Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С момента начала повсеместного применения электронных больничных в 2022-2023 годах работа кадровиков заметно упростилась. В их функции более не входит заполнение листка нетрудоспособности. Данный документ составляет медучреждение. О том, что на работника оформлен больничный, работодатель узнает из Личного кабинета страхователя (подп. «а» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010). При получении после закрытия больничного листка запроса из ФСС — предоставляет через личный кабинет недостающие сведения для оформления работнику выплаты (п. 22 Правил).

Узнайте больше о новшествах при оформлении больничного с 2022 года из специального материала.

Отметим, что есть узкая категория работников, по которым составление бумажного больничного всё же возможно. Это лица, сведения о которых составляют государственную тайну, и граждане, в отношении которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Но обычный частный работодатель крайне редко нанимает таких работников.

ВАЖНО! От работника не требуется согласия на оформление электронного больничного (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).

Эксперты «КонсультантПлюс» пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Как работает электронный больничный лист

Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

• Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле «Электронная медицинская карта»).
• Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
• Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, ФСС и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.

Таким образом, не нужно требовать от работника предъявления номера электронного больничного.

В некоторых случаях больничный листок не может быть выдан гражданину. Узнайте больше в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.

Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?

С 2022 года работодатели по общему правилу не имеют возможности выбирать схему работы с листками нетрудоспособности: во всех случаях задействуется электронная.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Применение инновационной системы электронных больничных не избавляет работодателя от необходимости хранения больничных. Они считаются документами налогового учета. Поэтому, если на предприятии имеются старые бумажные больничные листки, их необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Не забываем, что с 2021 года все регионы перешли на пилотный проект ФСС. То есть работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает ФСС напрямую сотруднику. Для этого в фонд при необходимости направляется пакет документов на выплату пособия.

Как правильно это сделать, узнайте в «КонсультантПлюс». Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа с 2022 года не регламентируются никакими федеральными нормативными актами.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

• Изучить содержание электронного листка нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на Портале госуслуг.
• После входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи.
• На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф.И.О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
• При получении от фонда уведомления необходимо отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
• Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

Некоторые аспекты применения электронных больничных разъяснил Минтруд России. Переходите по ссылке и смотрите подробности.

Главная задача работодателя теперь, когда работа с больничными листками значительно упрощена, — корректно рассчитать и выплатить в установленный срок пособие (в той части, которая начисляется за счет работодателя). Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили материал, который поможет вам эффективно решить данные задачи. Получите бесплатный пробный доступ к нему.

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, рассказывается в материале «Несчастный случай на производстве - действия работодателя».

Итоги

Электронный больничный обязателен с 2022 года. В рамках ведения электронного документооборота между медучреждением, работодателем и ФСС кадровикам и бухгалтерам более не требуется заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Тем не менее каждая компания должна зарегистрироваться на Портале госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов в установленном порядке. Работодатель через личный кабинет направляет в ФСС недостающие сведения. Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.