Документальное оформление перелета командированного работника

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Перечень документов, подтверждающий перелет в командировку:

 

  1. Распечатка на бумажном носителе электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (маршрут-квитанции).
  2. Посадочный талон.

 См., например, Письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/19229.

См. также "Минфин напомнил, как подтвердить расходы на электронные авиабилеты".

Требования к оформлению маршрут-квитанции

 

Маршрут-квитанция является документом строгой отчетности в соответствии с п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 в редакции Приказа Минтранса России от 18.05.2010 N 117. Она имеет перечень обязательных реквизитов, предъявляемых к электронному пассажирскому билету, которые установлены  в п. п. 2 п. 1 Приложения к Приказу N 134. Эти реквизиты содержат необходимую и достаточную  информацию для принятия маршрут-квитанции в качестве первичного учетного документа. Отсутствие же в маршрут-квитанции хотя бы одного из обязательных реквизитов (например, цены билета), по мнению Минфина РФ, не позволяет признать этот документ основанием для признания расходов (Письмо Минфина России от 26.09.2012 N 03-07-11/398).

 

Посадочный талон

 

По мнению Минфина  и УФНС России, для подтверждения пребывания работника в командировке и принятия в расходы затрат на поездку авиатранспортом, посадочный талон должен иметь: фамилию и имя пассажира; указание маршрута и даты полета, а также, стоимость авиабилета (Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, Письма Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23, от 04.02.2009 N 03-03-07/3, от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476, УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 N 19-12/116256, от 07.07.2008 N 20-12/064113).

 

Если проездные документы утеряны

 

Посадочный талон может заменить:

  1. Справка транспортной организации с указанием:
    • фамилии, имени, отчества пассажира;
    • номера рейса и даты отправления;
    • времени окончания посадки на рейс;
    • номера выхода на посадку;
    • посадочного места на борту воздушного судна
  2. Дубликат проездного документа или копия экземпляра, которая остается у транспортной компании (Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Маршрут-квитанцию может заменить накладная, счет или счет-фактура продавца авиабилета (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 N 20-12/066864).

 

Документы, косвенно подтверждающие проезд в командировку

 

Министерство финансов и налоговые органы не отвергают и наличие других документов, косвенно подтверждающих пребывание работника в командировке. Но при этом, распечатка электронного билета и посадочный талон также должны быть представлены.

Такая позиция чиновников изложена в письмах:

  • Информационное письмо Минфина России от 26.08.2008;
  • Письма Минфина России от 04.02.2009 N 03-03-07/3; от 21.08.2008 N 03-03-06/1/476;
  • Письма УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 N 19-12/116256; от 07.07.2008 N 20-12/064113.

 

Авиабилет на иностранном языке

 

По мнению ФНС РФ, переводить реквизиты электронного авиабилета на русский язык нет необходимости, поскольку он имеет международную унифицированную форму документа (Письмо ФНС РФ от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@). Большинство реквизитов авиабилета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором, а фамилия и имя пассажира указываются транслитерацией - замещением кириллических символов на латинские. При заполнении авиабилета и багажной квитанции в форме покупонного автоматизированного оформления, утвержденной для гражданской авиации Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15, перевод реквизитов на русский язык не нужен.

Но, по мнению Минфина России, на русский язык нужно перевести: фамилию и имя пассажира; направление; номер рейса, дату вылета и стоимость авиабилета. В противном случае нужно заручиться справкой агентства перевозок с указанием необходимых реквизитов на русском языке (Письма Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-05/57 от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения