 10) нужно указать, сколько дней было компенсировано деньгами, а также привести реквизиты приказа руководителя.

Как оформить кадровые документы в случае замены отпуска денежной компенсацией,  узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Подробнее о том, как составить такой график отпусков см. в статье «График отпусков - бланк и образец заполнения в 2024 году».

Как правильно составить заявление на компенсацию неиспользованного отпуска?

У сотрудника, желающего получить вместо неиспользованного отпуска определенную денежную сумму, могут возникнуть вопросы, в частности, в отношении заявления на такую компенсацию. Как его составить? Есть ли какие установленные законом требования к заявлению?

Ни ТК РФ, ни российское законодательство о бухгалтерском учете специальных требований к заявлению работника не предъявляют. Важно лишь то, чтобы такое заявление было написано на имя руководителя организации. Остальное, в том числе форма и содержание заявления, может быть любым, на усмотрение сотрудника.

Заполненный образец заявления на компенсацию отпуска вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать заявление на компенсацию отпуска

Итоги

Таким образом, сотрудникам в 2023 - 2024 годах важно помнить, что если за предыдущий год у них осталось больше 28 неотгулянных дней отпуска, то вместо этих дней можно попросить работодателя выплатить денежную компенсацию. Работодателю же нужно знать, что выплатить такую компенсацию — его право, а не обязанность. Кроме того, некоторым группам лиц (например, беременным женщинам) заменить отпуск денежной выплатой нельзя.

Важно также понимать, что выплата такой компенсации будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, однако законодатель позволяет учесть ее в расходах по налогу на прибыль. Не менее важно для работодателя помнить, как корректно рассчитать размер такой компенсации и документально оформить ее выплату (приказом руководителя на основании заявления работника).

Добавить в закладки
Ваши вопросы
24 сентября 2023 22:51
Постоянная ссылка
Здравствуйте,работадатель не отпустил нас в отпуск,но сказал что выплатит компенсацию (отпуск 28 дней)и то пишем заявление только на 4 дня)это конец декабря,а праздники в Новый год типа как само собой продолжение отпуска,хотя документально это не подтверждено, получается что у нас он крадёт дни отпуска т.к.летний отпуск 14 дней и всё....
Ответить
22 декабря 2022 09:26
Постоянная ссылка
Добрый день. я четыре года работаю без отпусков и не потому, что не хочу, а потому что не отпускают. Видите ли работать некому. Получается, что я и без отпуска и без компенсации остаюсь?
Ответить
28 ноября 2022 20:12
Постоянная ссылка
так можно ли оформить получение выплаты не отгулянного отпуска за 2-3года
Ответить
8 декабря 2022 20:41
Постоянная ссылка
Сотрудник в течение 2021 года не воспользовался отпуском, у него осталось 28 неотгулянных дней. В 2022 году повторилась аналогичная ситуация. Ни за 2021-й, ни за 2022 год совокупное количество дней отпуска у работника не превысило (в расчете отдельно за каждый год) 28 дней. Поэтому рассчитывать на замену отпуска 2021-2022 годов на денежную выплату сотрудник не может.
Ответить
21 ноября 2021 10:18
Постоянная ссылка
сколько будут вычитать алиментов если есть задолженность перед предприятием например ссуда
Ответить
21 ноября 2021 10:03
Постоянная ссылка
Добрый день, а как можно заменить не отгулянный отпуск денежной компенсацией без увольнения ,меж-вахтового выезда и находясь на работе. И есть ли такая практика?
В соответствии со статьей 126 ТК РФ сотрудник вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это возможно в случае если работнику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).
В настоящее время я нахожусь на вахте, на работе.
Ответить
27 ноября 2020 14:22
Постоянная ссылка
Как оплачивается компенсация отпуска без увольнения? Как обычный полугодовой отпуск? Или кроме полугодового с верху оплачивают компенсацию?
Ответить
27 июля 2020 19:08
Постоянная ссылка
У мужа почти 100 дней не отггуленного отпуска, как получить компенсацию?
Ответить
17 мая 2023 08:49
Постоянная ссылка
Уволиться
Ответить
17 мая 2023 09:04
Постоянная ссылка
Ну спасибо) как сама не догадалась.
Ответить
11 августа 2023 08:45
Постоянная ссылка
да, уволится и на следующий день устроится
Ответить
3 июля 2020 12:37
Постоянная ссылка
Я работаю 4 года за это время у меня было всего 3 отпуска. Могу ли я получить компенсацию за оставшиеся отпуска?
Ответить
23 марта 2020 15:24
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Можно ли работнику заменить отпуск денежной компенсацией в 2020 году, в случае если он не отгулял 28 дней положенного отпуска за 2017 год?
Ответить
29 апреля 2021 09:37
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Можно ли работнику заменить отпуск денежной компенсацией в 2021 году, в случае если он не отгулял 28 дней положенного отпуска за 2021 год?
Ответить
29 апреля 2021 10:29
Постоянная ссылка
Добрый день. Нет. Так как замене компенсацией работающему сотруднику подлежит только часть отпуска превышающего 28 дней для каждого года в отдельности (ст. 126 ТК РФ).
Ответить
17 февраля 2020 17:11
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Компенсацию за отпуск выплачивают только по заявлению ? Или при закрытии квартала самостоятельно выплачивают компенсацию?
Ответить
13 февраля 2020 09:34
Постоянная ссылка
Добрый день, если я не полностью отгуляла отпуск в 28 дней, могу ли я попросить денежную компенсацию за 8 дополнительных дней, т.к. у нас отпуск в 36 дней. Мне говорят,что нужно в начале основной отгулять, а потом смогут выплатить компенсацию. Я не смогла найти про это условие в интернете.
Ответить
25 декабря 2019 10:51
Постоянная ссылка
Добрый день. Три года не выходи в отпуск. В случае увольнения обязан ли работодатель выплатить компенсацию за эти дни?
Ответить
13 декабря 2019 11:32
Постоянная ссылка
Администрация, разбила мой отпуск на две части по 14 дней .Вторую часть отгулять не дали , ссылаясь на большой объем работы . Могу ли я требовать денежную компенсацию за вторую половину отпуска ?
Ответить
19 декабря 2019 09:35
Постоянная ссылка
нет. компенсируются дни отпуска свыше 28
Ответить
18 сентября 2019 14:48
Постоянная ссылка
3 года проработал без оформления.Положена ли мне денежная компенсация за отпуск?
Ответить
26 февраля 2020 09:42
Постоянная ссылка
конечно нет
Ответить
21 мая 2019 16:36
Постоянная ссылка
Нет возможности пойти в очередной отпуск.Имею я право на денежную компенсацию.
Ответить
15 марта 2019 12:27
Постоянная ссылка
я работаю в колледже, мастером производственного обучения, у нас предусмотрено за проработанный учебный год ( с сентября по июнь)56 календарных дней отпуска. я устроилась в эту организацию 21 января 2016 года, в августе того года ушла в отпуск на 28 дней. в течение учебного года в отпуск мы не идем, так как идет учебный процесс. вот у меня вопрос, если мы всегда уходим в отпуск за отработанный учебный год летом в отпуск, а т.к. я устроилась в январе, у меня полгода отпуск остается не оплаченным и без компенсации(с января по январь), а фактически я отработала этот период. что мне положено?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить