Исходный ФЗ-1 и режим для обмена электронными документами
Действующее законодательство предоставляет возможность физическим и юридическим лицам обмениваться электронными документами.
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ). Для придания юридической силы электронный документ должен быть заверен электронно-цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.
Закон предусматривает защиту информации в виде коммерческой тайны.
Федеральный закон об ЭЦП дает следующее определение электронной подписи: электронная форма информации, присоединенная к другой информации (подписываемому документу) или связанная с ней иным образом, которая используется для определения уполномоченного лица, подписавшего документ.
Обмен документами в электронной форме позволяет одновременно решить проблемы:
- замедленного процесса документообмена в бумажном формате;
- необходимости затрат на перемещение бумаг;
- приобретения канцтоваров и хранения объемных бумажных архивов;
- утраты бумажного документа, потери его физических и информационных свойств с течением времени и т. д.
Возможность электронного документообмена у участников появилась в 2002 году с принятием закона об электронной цифровой подписи № 1-ФЗ от 10.01.2002. С тех пор электронный документ, заверенный ЭЦП, равнозначен бумажному варианту, подписанному уполномоченным сотрудником собственноручно.
ВНИМАНИЕ! С 08.04.2011 действует закон об электронной подписи № 63-ФЗ от 06.04.2011, который регламентирует алгоритм получения и использования ЭЦП участниками электронного документооборота (ЭДО). Пунктом 2 ст. 20 закона № 63-ФЗ признается утратившим силу закон об ЭЦП № 1-ФЗ.
Закон об электронной цифровой подписи № 63-ФЗ описывает алгоритм работы удостоверяющих центров, у которых участники ЭДО должны получать ключи электронной подписи.
ЭДО может быть организован:
- внутри фирмы между сотрудниками;
- между сторонами договора (как юридическими, так и физлицами) при обмене договорами (ст. 434 ГК РФ) и любыми корректно оформленными первичными документами, подписанными ЭЦП (п. 5 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
Подробности в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
- между налогоплательщиком и фискальными органами для отправки деклараций и необходимых документов в органы ФНС (п.2 ст. 93 НК РФ) и СФР.
Цифровой подписью также подписываются заявки о закупках товаров или услуг и проведении торгов бюджетными организациями, государственными корпорациями, некоторыми коммунальными предприятиями и иными юрлицами, поименованными в законе «О закупках товаров, услуг отдельными видами юрлиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ.
Читайте о видах ЭЦП, подходящих для юридического лица.
Виды и юридическая сила ЭЦП
ФЗ № 63 - федеральный закон об электронной цифровой подписи — подразделяет ЭЦП по видам:
Простая ЭЦП — алгоритм, состоящий из определенной последовательности кодов и паролей, который подтверждает факт подписания электронного документа определенным лицом.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП — подпись, полученная после криптографического шифрования данных, которая позволяет идентифицировать:
- лицо, подписавшее документ;
- факт внесения изменений в документ после подписания.
И создается при этом с использованием специальных программных средств.
Усиленная квалифицированная ЭЦП — подпись, обладающая всеми свойствами неквалифицированной ЭЦП, ключ подтверждения которой указан в сертификате.
В каких ситуациях следует пользоваться квалифицированной версией подписи, объясняется в материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».
Простая и усиленная неквалифицированные ЭЦП соответствуют автографу подписывающего лица на бумажном носителе, а усиленная квалифицированная — подписи и печати фирмы-заверителя электронного документа (пп. 2, 3 ст. 6 закона № 63-ФЗ об электронной цифровой подписи).
Федеральный закон № 63-ФЗ — последняя редакция
В закон РФ об электронной цифровой подписи изменения вносились несколько раз. Последняя редакция закона о цифровой подписи была утверждена законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ (вступила в силу с 01.09.2023).
Ознакомиться с редакцией 63-ФЗ о цифровой подписи, действующей в 2023 году, а также скачать ее можно у нас на сайте по ссылке ниже:
Скачать текст закона бесплатно
Закупка товаров отдельными юрлицами регулируется законом № 223-ФЗ
Госкорпорации, госкомпании, коммунальные службы-монополисты и другие юрлица, перечень которых утвержден в ст. 3 закона «О закупках товаров и услуг отдельными юрлицами» от 18.07.2011 № 223-ФЗ, обязаны до 1 февраля каждого года формировать план закупок товаров и услуг на текущий год и выкладывать информацию о планируемых закупках стоимостью более 100 000 руб. в единой информационной системе, а также на иных интернет-площадках, например на сайте компании-заказчика. Но прежде чем разместить заявку, заказчику следует пройти регистрацию в единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Для этого необходимо получить квалифицированную ЭЦП в сертифицированном удостоверяющем центре. Если же торги или аукционы проводятся на сайте заказчика, то допускается использование неквалифицированной ЭЦП. Какую именно подпись использовать — зависит от требований выбранной площадки, с которыми можно ознакомиться на самом ресурсе. Если компания размещает заявки на нескольких площадках, то для каждой из них следует приобрести свой сертификат или же воспользоваться универсальной подписью, которая будет содержать и квалифицированную, и неквалифицированную подпись в своем составе.
Эксперты КонсультантПлюс подробно рассказали об организации закупок по Закону № 223-ФЗ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к публикации на данную тему.
Подписание контракта электронной подписью по закону № 44-ФЗ
Для закупки товаров и услуг на муниципальные и госнужды бюджетные организации обязаны вносить в единую информационную систему (ЕИС) планы, графики закупок, заявки на проведение аукционов, контракты с выигравшими поставщиками и т. д. согласно нормам закона «О контрактной системе в сфере закупок» от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Все документы, размещаемые на электронной площадке, должны быть подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП. Электронная подпись по 44-ФЗ, а также ключи и сертификаты к ней выдаются в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).
В течение 5 дней после размещения проекта контракта заказчиком победитель, выигравший тендер, подписывает проект контракта с помощью ЭЦП.В случае появления разногласий по контракту стороны могут составить протокол разногласий и обменяться им в формате ЭДО. После согласования разногласий по контракту заказчик размещает на электронной площадке утвержденный контракт и подписывает его своей ЭЦП. С этого дня контракт считается заключенным.
Законом предусмотрен порядок ведения раздельного учета затрат по государственным контрактам.
Итоги
Единого закона об использовании ЭЦП с описанием всех возможных документов и сделок в РФ нет. Алгоритм получения и использования ключей ЭЦП описывает федеральный закон об электронной цифровой подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Порядок использования ЭЦП различными организациями при подписании деклараций, первичной документации, контрактов и т. д. закреплен в соответствующих законодательных актах.