Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Подписи в УПД являются обязательными элементами документа, без которых УПД может быть признан недействительным. Кто и как ставит подписи в УПД, расскажет этот материал.
Вам помогут документы и бланки:
Используйте наш конструктор:
Конструктор УПД

Назначение УПД

Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.

Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации. Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21.10.2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.

Больше об УПД читайте в материале «Универсальные передаточные документы».

Обязательные реквизиты УПД

Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:

  • Ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно ей первичный учетный документ, обязательный для фиксации факта финансово-хозяйственной деятельности, должен содержать такую информацию:
    • название документа;
    • дату составления;
    • название предприятия или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
    • содержание хозяйственной операции;
    • результат измерения операции в деньгах или в натуре, при этом должны быть указаны единицы измерения;
    • наименование должности того, кто совершил сделку (операцию) и отвечает за то, как она оформлена, либо, если за оформление отвечает другое отдельное лицо, то данные и этого другого лица;
    • подписи лиц и идентификационные данные лиц, названных в предыдущем подпункте.
  • Ст. 252, 313 НК РФ. В соответствии с ними для принятия к налоговому учету объектов, для целей расчетов по налогу на прибыль налогоплательщики обязываются подтверждать события хозяйственной деятельности первичными учетными документами (оформленными по законодательным требованиям).
  • Ст. 169 НК РФ. Указывает, что основанием для принятия к учету сумм НДС является счет-фактура. Учитывая письма ФНС в отношении УПД, можно считать, что УПД также может являться основанием для налогового учета по НДС, но только в том случае, если в нем содержатся все необходимые реквизиты счета-фактуры.

Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:

  • 1 — УПД применяется как комплект документов, в т. ч. как счет-фактура.
  • 2 — УПД применяется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые графы, относящиеся к счету-фактуре, могут не заполняться (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).

Может ли продавец  принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке.

Кем и как подписывается УПД

Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:

  • Руководителя организации (или индивидуального предпринимателя). Руководитель может передать свое право подписи уполномоченному лицу. Полномочия должны быть подтверждены отдельным внутренним актом организации — приказом либо доверенностью;

Порядок и образец оформления доверенности на право подписи УПД есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

  • Главного бухгалтера. При этом полномочия подписывать УПД тоже могут быть делегированы другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.

Об отношении чиновников Минфина к подписи в виде факсимиле узнайте по ссылке.

Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:

  • В строке 10 «Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал» должно расписаться лицо, фактически отгрузившее товар, либо лицо, фактически передающее от лица предприятия результаты работ, услуг или имущественных прав.
  • В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» должна стоять подпись того, в чьи обязанности вменен контроль за правильностью документального оформления события, отражаемого в УПД. Это может быть:
    • Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10. Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.
    • Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха. При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.
    • Иное лицо, назначенное внутренними распорядительными документами организации. Тогда в строке 13 должны присутствовать полностью: должность, Ф. И. О., подпись. Возможен вариант, когда за правильность регистрации и документирования определенного вида хозяйственных операций в организации отвечают несколько человек. Тогда допускается ввести в УПД дополнительные строки – например, 13а, чтобы все необходимые подписи присутствовали в документе.

Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила подписания УПД обеими  сторонами сделки:

Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация.

Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.

  • В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки. При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:
    • Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
    • Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст. 509 ГК РФ). В этом случае УПД в графе 15 подписывает представитель именно грузополучателя.
  • В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, определяемое аналогично тому, как это происходит у продавца. С той лишь разницей, что здесь участвует представитель покупателя. Также рассматривается вариант, что таких лиц может быть несколько, поэтому допускается введение дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты.

Образец приказа о переходе на УПД, см. в публикации «Составляем приказ о переходе на УПД - образец заполнения».

Печать в УПД

Печать в УПД не является обязательной. Это следует из п. 5 ст. 169 НК РФ (печать не перечислена в составе обязательных реквизитов счета-фактуры) и из содержания ст. 9 закона № 402-ФЗ (печати нет в списке необходимых реквизитов первичного документа).

Вместе с тем если стороны сделки, применяющие УПД, договорились о том, что документ будет заверен печатями с указанием полного наименования каждой из сторон, то можно не заполнять строки 14 и 19 УПД.

Еще о печати в первичных документах здесь: «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Итоги

Правила подписания УПД обусловлены сущностью универсального документа — в него включены подписи всех лиц, которые должны были бы подписывать подборку унифицированных документов при обычном оформлении сделки. Полномочия и обязанности по подписанию УПД должны быть утверждены на локальном уровне, сделать это предпочтительно на этапе перехода на УПД.

Добавить в закладки
Вопросы по этой теме
Если вы не нашли ответ, то задайте вопрос нашему профессиональному сообществу на форуме.
УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?
Ответ на вопрос - УПД 1 и УПД 2 чем отличаются? – достаточно прост. УПД 1 – это документ, который сочетает в себе счет-фактуру и первичный документ. УПД 2 – это только первичный...
Ваши вопросы
23 мая 2023 10:01
Постоянная ссылка
Случайно выяснилось, что грузополучатель (он же покупатель) свой и мой экземпляры УПД при приемке подписывает разными подписями. Мой экземпляр УПД возвращают мне только с подписью директора (в обеих графах), а в их экземпляре стоит только подпись кладовщика (тоже в обеих графах). Печать организации-получателя на обоих экземплярах одинаковая. Будут ли у меня с этим проблемы в случае встречной проверки?
Ответить
23 мая 2023 18:59
Постоянная ссылка
Я тоже с таким сталкивалась - и у нас есть покупатели, которые возвращают нам УПД с подписью директора, а в их экземпляре подписывается кладовщик. Насчёт проблем при встречной проверке, не могу сказать, это уже нужен опыт прохождения таких проверок. Когда мы подавали подобные документы в налоговую вопросов в принципе не возникало.
Ответить
21 апреля 2023 04:24
Постоянная ссылка
Добрый день!
Вопрос по подписанию УПД в стр.15., должен ли сотрудник подписывать документ, когда забирает груз от поставщика в Транспортную компанию?
Ответить
21 апреля 2023 16:10
Постоянная ссылка
Если УПД выполняет функцию первичного документа, да обязан, подтвердив таким образом приемку груза.
Ответить
22 апреля 2023 05:18
Постоянная ссылка
А если доверенность водителю выписана на Транспортную компанию, а не на поставщика, который отправил этот груз?
Ответить
25 апреля 2022 13:23
Постоянная ссылка
Добрый день!
А если покупатель ставит подпись в 18 строке, но не ставит в 15. Можно ли так оставить документ или нужно, чтобы в 15 графе тоже стояла подпись?
Ответить
26 апреля 2022 12:44
Постоянная ссылка
В графе 15 ставится отметка о принятии груза (товаров, работ, услуг). Я всегда прошу, чтобы там расписывался представитель покупателя, ведь как мне кажется, подпись в данной графе важна.
Ответить
10 января 2022 14:29
Постоянная ссылка
УПД Статус 1.
Имеет ли право водитель ставить подпись, если у него есть оригинальная печать фирмы, но нет доверенности или приказа?
Ответить
28 февраля 2023 16:14
Постоянная ссылка
Действовать без доверенности может только лицо, указанное в учредительных док-тах (уставе). Печать никакими полномочиями не наделяет. Водитель не имеет право подписывать док-ты без доверенности, а тем более при получении товара у третьих лиц.
Ответить
11 января 2022 13:55
Постоянная ссылка
Вы не уточнили, где водитель хочет расписаться: за руководителя и главного бухгалтера или в получении груза. В первом случае, конечно, же должен быть приказ или доверенность. В противном случае у покупателя возникнут проблемы с вычетом, поскольку лицо не уполномочено на подписание документов. А во втором - у нас так делается постоянно, водителям дают печать и они забирают товар с нашего склада без доверенности. Но насколько это правильно или не правильно, не скажу. Попробуйте обратиться со своим вопросом к специалистам нашего форума Я сама с удовольствием почитаю их ответы)
Ответить
11 января 2022 14:34
Постоянная ссылка
Как раз второй случай. Спасибо за ссылку)
Ответить
9 декабря 2021 12:52
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите, пожалуйста, если у индивидуального предпринимателя в штате есть главный бухгалтер, он должен подписывать УПД от лица поставщика в строке "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" или достаточно подписи индивидуального предпринимателя?
Ответить
10 декабря 2021 13:32
Постоянная ссылка
Ну вообще, если главный бухгалтер присутствует и после подписи в счете-фактуре или УПД стоит расшифровка с его фамилией, то как мне кажется, именно он и должен расписываться в документах.
Ответить
7 декабря 2021 12:51
Постоянная ссылка
Добрый день!
К нам пришел УПД со статусом 2. С ним доверенность, что Сидоров имеет право подписи на упд, актах, с/ф. В УПД он поставил подпись в строке 13, там же идет расшифровка, что она за ген.директора по дов-сти подписывает. А в 10 стр. он поставил только подпись, без указания должности и расшифровки. Правомерно ли это?
