6-НДФЛ за год может включать разные типы отчетных данных в зависимости от сроков получения физлицами доходов и появления оснований для обложения таких доходов налогом. Изучим то, как может выглядеть расчет налогового агента в разных ситуациях.

 

Заполнение раздела 1 отчета 6-НДФЛ: общие моменты

Заполнение раздела 2: общие моменты

Заполнение отчета 6-НДФЛ: основные сценарии работы с формой

Доход и налог в одном месяце: заполняем 6-НДФЛ

Доход и налог в разные месяцы одного периода: заполняем 6-НДФЛ

Доход и налог в разные кварталы: как отразить операции в 6-НДФЛ?

Как заполняется 6-НДФЛ при задержке зарплаты в пределах квартала?

Длительная задержка зарплаты: как заполнить 6-НДФЛ?

Как проверить форму 6-НДФЛ?

Как соотносятся 6-НДФЛ и 2-НДФЛ?

Итоги

 

Заполнение раздела 1 отчета 6-НДФЛ: общие моменты

При заполнении раздела 1 формы, о которой идет речь, нужно иметь в виду, что:

1. Раздел 1 всегда формируется нарастающей суммой с начала года - 6-НДФЛ за 4 квартал, таким образом, будет отражать данные по расчету за все предыдущие периоды.

2. Для каждой ставки налога оформляется отдельный экземпляр раздела 1. Но в полях 060–090 отражаются сведения по всем ставкам суммарно. Даты выплат по доходу, удержаний и перечислений налога при определении показателей в указанных полях значения не имеют.

3. Показатели в разделе 1 приводятся по всем получателям платежа суммарно (с учетом требования по раздельному отображению разных ставок по платежу).

4. В поле 050 показывается сумма аванса по иностранному патенту, которая уплачена самим работником. На нее налоговый агент вправе уменьшить налог.

Подробности см. здесь.

5. В поле 060 приводится количество физлиц, получавших облагаемые налогом выплаты, вне зависимости от количества заключенных с агентом трудовых договоров (и иных правоустанавливающих соглашений).

6. В поле 080 показывается налог, не удержанный лишь по причине невозможности его удержания, а не по причине переноса удержания на другие отчетные периоды (письмо ФНС РФ от 19.07.2016 № БС-4-11/12975). Как вариант — при выплате дохода в натуральном виде и отсутствии каких-либо способов удержать налог с денежных выплат впоследствии.

7. В поле 090 отражаются суммы, возвращенные налоговым агентом в порядке, определенном ст. 231 НК РФ.

Узнать больше о таком порядке вы можете в статье «Ст. 231 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Заполнение раздела 2: общие моменты

При работе с разделом 2 следует учитывать, что:

1. В случае если даты получения выплат, удержания и перечисления налога по одному физлицу совпадают с такими датами по другому физлицу, то показатели по обоим получателям дохода суммируются и отражаются в одном блоке полей 100–140 раздела 2.

2. Дату получения выплат следует определять в соответствии со ст. 223 НК РФ. В случае с зарплатой по действующему трудовому договору это будет конец месяца, за который начислена компенсация за труд (как оклад, так и премии и надбавки).

3. Фактически полученный доход, фиксируемый в поле 130, указывается вместе с НДФЛ, а сам налог — отдельно в поле 140.

4. Если налог по выплате не удержан (в силу невозможности его удержать) либо полностью заменен налоговым вычетом, то в полях 110 и 120 проставляются нули — в формате 00.00.0000, а в поле 140 проставляется 0. Фиксируются дата получения и сумма фактического дохода.

Узнать больше об особенностях работы с разделом 2 расчета 6-НДФЛ вы можете в статье «Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ?».

5. Если по разделу 1 данные фиксируются нарастающей суммой (то есть когда в форме 6-НДФЛ за год налоговый период отражается полностью), то в разделе 2 предполагается указание данных только за 3 последних месяца, что входят в отчетный период.

Заполнение отчета 6-НДФЛ: основные сценарии работы с формой

Работа с рассматриваемым отчетом возможна по следующим основным сценариям:

1. Когда выплата налогооблагаемого дохода, удержание и уплата налога с него произошли в одном месяце.

Можно сказать, что данный сценарий — самый общий и наблюдается:

  • при выплате дивидендов, отпускных, больничных —  в большинстве случаев;
  • при перечислении зарплаты по трудовому договору — в качестве правила (на практике имеющего регулярно встречаемые исключения).

2. Когда выплата дохода произведена в одном месяце, а удержание и уплата налога — в одном из следующих месяцев того же квартала.

Такой сценарий чаще всего наблюдается, если доход представлен зарплатой, перечисленной в качестве аванса. Дело в том, что налог с зарплаты удерживается при условии, что к тому моменту она признана доходом, то есть не ранее последнего дня месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Поскольку после выдачи зарплаты за 1-ю половину месяц удержать налог не с чего — нужно ждать следующей ближайшей выплаты. С учетом требования по выдаче зарплаты каждые полмесяца такая выплата должна быть уже в месяце, следующем за тем, в котором выдавался аванс.

