Не удерживать НДФЛ с расходов, которые вы возмещаете работнику, трудящемуся дистанционно, можно при двух условиях:

  • расходы возникают в связи с выполнением им трудовых обязанностей;
  • это зафиксировано в трудовом договоре о дистанционной работе.

В таком случае возмещение является компенсацией, не облагаемой НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Это следует из Письма Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014, где разъясняется вопрос о возмещении затарт по подключению дистанционщика к сети Интернет.

О том, куда перечислять налог с доходов такого работника, см. «Куда платить НДФЛ с доходов «дистанционных» работников».