Ответить
7 декабря 2021 15:14
Постоянная ссылка
А что именно неправомерно? Попросите его, чтобы он указывал должность и расшифровку, если Вас это сильно смущает. У нас самих, если честно, в строке 10 не выходит должность и расшифровка. Пока никто не обращался за исправлениями... Я, конечно, не говорю, что мы правильно делаем, но организации-то проверяют, а у нас покупателей - свыше 1000 субъектов хозяйствования.
Ответить
1 декабря 2021 23:11
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите, пожалуйста: УПД используется как передаточный документ(тип 2).Кладовщик подписался в строке 15 (товары принял), но не подписался в строке 18. Поставил печать. Я правильно понимаю, что это некорректно и мне нужно идти к контрагенту за подписью в 18 строке?
Или нужно просить доверенность, что он ответственный за оформление хоз.операций?
(т.к. подпись необязательна если для строк 15 и 18 человек совпадает)
Заранее благодарю
Ответить
13 декабря 2021 22:05
Постоянная ссылка
Попробую выразить свое мнение. Не буду утверждать, что оно на 100% верно. Когда покупатель приходит к Вам за товаром, то он расписывается в получении товара. Забирает второй экземпляр накладной и уже в его организации в строке 18 проставит свою подпись лицо, ответственное за факт совершения хозяйственной операции (например, руководитель). Это их документооборот. Поэтому отсутствие подписи в строке 18 в организации продавца я лично не считаю некорректным. Попробуйте узнать мнение других специалистов, обратившись на наш форум Возможно, кто-то из них выразит иную точку зрения.
Ответить
17 ноября 2021 06:52
Постоянная ссылка
Подскажите кто подписывает в графе 18 документ, если грузополучатель и покупатель не совпадают организации?
Ответить
17 ноября 2021 12:53
Постоянная ссылка
Меня тоже долго мучил этот вопрос)) Но я предполагаю, что там свою подпись должен проставить представитель покупателя, поскольку документ к учету передается в организации покупателя, а не грузополучателя. Именно покупатель отражает факт хозяйственной деятельности у себя в учете, формируя проводки по поступлению товаров. Вы можете также задать свой вопрос на нашем форуме, возможно, у кого-то из специалистов будет иное мнение по данному вопросу, отличное от моего.
Ответить
14 октября 2021 16:05
Постоянная ссылка
День добрый. Может ли менеджер по продажам подписывать УПД в графе №13 и быть ответственным за отпускные цены
Ответить
14 октября 2021 18:37
Постоянная ссылка
На кого возложите обязанности по подписанию УПД, тот и будет их подписывать. Возложение обязанностей обычно осуществляется с помощью приказа или доверенности. Насчёт ответственности за отпускные цены - здесь нужно смотреть должностные инструкции. Каждая организация этот вопрос решает самостоятельно.
Ответить
4 мая 2021 11:35
Постоянная ссылка
ген директор исполняет обязанности главного бухгалтера. Обязан ли он 2 раза подписывать электронную версию УПД или достаточно одной подписи?
Ответить
5 мая 2021 15:55
Постоянная ссылка
Я конечно, могу ошибаться, но думаю, что одного раза достаточно. На всякий случай попробуйте уточнить этот вопрос на нашем форуме Что на это ответят другие специалисты, согласятся со мной или выскажут иное мнение...
Ответить
26 февраля 2021 16:17
Постоянная ссылка
Добрый день! подскажите пожалуйста:
в УПД есть подписант ген.дир., т.к. в компании есть и директор, то подпись хотят ставить оба директора. возможно ли добавлять еще одну строку на подпись второго ген.дир-ра в УПД?
Ответить
27 февраля 2021 12:18
Постоянная ссылка
Выскажу свое мнение. Возможно, есть и другие. Форму УПД в части счета-фактуры изменять нельзя, это первичный налоговый документ. А вот в части товарной накладной жестких ограничений нет, поскольку первичные бухгалтерские документы предприятия могут разработать сами с учетом специфики своей деятельности, утвердить в учетной политике, а затем использовать для отражения хозяйственных операций.
Ответить
2 сентября 2019 09:33
Постоянная ссылка
можно ли УКД подписывать со стороны клиента по доверенности М-2?
Ответить
22 августа 2019 16:23
Постоянная ссылка
Интересно на основании какие нормативных документов вы написали раздел "Кем и как подписывается УПД"?
Ответить
Ваш вопрос
Отправить