3. Когда доход признается полученным в одном квартале (месяце), а выплачивается в другом (как и удерживается налог).

Это возможно, если:

  • человеку была назначена премия за результаты работы в более раннем относительно отражаемого в форме 6-НДФЛ периоде - за годы, месяцы труда, предшествующие отчетному периоду;
  • работодатель выплатил зарплату с опозданием.

Изучим, как при указанных сценариях заполняется расчет.

Доход и налог в одном месяце: заполняем 6-НДФЛ

Исходные данные: доход, представленный отпускными в размере 30 000 рублей, выплачен сотруднику-резиденту 17.10.2017. В этом случае:

  • налог должен быть удержан 17.10.2017;
  • налог должен быть перечислен 31.10.2017.

В расчете 6-НДФЛ за год будут заполнены:

1. В разделе 1:

  • поле 020 (30 000 рублей);
  • поле 040 (3 900 рублей);
  • поле 070 (3 900 рублей).

2. В разделе 2:

  • в полях 100, 110 — 17.10.2017;
  • в поле 120 — 31.10.2017;
  • в поле 130 — 30 000 рублей;
  • в поле 140 — 3 900 рублей.

Рассмотренный сценарий заполнения отчета 6-НДФЛ за год — самый общий. На практике он может дополняться более сложными схемами работы с документом — например, когда доход появляется в один месяц отчетного периода, а налог удерживается с него в другом месяце соответствующего периода.

Доход и налог в разные месяцы одного периода: заполняем 6-НДФЛ

Исходные данные: доход, представленный зарплатой за октябрь в виде аванса в размере 30 000 рублей, перечислен сотруднику 17.10.2017.

В этом случае налог с зарплаты за 1-ю половину месяца будет удержан только при выплате второй части зарплаты ( по итогам месяца). Условимся, что она произведена 02.11.2017 в размере 15 000 рублей.

Таким образом, налог с зарплаты за 1 половину месяца должен быть уплачен 03.11.2017 (одновременно будет уплачен и налог со второй части зарплаты).

В этом случае в форме за 4 квартал будут заполнены:

1. В разделе 1: поля 020 (указывается общий доход — 45 000 рублей), 040, 070 (указывается исчисленный и удержанный налог с обеих частей зарплаты — 5 850 рублей).

2. В разделе 2:

  • поле 100 — 31.10.2017 (дата признания всей зарплаты начисленным доходом за октябрь);
  • поле 110 — 02.11.2017 (дата удержания со второй части зарплаты «своего» НДФЛ и налога с аванса);
  • поле 120 — 03.11.2017 (налог со всей зарплаты уплачен);
  • поле 130 — 45 000 рублей;
  • поле 140 — 5 850 рублей.

Таким образом, с точки зрения налогового учета обе части зарплаты рассматриваются как одна, признаваемая в качестве дохода 31.10.2017.

Возможен сценарий, при котором начисление (выплата) налогооблагаемого дохода и удержание налога осуществляются в разные кварталы. Соответственно, предполагается отражение каждой операции в отдельной форме расчета. Изучим подробнее, как это можно сделать.

Доход и налог в разные кварталы: как отразить операции в 6-НДФЛ?

Исходные данные: доход, представленный премией за результаты работы в сентябре в сумме 30 000 рублей, выплачен 17.12.2017. Данная премия является составной частью труда и предусмотрена трудовым договором.

В этом случае:

  • доход признается полученным 30.09.2017;
  • налог удерживается в момент выплаты дохода;
  • налог перечисляется на следующий день после выплаты дохода.

Очевидно, что указанные операции распределены по 2 отчетным периодам — 9 месяцам и году. Таким образом, данные о премии фиксируются в декларациях за оба отчетных периода.

В первой — за 9 месяцев 2017 года:

  • в разделе 1 будут заполнены поля 020 и 040, отражающие тот факт, что доход получен и налог с него исчислен;
  • в разделе 2 ничего в части премии указано не будет, поскольку она еще не выплачена и налог с нее не удержан.

Во второй — за 2017 год:

1. В разделе 1 при расчете показателя по полю 070 будет учтена сумма удержанного налога с премии.

2. В разделе 2 будут заполнены (письмо ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18391):

  • поле 100 — 30.09.2017;
  • поле 110 — 17.12.2017;
  • поле 120 — 18.12.2017;
  • поле 130 — 30 000 рублей;
  • поле 140 — 3 900 рублей.

Возможна ситуация, при которой «расстояние» между моментом начисления дохода и его выплатой (и последующим налогообложением) будет укладываться в квартал. Рассмотрим особенности отражения операций, которые характеризуют подобные сценарии, на примере ситуации с задержкой зарплаты.

Как заполняется 6-НДФЛ при задержке зарплаты в пределах квартала?

