Работодатель не всегда может удержать налог на доходы физических лиц сразу при выплате заработной платы сотруднику. Если работник получает материальную выгоду, которая облагается НДФЛ или заработная плата выдается в натуральном виде, работодатель не имеет возможности исполнить свои налоговые обязательства по удержанию налога.

В случае возникновения подобной ситуации, работодателю следует удержать начисленный налог на доходы с сотрудника при выплате денежных средств (пп. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ):

  • самому работнику - с любых доходов, подлежащих налогообложению,
  • по поручению сотрудника посторонним лицам

Перед работодателем может возникнуть вопрос: как поступить в ситуации, когда выплаты доходов не произведены или величина доходов меньше, чем неуплаченный налог?

В этом случае работодатель должен сообщить сотруднику и в налоговую инспекцию о том, что у него отсутствует возможность удержать НДФЛ. Сделать это нужно в срок не позднее 30 дней с того дня, когда закончится соответствующий налоговый период (пп. 2 п. 3 ст. 24, п. 5 ст. 226 НК РФ). Подается такое сообщение в виде формы 2-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

См. подробнее материал "Не удержали НДФЛ? Сообщите об этом"

На этом налоговые обязательства работодателя по удержанию налога заканчиваются. С этого момента обязанность по уплате налога переходит к сотруднику или физическому лицу, получившему доход (Письма Минфина России от 12.03.2013 N 03-04-06/7337, от 17.11.2010 N 03-04-08/8-258 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 02.12.2010 N ШС-37-3/16768@), ФНС России от 26.10.2012 N ЕД-4-3/18174@).

 

Пример:

Выходя на пенсию в марте 2014 года и увольняясь по этой причине из ООО «Сигма», С. П. Зайцев получил от компании в подарок ноутбук стоимостью 35 000 рублей. Такая операция означает, что бывший работник получил доход. Правда, не в полной сумме, а за вычетом 4000 рублей, которые не облагаются налогом согласно п. 28 ст. 217 НК РФ.

Сумма налога, которую работодатель решил отложить до получения Зайцевым денежных доходов, составила (35 000 – 4000)*13% = 4030 руб.

В августе 2014 года Зайцев передавал свой опыт работникам ООО «Сигма», причем эта деятельность была оформлена договором как консультационные услуги. В результате ему был выплачен доход, из которого было удержано 2700 рублей в счет НДФЛ с подарка.

По окончанию налогового периода (2014 года) 16 января 2015 года организация направляет в налоговую инспекцию и Зайцеву С. П. уведомление о невозможности удержания оставшейся суммы НДФЛ. Размер ее составляет 4030 – 2700 = 1330 рублей.  

 

ФНС в письме ФНС России от 16.07.2012 N ЕД-4-3/11637@ указывает при этом, что налоговый агент должен сообщить о невозможности взимания НДФЛ даже в случае, если положенный срок был пропущен.

 

Ответственность за непредставление сообщения

Организация, не представившая сообщение о сумме налога и невозможности его удержания, может быть привлечена к ответственности лишь по пункту 1 статьи 126 НК. Санкция такова: штраф величиной 200 рублей за каждый документ, который так и не был представлен.

Подробнее об ответственности см. в нашем материале «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?»