Статья актуальна до 31.12.2022 включительно. С 01.01.2023 форма 4-ФСС не применяется. Вместо неё сдается форма ЕФС-1 с заполненным разделом 2. Можно ли ЕФС-1 сдавать по почте, читайте здесь.
Способы сдачи расчета 4-ФСС
Отчетность по форме 4-ФСС подается в соцстрах ежеквартально. Форма 4-ФСС утверждена приказом ФСС от 14.03.2022 № 80. Это новая форма, действующая со 2 квартал 2022 года. Подробнее о новшествах мы писали здесь.
Сроки представления таковы: в электронном формате не позднее 25-го числа месяца, идущего после отчетного квартала, на бумаге — не позднее 20-го числа.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
В случае направления расчета в электронном виде 25-го числа в 23.50 и формирования квитанции о получении расчета, в которой указаны время и дата его получения, 26-го числа в 00.01 страхователь будет считаться нарушившим срок представления расчета, что влечет привлечение к ответственности.
Как можно снизить штраф в данном случае, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Бумажный способ с 10.01.2022 доступен страхователям, среднесписочное количество персонала которых не превышает 10 сотрудников (ранее было 25).
Бумажный отчет может быть представлен:
- Через уполномоченного или законного представителя.
Законный представитель — руководитель компании или сам предприниматель. Уполномоченный представитель — физлицо или юрлицо, уполномоченное доверенностью представлять интересы страхователя в фонде.
Образец доверенности можно скачать в статье «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов – образец».
- Через отделения почтовой связи.
Действующее законодательство не оговаривает права страхователя на подачу бумажного расчета почтой. Однако регламент приема документации работниками фонда (п. 9 Административного регламента, утв. приказом ФСС РФ от 22.05.2019 № 265), а также сама форма отчетности и порядок ее заполнения предусматривают такую возможность.
ВАЖНО! С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединяются в Фонд пенсионного и социального страхования. Подробнее об этом мы писали здесь. В связи с этим кардинально меняется и порядок представления отчетности. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС объединяются в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М отменяется. Вместо нее в налоговую (не в ПФР!) будут представляться персонифицированные сведения о физических лицах. Но отчитываться за 2022 год надо будет по старым правилам. Подробнее об этом мы писали здесь.
Как сдавать отчетность и платить налоги за 2022 год в 2023 году, мы разъяснили в статье.
Расчет необходимо направить в соцстрах ценным или заказным письмом. Для этого:
- Вложите расчет в конверт формата А-4.
- Составьте опись вложения в 2 экземплярах.
- Передайте незапечатанный конверт сотруднику почты для сверки сведений, указанных в описи с вложенными в конверт документами.
- Сохраните почтовый идентификатор, указанный на почтовой квитанции, и проконтролируйте получение конверта сотрудниками фонда на сайте Почты России.
Датой сдачи отчета будет считаться день отправки, указанный на оттиске штампа, проставляемого работником почты в описи. Желательно также заполнить уведомление о вручении.
Если по каким-то причинам расчет не дошел до адресата в положенные сроки и инспекторы ФСС начислили штрафные санкции, то своевременность отправки можно доказать, предоставив инспекторам сам расчет, квитанцию об отправке, опись вложения и уведомление о вручении (при наличии).
Перед отправкой отчета 4-ФСС, обязательно проверьте все показатели. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Образец оформления описи вложения для отправки письма почтой смотрите в материале «Как правильно составить опись документов – образец?».
Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 10 человек
Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 10 сотрудников.
Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 24.11.2021 № 832.
Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:
1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.
2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.
3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.
4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.
5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.
Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.
Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)».
Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтеры отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.
В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки плательщика взносов на травматизм ожидает штраф. Наказуемым является и несоблюдение электронного способа подачи отчетности (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Итоги
Бумажную форму расчета 4-ФСС можно предоставить в соцстрах лично, через уполномоченного представителя или посредством почтового отправления. В случае отправки 4-ФСС в территориальный орган фонда почтой необходимо оформить опись вложения. Датой сдачи расчета будет считаться дата отправки письма, указанная на оттиске штампа, проставляемого работниками почты на описи. С 2023 года нынещняя форма 4_ФСС потеряеь актуальность в связи с объединением ФСС и ПФР и переходом на единый отчет ЕФС-1.