Исходные данные: доход в виде зарплаты — 30 000 рублей, начислен работнику за ноябрь 2017 года. Фактически зарплата выплачена 17.12.2017.

В этом случае:

  • доход будет признан на конец ноября 2017 года;
  • налог будет удержан в день выплаты долга по зарплате (п. 4 ст. 226 НК РФ);
  • налог будет перечислен на следующий день после выплаты долга.

Таким образом, в форме за 1 квартал будут отражены:

1. В полях 020, 040, 070 раздела 1 — сведения о начисленном доходе, исчисленном налоге, удержанном налоге.

2. В разделе 2:

  • в поле 100 — 30.11.2017;
  • в поле 110 — 17.12.2017;
  • в поле 120 — 18.12.2017;
  • в поле 130 — 30 000 рублей;
  • в поле 140 — 3 900 рублей.

Другой вопрос — длительная задержка зарплаты (на период, выходящий за пределы отчетного квартала).

Длительная задержка зарплаты: как заполнить 6-НДФЛ?

Если зарплата в отчетном квартале признана задержанной и при этом не выплачена, то в форме расчета, составляемой по итогам соответствующего квартала, по задолженности заполняются только поля 020 и 040 раздела 1.

Но как только долг по зарплате выплачивается, то в форме по отчетному периоду, в котором это произошло, заполняются:

  • поле 070 раздела 1 — с учетом суммы налога, удержанного по факту выплаты долга;
  • все поля в блоке 100–140 раздела 2 — с отражением дат фактического погашения долга, удержания и перечисления налога.

В целом логика при заполнении формы во всех вышеуказанных сценариях довольно проста: по разделу 1 отражаются любые доступные данные, в разделе 2 — только те, что образуют полноценный блок по полям 100–140.

Изучим теперь то, как проверить 6-НДФЛ за год или другой отчетный период доступными способами.

Как проверить форму 6-НДФЛ?

Проверить корректность заполнения рассматриваемой формы можно посредством применения контрольных соотношений показателей расчета. Задействуются они при проведении камеральных проверок расчетов 6-НДФЛ за год или отдельные отчетные периоды.

Узнать больше о таких камеральных проверках вы можете в статье:

«Как проходит камеральная проверка отчета 6-НДФЛ?».

Правила проверки расчетов закрепляются специалистами ФНС во внутриведомственных актах. Отметим, что соотношения по форме 6-НДФЛ за годы ее применения пересматривались. Сейчас рекомендуемые соотношения закреплены в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Они подразделяются:

  • на внутридокументные (используются для оценки корректности суммовых и иных числовых показателей, отраженных налогоплательщиком в расчете);
  • на междокументные (используются при сверке данных по форме 6-НДФЛ и другими источниками, находящимися в распоряжении ФНС).

Ознакомиться с контрольными соотношениями, о которых идет речь, вы можете в статье «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».

В числе тех документов, с которыми данные по рассматриваемой форме могут сопоставляться налоговиками, — справки 2-НДФЛ. Полезно будет рассмотреть то, как соотносятся показатели в обоих документах.

Как соотносятся 6-НДФЛ и 2-НДФЛ?

Оба рассматриваемых документа во многом схожи, поскольку и там, и там отражаются сведения о выплатах физлицам от налогового агента. Схожи и некоторые принципы заполнения документов, например:

  • в справке 2-НДФЛ и разделе 2 формы 6-НДФЛ отражаются данные только по выплаченным доходам;
  • в обоих документах приводится единообразный перечень сведений (об общем доходе физлица, о налоговых вычетах, исчисленном и удержанном налоге либо не удержанном, об авансовых платежах при патенте).

Но и принципиальных различий между документами много:

  • справка 2-НДФЛ в отличие от формы 6-НДФЛ не предоставляется в ФНС по итогам кварталов;
  • в справке 2-НДФЛ отражаются данные только по 1 сотруднику (при составлении формы 6-НДФЛ это возможно лишь в частных случаях);
  • в справке 2-НДФЛ доходы отражаются в привязке к месяцу и году, а в форме 6-НДФЛ — в привязке к конкретной дате их выплаты и отчетному периоду (который при этом может соответствовать налоговому году).

Так или иначе, оба документа - 2-НДФЛ и 6-НДФЛ - за год или иной период могут взаимно использоваться как вспомогательные источники данных при проверке корректности как первого, так и второго документа. Использовать их таким способом могут и налоговики, и налогоплательщики.

Итоги

Расчеты, отражаемые в форме 6-НДФЛ, могут осуществляться по-разному, в зависимости от того, в какие периоды относительно друг друга произведены выплаты и удержаны налоги. От таких сценариев зависит и структура расчета, предоставляемого в ФНС. Полученный от налогового агента расчет налоговики будут проверять с применением внутриведомственных соотношений показателей, отражаемых в документе.

Узнать больше об особенностях работы с формой 6-НДФЛ вы можете в статьях: