Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236. 

Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».

С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа

Срок хранения, лет (минимальный)

Кадры

Документы по личному составу:

 

  • созданные до 2003 года

75

  • созданные с 01.01.2003

50

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

10

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

75

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

75

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

45

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

10

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

1

См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

Бухгалтерия и налоги

Годовая бухотчетность

5 лет

Отчетность в ФСС:

 

  • годовая

50/75

  • квартальная

50/75

Отчетность в ПФР:

 

  • сводная

50/75

  • сведения персучета

75

Сведения о доходах физлиц

5

Налоговые декларации и регистры

5

Учетная политика, включая приложения к ней

5

документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи

6

карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

 6

Бухгалтерская первичка и регистры

5

Кассовые документы

5

Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?».

Счета-фактуры

5

По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?».

В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен. 

Добавить в закладки
Ваши вопросы
13 мая 2023 09:51
Постоянная ссылка
Жилой 60кв.дом введен в эксплуатацию в 1984году. Есть ли надежда на сохранность данных документов?
Ответить
13 мая 2023 09:49
Постоянная ссылка
Сроки хранения документов по строительству и вводу жилья ?
Ответить
15 мая 2023 18:58
Постоянная ссылка
Все зависит от вида документа. Журналы работ бессрочно. Проектная документация тоже. Большинство документов на готовый дом передают эксплуатирующей организации, где они и хранятся.
Ответить
30 марта 2023 20:09
Постоянная ссылка
По перечням Росархива искать неудобно. Все сгруппировано, максимально объединено. Есть бесплатный сервис в интернете Архивист онлайн. Вводишь название документа - получаешь его срок хранения и статью по перечню. Если что-то не находится помогут определить срок хранения.
Ответить
27 февраля 2022 10:23
Постоянная ссылка
Сколько лет хранятся справки НДФЛ в налоговой инспекции?
Ответить
30 марта 2023 20:05
Постоянная ссылка
Есть бесплатный сервис Архивист онлайн, с его помощью можете определить сроки хранения любого документа. Ввели запрос- получили ответ. Если что-то не нашлось, там подскажут. Намного удобнее, чем по перечням искать.
Ответить
8 октября 2021 09:06
Постоянная ссылка
Добрый день.
Скажите статья и срок хранения законченных судебных дел на предприятии.
Ответить
19 февраля 2021 21:50
Постоянная ссылка
Сколько лет хранение Книги регистрации выдачи - получение охранного свидетельства на жилое помещение (бронирование) и можно ли его восстановить, получить копию ???
Ответить
16 февраля 2021 10:54
Постоянная ссылка
Назовите, пожалуйста, самые свежие документы (кроме ТП 2019 г.) для составления номенклатуры дел в общеобразовательных школах, чтобы можно было найти СРОКИ ХРАНЕНИЯ документов психопога, соцпедагога, зама по АХР. ТП 2010 года утратил силу
Ответить
2 декабря 2020 11:23
Постоянная ссылка
Срок хранения документов по курортному сбору
Ответить
25 сентября 2020 04:08
Постоянная ссылка
Сколько лет хранится документы об образовании
Ответить
3 мая 2020 16:01
Постоянная ссылка
Сколько хранятся документы архивы в военкомате,от отсрочки от армии причину?
Ответить
25 марта 2020 12:45
Постоянная ссылка
У меня папа получал грамоты награды на предприятии записи в трудовой есть а сами награждения не сохранились. Можно ли их как то восстановить
Ответить
13 января 2020 07:34
Постоянная ссылка
Сколько хранятся договор с агентство по недвижимости и прилогающееся документы?
Ответить
31 октября 2019 13:39
Постоянная ссылка
Сколько лет хранятся проверки проведенные специалистами Инспекции государственного жилищного надзора?
Ответить
20 августа 2019 12:35
Постоянная ссылка
Личные дела работников в архиве организации хранятся 75 лет, этот срок отсчитывается с даты формировния дела или с даты закрытия
Ответить
9 сентября 2020 18:41
Постоянная ссылка
Срок хранения личных дел начинает отсчет с года увольнения работника
Ответить
Ваш вопрос
Отправить