Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.
Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете здесь. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.
Какие документы оформить на отпуск по уходу за ребенком до трех лет внешнему совместителю, узнайте в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Документы по оформлению отпуска: уведомление
Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):
- Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:
«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 11.07.2024 по 24.07.2024. Согласно графику отпусков от 15.12.2023 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».
- Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
- Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
- Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.
Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании поданного работодателю заявления.
Подробнее об этом читайте:
Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):
- Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете здесь.
- Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте тут.
Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.
Обратите внимание! Согласно письму Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487 ведение личных карточек в настоящее время не является обязательным, однако работодатели по-прежнему их оформляют для удобства кадрового учета.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, и если работодатель не против, то издается соответствующий приказ.
Подробнее читайте в статье «Как оформить перенос отпуска по желанию работника».
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продлевается на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.
В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.
Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Итоги
Стандартная схема документооборота по отпускам такова:
- в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
- за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
- не менее чем за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
- во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.
Но от нее могут быть отступления.
Если в компании совсем не велись и не издавались приказы об отпусках, все сотрудники просто писали заявления на отпуск, согласовывали с руководством и сотрудники уходили в отпуска, а приказы по УФ Т-6 не делались и соответственно не было никакого Графика отпусков. Как быть, как поступить, с чего начать? Хочется навести порядок.
Что касается гарфика отпусков, то это обязательный документ. Составьте график отпусков на следующий год не позднее чем за 2 недели до окончания текущего года. Для начала соберите заявления с визами руководителя по уже предоставленным отпускам в отдельную папку в хронологическом порялке. Также можете начать издавать приказы о предоставлении отпусков по унифицированной или собственной произвольной форме.