Разъяснения актуальны до 2024 года. С 01.01.2024 доходы сотрудников, которые удаленно работают по трудовым договорам с российской организацией или подразделением иностранной компании, зарегистрированным в РФ, считаются доходами от источников в РФ и должны облагаться НДФЛ в общем порядке. Подробнее см. здесь.
Общий порядок по НДФЛ за границей
Если трудовой договор заключен с работником, который исполняет свои трудовые обязанности дистанционно за границей, в настоящее время с его зарплаты работодателю:
- Не нужно платить НДФЛ.
В данном случае зарплата расценивается, как доход, полученный от источников за пределами РФ, а в отношении него обязанностей агента по НДФЛ у организации не возникает. Сам сотрудник должен задекларировать и уплатить НДФЛ, если он сохраняет статус налогового резидента РФ, если нет — НДФЛ в России не уплачивается вовсе, а доходы работника облагаются налогами по правилам страны, где он находится. - Нужно платить страховые взносы.
Выплаты гражданину России в рамках трудовых отношений подлежат обложению взносами независимо от места выполнения им своих трудовых обязанностей.
Такие разъяснения не раз давали Минфин (см. письма от 07.07.2022 № 03-04-05/65409, от 04.03.2022 № 03-04-06/15886, от 26.08.2019 № 03-04-05/65362, от 22.02.2017 № 03-04-06/10460 и др.) и ФНС (письмо от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@).
Важное условие: нужно изменить трудовой договор
В части НДФЛ важно иметь в виду следующее. Работодатель не является налоговым агентом, только если в трудовом договоре о дистанционной работе прямо прописано нахождение рабочего места в иностранном государстве. Для этого с уехавшим сотрудником необходимо заключить дополнительное соглашение (ДС) к трудовому договору об изменении места работы. Рекомендуем воспользоваться образом ДС от КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ:
Бесплатно скачать в КонсультантПлюс
ДС не подписано — НДФЛ сохраняется
Если работник уехал, а на бумаге его рабочее место продолжает числиться в РФ (ДС к трудовому договору не подписывали), работодатель должен платить НДФЛ в обычном порядке.
При этом особое внимание нужно уделять налоговому статусу:
- Пока сотрудник — резидент РФ, продолжайте считать налог по ставке 13% и предоставлять вычеты.
- Как только статус изменился на нерезидента (но еще неокончательно), начинайте удерживать НДФЛ по ставке 30% без предоставления вычетов, налог с начала года пока не пересчитывайте.
- Когда нерезидентский статус станет окончательным (уже не сможет поменяться до конца года), сделайте перерасчет НДФЛ с начала года по ставке 30%, обнулите все предоставленные вычеты и до конца года дополнительно удерживайте налог из каждой следующей выплаты (помните об ограничении на удержание — не более 20% от суммы на руки после удержания текущего НДФЛ). Если что-то не успеете доудержать в текущем году, сообщите налоговикам справкой о доходах, дальше с бюджетом будет рассчитываться сам работник.
Порядок и пример перерасчета НДФЛ, если резидент стал нерезидентом, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.
См. также нашу статью про НДФЛ с нерезидентов.
Поправки об НДФЛ при работе из-за границы
Имейте в виду, что уже в ближайшем времени вопрос с НДФЛ заграничных дистанционщиков изменится. Поправки, согласно которым вознаграждение удаленного сотрудника, работающего за границей, будет считаться доходом от российского источника и облагаться НДФЛ, уже в Госдуме. Определен и размер ставки для них.
Вправе ли работодатель требовать, чтобы работник исполнял трудовые обязанности в месте, указанном в трудовом договоре, расположенном на территории РФ, и не разрешать трудиться из-за границы? Ответ от чиновников смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ можн получить бесплатно.
Что такое удаленная или дистанционная работа по ТК РФ, узнайте из этой статьи.
Образец трудового договора с дистанционным работником см. здесь.