Какой срок хранения документов в архиве организации?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

 

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Сроки хранения документов в архиве организации — таблица

Нюансы исчисления сроков хранения

Итоги

 

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.04 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

См. «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации — таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

 

  • созданные до 2003 года

75

  • созданные с 01.01.2003

50

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

1–5

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

75

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

75

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

45

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

10

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

1

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

 

  • годовая

Постоянно (пока фирма существует)

  • квартальная

6

Отчетность в ПФР:

 

  • сводная

6

  • сведения персучета

75

Сведения о доходах физлиц

5

Налоговые декларации и регистры

5

Учетная политика, включая приложения к ней

5

Бухгалтерская первичка и регистры

5

Кассовые документы

5

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

4

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

См. статью «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2016. Определим срок его хранения.

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2016 года, т. е. с 01.01.2017 по 31.12.2021.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2016 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2016 по 31.03.2020.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2016 года, т. е. с 01.01.2017 по 31.12.2020.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2021. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться во внутрифирменном архиве и не может быть уничтожен.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения