Можно ли оплатить представительские расходы зачетом?

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Можно ли оплатить представительские расходы зачетом? — ответ на этот вопрос вы найдете ниже. Мы расскажем, что относится к представительским расходам, по каким правилам их следует учитывать, и покажем на примере, как оплатить такие расходы зачетом.

 

Что относится к представительским расходам?

Документальное оформление представительских расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов

Оплата представительских расходов зачетом

Итоги

 

Что относится к представительским расходам?

Представительские расходы компании — траты на встречи с деловыми партнерами вне офиса фирмы. Перечень представительских расходов закрытый и указан в п. 2 ст. 264 НК РФ:

  • официальный прием и обслуживание представителей других фирм и собственных работников — сюда можно отнести банкеты, деловые ужины, фуршеты, конференции и аналогичные деловые мероприятия;
  • подвоз участников к месту проведения встречи;
  • услуги переводчиков, не состоящих в штате фирмы;
  • прием и обслуживание участников заседаний руководящего состава компании, независимо от места проведения.

Траты на иные мероприятия, к примеру развлекательного или оздоровительного характера, нельзя относить к представительским расходам (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: расходы на аренду помещения и подготовку и предоставление информации, связанной с проведением собрания руководителей юрлица, относятся не к представительским, а к внереализационным расходам организации (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ). А вот расходы на оформление зала для мероприятия нельзя отнести ни к представительским, ни к другим категориям расходов — на этом настаивает Минфин РФ в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176.

Учесть представительские расходы в налоговом учете компания может только в рамках лимита — максимум 4% от фонда оплаты труда за отчетный период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Для бухучета ограничений по списанию представительских расходов нет.

Документальное оформление представительских расходов

Бухгалтер принимает к учету представительские расходы при соблюдении критериев:

  • есть первичка, которая подтверждает понесенные расходы;
  • траты экономически оправданы.

К первичке можно отнести чеки, квитанции, БСО из заведений общепита, продуктовых магазинов, акты выполненных работ (по услугам переводчиков и транспортных фирм), ТОРГ-12, УПД, счета-фактуры, договоры. Также подтверждающими траты документами будут являться авансовые отчеты сотрудников, занимающихся закупкой товаров, необходимых для проведения мероприятия.

Подтверждают экономическую обоснованность представительских издержек:

Если деловая встреча проходила не с контрагентами компании либо переговоры о сотрудничестве не увенчались успехом — налоговики попытаются оспорить целесообразность списания представительских расходов. Чтобы подстраховаться, подготовьте письменное намерение о сотрудничестве в будущем либо зафиксируйте протокол проведения переговоров, подтверждающий, что беседа носила деловой характер, а договор не был заключен по объективным причинам. Минфин РФ разрешает списывать издержки на неудачные деловые переговоры — смотрите письмо от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897.

Образец оформления расходов на проведение деловых мероприятий вы найдете в материале «Как правильно оформить представительские расходы — пример».

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухучете представительские расходы, понесенные через подотчетника, признаются полностью без учета лимитов и относятся на счета учета затрат: на сч. 26 в производственной компании и на сч. 44 в торговой — в корреспонденции со сч. 71. НДС учитывается по дебету сч. 19 и кредиту сч. 71.

Если же фирма заключала с юрлицами и бизнесменами договор об организации делового мероприятия и оплачивала услуги с расчетного счета, то такие траты учитываются следующим образом:

Дт 26, 44 Кт 60, 76 — отражены расходы на проведение деловой встречи;

Дт 19 Кт 60,76 — учтен НДС.

Поскольку в налоговом учете нельзя признать полностью всю сумму представительских расходов, возникает вычитаемая временная разница и отложенный налоговый актив, как его отразить — читайте в статье «Бухгалтерский учет представительских расходов в 2016 году».

Оплата представительских расходов зачетом

Зачет обязательств можно провести только при одновременном выполнении ряда условий:

  • у организаций есть встречные требования друг к другу;
  • эти требования однородны — то есть у них одинаковый способ погашения и одна валюта расчетов;
  • срок исполнения встречных требований наступил, не был указан либо определяется моментом востребования (ст. 310 ГК РФ). Если срок исполнения встречного обязательства указан в договоре и еще не наступил, то зачет проводится по обоюдному согласию. При прочих условиях может быть зафиксировано заявление одной из сторон зачета.

Зачет может быть полным или частичным — в этом случае большая задолженность погашается на сумму наименьшей задолженности.

Нельзя проводить взаимозачет по обязательствам:

  • с истекшим сроком исковой давности;
  • связанным с возмещением ущерба здоровью или алиментов;
  • стороны, в отношении которой возбуждено уголовное дело о банкротстве (п. 14 информационного письма ВАС РФ от 29.12.2001 № 65).

Зачет представительских расходов возможен при соблюдении всех указанных выше условий.

Пример

ООО «Фантазия» (УСН) занимается производством продуктов питания и планирует провести деловую встречу с партнерами фирмы на территории кафе «Виктория» (ИП Скворцов И. В., ЕНВД). Кафе является покупателем продукции «Фантазии», задолженность кафе в пользу предприятия — 50 000 руб. Банкетное обслуживание мероприятия обойдется «Фантазии» в 75 000 руб. Поскольку встречные требования компаний однородны, а срок исполнения в договорах не указан, бухгалтер «Фантазии» предложил Скворцову зачесть долг по продуктам питания в счет оплаты банкетного обслуживания. В бухучете «Фантазии» на основании подписанного сторонами акта о взаимозачете будет сделана запись:

Дт 60 Кт 62 на сумму 50 000 руб. — задолженность ИП Скворцова И. В. погашена взаимозачетом.

Остаток трат на представительские расходы бухгалтер «Фантазии» учтет так:

Дт 26 Кт 60 на сумму 25 000 руб. — отражены представительские расходы по проведению банкета для деловых партнеров в кафе «Виктория»;

Дт 60 Кт 51 на сумму 25 000 руб. — перечислена оплата ИП Скворцову И. В. за банкетное обслуживание.

Подробнее о том, как учесть НДС при проведении зачета представительских расходов, читайте в статье «Как принять к вычету НДС при взаимозачете в 2014–2015 годах (нюансы)».

Итоги

Зачет представительских расходов происходит по тем же правилам, как и зачет иных обязательств компании. При учете представительских расходов для расчета налога на прибыль следует руководствоваться закрытым перечнем мероприятий из п. 2 ст. 264 НК РФ и нормативом списания представительских расходов.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения