Как правильно списываются расходы на лицензии при УСН?

Бухгалтерский учет расходов на лицензии при УСН

Достаточно часто в компании возникает ситуация, когда приобретается некое программное обеспечение или лицензия для компьютера. И тогда перед бухгалтером встает вопрос: как правильно учитывать эту лицензию, если компания находится на упрощенной системе налогообложения?

Чтобы правильно ответить на этот вопрос, надо понять, что именно вы приобрели — права на программное обеспечение или неисключительное право пользования?

• Если это исключительные права на использование лицензии, и у вас есть на руках соответствующий документ, то это будет нематериальный актив, и его учет должен будет вестись на основании ПБУ 14/2007 - до 2024 года, и на основании ФСБУ 14/2022 - с 2024 года. Обладатель подобных прав может использовать результат чьей-то умственной деятельности по своему усмотрению либо разрешить или запретить такое пользование другим лицам (ст. 1229 ГК РФ).

ВАЖНО! Начиная с бухгалтерской отчетности за 2024 год учет нематериальных активов необходимо вести в соответствии с новым ФСБУ 14/2022. По желанию организации его можно было начать применять и ранее.

• А вот если у вас на руках акт на приобретение неисключительного права пользования некой программой, тогда это текущий расход, согласно ПБУ 14/2007 (до 01.01.2024). А вот новый ФСБУ 14/2022 неисключительное право также относит к НМА (с 01.01.2024).  

Надо помнить, что для компаний, выбравших упрощенный режим налогообложения, финансовый учет облегчен, и они вправе не соблюдать многие требования, предъявляемые к компаниям на ОСНО. Но учет основных средств и НМА обязателен для всех компаний, независимо от видов уплачиваемых налогов.

Подробнее о ведении бухгалтерского учета при УСН можно прочитать в этой статье.

Соответственно, если вы приобретаете исключительное или неисключительное право (с 2024 года), которое можно квалифицировать как НМА, то в соответствии с ПБУ 14/2007 и с ФСБУ 14/2022 вы должны поставить его на учет на счет 04 по первоначальной стоимости и погашать его стоимость путем амортизационных отчислений. Срок полезного использования (СПИ) НМА должен быть определен исходя из срока, в течение которого организация предполагает получать от него экономические выгоды. Установленные сроки рекомендуется ежегодно пересматривать и актуализировать при необходимости.

Как учитывать НМА по новому ФСБУ 14/2022, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. 

По правилам, действующим до 2024 года: если же ваша компания купила какой-либо программный продукт как неисключительное право, то надо помнить, что в соответствии с действующими до 2024 года положениями по БУ лицензии являлись тем редким исключением, которое необходимо было использовать как расходы будущих периодов (РБП). То есть в бухучете вашей компании должны были быть такие проводки:

• Дт 97 Кт 60 — приобретена лицензия по договору на 12 мес. стоимостью 60 000 руб. без НДС;
• Д 25, 26, 44 Кт 97 — 5 000 руб. ежемесячно — списана на расходы лицензия как РБП.

Налоговый учет расходов на лицензии при УСН

Давайте сначала рассмотрим учет приобретения исключительных прав (то есть НМА).

При УСН в состав НМА (п. 4 ст. 346.16 НК РФ) можно включить амортизируемое имущество стоимостью более 100 000 руб., имеющее срок полезного использования более 12 мес., употребляемое налогоплательщиком для своих нужд. При этом если в договоре купли-продажи указаны периодические платежи в течение срока действия договора, то такие объекты нельзя отнести к НМА (подп. 8 п. 2 ст. 256 НК РФ).

Расходы на НМА, приобретенные или созданные в период применения УСН, списываются поквартально одинаковыми суммами до конца налогового периода, после оплаты и принятия объекта на бухгалтерский учет.

Если у нас есть акт на приобретение неисключительных прав, мы будем ориентироваться на подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, в которой указаны расходы на покупку исключительных прав на изобретения, компьютерные программы, а также прав на использование перечисленных разработок согласно лицензионному договору.

Такие расходы можно принять к налоговому учету единовременно, сразу после оплаты контрагенту и принятия к учету неисключительных прав.

Отразить лицензию в бухучете вам помогут разъяснения экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе бесплатно и переходите в Путеводитель по сделкам.

Пример отражения в КУДиР затрат на лицензии

ООО «Книга» в январе 2024 года приобрело для своих нужд право на компьютерную лицензию на основании договора и акта приема-передачи. Стоимость лицензии составила 100 000 руб. без НДС. Программа была оплачена в день приобретения, сразу была установлена на компьютерные рабочие места. Срок полезного использования НМА установлен на 3 года.

1. Если мы говорим о том, что данная лицензия будет считаться НМА для компании (есть лицензионный договор, право — исключительное), то на основании ст. 346 НК РФ мы должны списать понесенные расходы равными суммами в продолжении одного налогового периода
   (100 000 руб. / 4 квартала = 25 000 руб. в квартал). То есть книга учета доходов и расходов за 1 квартал будет выглядеть следующим образом:

Такие же записи появятся в книге за 2, 3, 4 кварталы. Расходы на покупку НМА заносят в раздел 1 книги учета последним днем отчетного или налогового периода (подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Порядок заполнения книги доходов и расходов вы можете узнать здесь.

Давайте посмотрим, как приобретение нового НМА отразится во 2-м разделе КУДиР:

Скачать таблицу

2. До 2024 года - если лицензия приобретена на основании сублицензионного договора, то эта программа уже не считалась до 2024 года НМА, и, соответственно, расходы на ее приобретение могли быть сразу включены в расходы текущего периода в налоговом учете. В разделе 1 КУДиР расходы на ее приобретение должны были быть отражены в графе 5.

В дополнение отметим некоторые моменты, связанные с обслуживанием таких лицензий в налоговом учете:

• Программы требуется периодически обновлять и платить за это обслуживающим компаниям. Расходы на обновление прямо указаны в подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и могут быть учтены сразу после оплаты.
• Если в договоре прописаны периодические платежи за использование программы (лицензии), то в налоговом учете такие расходы учитываются в соответствии с подп. 32 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, то есть также по мере оплаты.

Многие нюансы налоговых расходов при УСН вы можете прочитать в этом материале.

Итоги

С 2024 года введен в действие новый ФСБУ 14/2022. Согласно новому стандарту в бухгалтерском учете неисключительное право относится к НМА. Для корректного отнесения на затраты расходов на лицензии бухгалтеру необходимо точно знать, какой вид права (исключительное или неисключительное) получила организация, как можно этим воспользоваться и как правильно квалифицировать этот расход. На основании полученных данных правильно определить налоговые расходы не составит труда.