Можно ли форму 4-ФСС отправить по почте?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Можно ли 4-ФСС отправить по почте — вопрос, интересующий многих бухгалтеров. Как правильно выбрать способ передачи отчетности, своевременно отчитаться в Соцстрах и избежать наложения штрафных санкций? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

 

Способы сдачи расчета 4-ФСС

Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек

Изменения в отчетности, ожидающие страхователей с января 2017 года

Итоги

 

Способы сдачи расчета 4-ФСС

В обязанность каждого работодателя-страхователя вменено ежеквартальное представление ведомости 4-ФСС в Фонд соцстрахования. Форма расчета заполняется согласно правилам, указанным в приказе ФСС от 26.02.2015 № 59.

Расчет представляется в электронном формате не позднее 25 числа месяца, идущего после отчетного квартала. Однако те страхователи, среднесписочное количество персонала которых не превышает 25 сотрудников, вправе отчитываться и на бумаге — не позднее 20 числа того же месяца.

Бумажная ведомость может быть представлена:

  1. Через уполномоченного или законного представителя.

Законный представитель — руководитель компании или сам предприниматель, то есть человек, обладающий правом первой подписи. Уполномоченный представитель — физлицо или юрлицо, уполномоченное доверенностью представлять интересы страхователя в фонде.

Образец доверенности можно скачать на странице со статьей «Составляем доверенность в ФСС на сдачу отчетов – образец».

  1. Через отделения почтовой связи.

Действующее законодательство не оговаривает права страхователя на представление бумажного расчета почтой. Однако регламент приема документации работниками фонда, а также сама форма ведомости предусматривают такую возможность (п. 40 приказа Минтруда и Соцзащиты РФ от 05.11.2013 № 658н и п. 5.17 Приложения № 2 к приказу ФСС от 26.02.2015 № 59).

Расчет необходимо направить ценным или заказным письмом. Для этого:

  1. Вложите расчет в конверт формата А-4.
  2. Составьте опись вложения в 2 экземплярах.
  3. Передайте незапечатанный конверт сотруднику почты для сверки сведений, указанных в описи с вложенными в конверт документами.
  4. Сохраните почтовый идентификатор, указанный на почтовой квитанции, и проконтролируйте получение конверта сотрудниками фонда на сайте Почты России.

Датой сдачи отчета будет считаться день отправки, указанный на оттиске штампа, проставляемого работником почты в описи. Желательно также заполнить уведомление о вручении.

Если по каким-то причинам расчет не дошел до адресата в положенные сроки и инспекторы ФСС начислили штрафные санкции, то своевременность отправки можно доказать, предоставив инспекторам сам расчет, квитанцию об отправке, опись вложения и уведомление о вручении (при наличии).

Образец оформления описи вложения для отправки письма почтой смотрите в материале «Как правильно составить опись документов – образец?».

Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек

Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 25 сотрудников.

Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 28.10.2013 № 428.

Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:

1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.

2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.

3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.

4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.

5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.

Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.

Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)».

Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтера отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.

В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки компанию ожидают штрафные санкции в размере 5% от суммы исчисленных взносов за последние 3 месяца отчетного периода (за каждый полный и неполный месяц просрочки), но не больше 30% от указанной суммы и не меньше 1 000 руб. При этом штрафы в указанном размере будут рассчитаны:

  1. От сумм взносов при временной утрате трудоспособности и в связи с материнством (п. 1 ст. 46 закона «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
  2. От сумм исчисленных взносов по травматизму (п. 1 ст. 19 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Чтобы избежать наложения данных штрафов, страхователю выгоднее отправить расчет по почте. Штрафные санкции все равно будут наложены, но в гораздо меньших размерах — в случае несоблюдения способа предоставления ведомости 4-ФСС в электронном формате компанию ожидает взыскание штрафа в размере 200 рублей (п. 2 ст. 46 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Изменения в отчетности, ожидающие страхователей с января 2017 года

С января 2017 года администрирование взносов в части утраты трудоспособности и в связи с материнством делегируется налоговикам. Алгоритм отправки налоговой отчетности регламентирован ст. 80 НК РФ. В случае передачи расчета почтовым отправлением также необходимо будет заполнить опись вложения и отправить декларацию ценным или заказным письмом. Датой сдачи ведомости будет считаться дата отправки, указанная на почтовом штампе в описи вложения. При этом срок сдачи отчетности не будет пропущен, если декларация отправлена до 24 часов последнего дня установленного срока (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

ВАЖНО! В случае непредставления декларации в течение 10 дней после даты, утвержденной для сдачи отчетности, налоговый орган вправе приостановить операции по расчетным счетам налогоплательщика (п. 3 ст. 76 НК РФ).

«Несчастные» взносы остаются в ведении ФСС. В связи с этим обязанность предоставления страхователем расчетов по травматизму сохраняется.

С новой ведомостью по травматизму можно ознакомиться в публикации «Появилась новая форма по взносам "на травматизм"».

Итоги

Бумажную форму расчета 4-ФСС можно предоставить лично, через уполномоченного представителя или посредством почтового отправления. В случае отправки ведомости 4-ФСС в территориальный орган фонда почтой необходимо оформить опись вложения. Датой сдачи расчета будет считаться дата отправки письма, указанная на оттиске штампа, проставляемого работниками почты на описи (дата отправки, зафиксированная в платежной квитанции). 

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения