Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок ведения и заполнения кассовой книги - образец

Кассовая книга — документ, который в силу требований законодательства должны составлять юрлица, организующие оборот наличных денежных средств. Как правильно вести и заполнять кассовую книгу? Кто должен заполнять книгу обязательно? Как вести книгу на компьютере? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.
Вам помогут документы и бланки:

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в кассовый порядок внесены изменения. Так например, обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу.

Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

А об изменениях, действующих с 2017 года, читайте в статьях:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте здесь.

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Подробнее об этом читайте в статье «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?».

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Порядок ведения и заполнения кассовой книги - образец

Скачать кассовую книгу

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

О порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2020 - 2021 годах».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. здесь). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

  • вручную на готовых бланках;
  • на компьютере (с последующей распечаткой);
  • на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Далее мы рассмотрим нюансы задействования каждого из способов подробнее. Пока же изучим то, какова структура кассовой книги, и каким образом в ней заполняются поля.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец кассовой книги

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

  • лицевые (образец обложки или титула);
  • внутренние (страницы с 3 по 10);
  • завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

  • «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
  • «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
  • «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
  • «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
  • «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
  • «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
  • «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
  • «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
  • «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

  • кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
  • бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

  • главного бухгалтера;
  • руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

В конце смены кассир должен подсчитать все обороты по ПКО и РКО за день и зафиксировать их в кассовой книге, проставить в документе свою подпись, а затем отнести его вместе с ордерами бухгалтеру.

О санкциях за нарушение правил ведения операций по кассе читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в  кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

  • распечатать все страницы кассовой книги;
  • подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

  • защиту от несанкционированного доступа;
  • отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
  • защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Итоги

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
11 января 2024 15:33
Постоянная ссылка
ООО турфирма продала оыисное посещение.В банке получили деньги за дивидентв. кассовая книга нужна?
Ответить
12 января 2024 06:41
Постоянная ссылка
Вопрос непонятен, если расчеты были наличными и поступили в кассу, то нужна.
Ответить
19 января 2024 12:33
Постоянная ссылка
ООО турфирма на едином налоге 3 группа продала офисное помещение . Дивидентв получены корпоративной картой с расчетного счета в Банке. Нужна ли кассовая книга или достаточно того что заполняются данные в книге учета доходов и расходов.
Ответить
21 января 2024 10:41
Постоянная ссылка
Письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 "О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов" Б:
"Таким образом, индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения, индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого сельскохозяйственного налога, вправе не оформлять кассовые документы, а также не вести кассовую книгу."

Вы я так понимаю не ИП, но в Вашем случае движения наличных я не вижу, а следовательно и основания оформлять касовую книгу на эту операцию.
Ответить
30 декабря 2023 10:39
Постоянная ссылка
нужна ли кассовая книга ООО турфирме если оплата за путевки физлица оплачивают в банке на расчетныйсчет турфирмы.По корпоративной карте оплачиваем за мобильную чвязь
Ответить
9 января 2024 20:34
Постоянная ссылка
Нет не нужна, так как фактичнеского приема наличных не происходит. Однако кассовый чек выдавать нужно.
Ответить
23 ноября 2023 14:52
Постоянная ссылка
Надо ли заносить в кассовую книгу безналичные операции ?
Как их оприходовать?
Ответить
24 ноября 2023 06:48
Постоянная ссылка
Нет не нужно.
Ответить
31 июля 2023 20:34
Постоянная ссылка
Кассовая книга заполнялась на компьютере, все листы в конце года сброшюрованы и прошиты. Какую дату нужно ставить на последнем листе с "пломбой" ,подписью руководителя и бухгалтера - дату первого или последнего листа?
Ответить
17 апреля 2023 19:59
Постоянная ссылка
Определите последовательность действий кассира при ведении кассовой книги
А. в конце рабочего дня кассир подсчитать итоги операций за день;
Б.
В.
Г.
Д…

Помогите…)
Ответить
5 апреля 2023 12:18
Постоянная ссылка
Добрый день.
1. Во всех инструкциях прописано, что в кассовой книге нумерация должна быть сквозная, начиная с 1 страница, т.е. титульный лист будет за номером №1, далее идет 1-я страница где отражена выручка за 1-е число 1-го месяца ( т.е. лист №2 и т.п.) Правильно ли это?
Спасибо.
Ответить
5 апреля 2023 21:08
Постоянная ссылка
Нет, титульный лист не нумеруют
Ответить
26 января 2023 11:50
Постоянная ссылка
Добрый день, открывали кассу чтобы пробить чек коррекции, по факту никаких денежных движений не проходило. Какие ещё необходимо оформить отчётные документы в кассу помимо Z отчёта и нужны ли они вообще?
Спасибо
Ответить
27 января 2023 11:28
Постоянная ссылка
Даже Z отчет в натсоящее время не обязателен, достаточно закрыть смену по кассе в конце дня.
Ответить
23 ноября 2022 06:37
Постоянная ссылка
В кассовой книге мне не хватает листка чтобы закрыть месяц .могу ли оставить пустые страницы
, и начать в новом журнале?
Ответить
23 ноября 2022 09:08
Постоянная ссылка
Вопрос непонятен, переформулируйте его на форуме
Ответить
19 мая 2022 07:32
Постоянная ссылка
При выдачи з/платы по ведомости (списком), как расход оформлять в кассовой книге по этой ведомости (частично не получается про программе), в какой день списывать денежные средства ?
Ответить
19 мая 2022 08:11
Постоянная ссылка
Оформляется ли в организации платежная или расчетно-платежная ведомость, на выданную заработную плату необходимо оформить Расходный кассовый ордер (КО-2) (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).Им и оформляете, соответственно регистрируете в кассовой книге РКО. Ордер оформляется на всю сумму по ведомости, если он выписывается на группу работников указывается например "заработная плата за вторую половину мая 2022 года". Также он регистрируется в кассовой книге. Если остались вопросы, можете переадресовать их на форум
Ответить
20 апреля 2022 19:51
Постоянная ссылка
Поступила в кассу валюта и эти же днём выдана под отчёт. Нужен ли отдельный лист в кассовой книге или оформлять один для валютных и рублёвых операций
Ответить
21 апреля 2022 15:53
Постоянная ссылка
Все расчеты в бухгалтерском учете Вы должны вести в рублях. Т.е. поступила валюта, Вы обязаны пересчитать ее в рубли на дату осуществления хозяйственной операции. Выданную сумму Вы также пересчитываете в рубли. В бухгалтерском учете сумм в у.е., насколько я понимаю, быть не должно. Посмотрите эту статью Надеюсь, она Вам поможет
Ответить
18 февраля 2021 14:58
Постоянная ссылка
Здравствуйте , подскажите , при взносе наличных из кассы на счет в банке организации , нужно ли пробивать расход в чеке?
Ответить
8 февраля 2022 14:08
Постоянная ссылка
Нужно. Вы же изымаете средства из кассы.
Ответить
19 февраля 2021 09:48
Постоянная ссылка
Данная операция разве связана с расчетами? Вроде нет. Поэтому и чек пробивать нет необходимости
Ответить
20 октября 2020 13:11
Постоянная ссылка
Обязательно ли указывать количество документов (ПКО и РКО)
Ответить
11 января 2020 18:01
Постоянная ссылка
Я ИП без работников,у меня СНО--патент,надо ли мне вести кассовую книгу,Онлайн-касса есть
Ответить
17 декабря 2019 13:02
Постоянная ссылка
Кассовая книга закончилась, в новой книге номерация листов продолжается или начинается с первого?
Ответить
11 января 2021 15:43
Постоянная ссылка

Кассовая книга закончилась. В новой номерация продолжается или начинаетсч с первой?

Ответить
11 января 2021 16:07
Постоянная ссылка
Как хотите, можно начать заново, можно продолжить дальше, законом этот вопрос не урегулирован.
Ответить
28 сентября 2019 05:08
Постоянная ссылка
В кредитной потребительское кооперативе если срок договора закончился и пайщик оставляет эти же деньги на новый срок. Должен ли он подписать расходный кассовый ордер если деньги по факту на руки не выдавались, а просто остались, но приходно кассовый ордер был выдан новый? Когда возникает юридическая сторона, фактически подписав расходно-кассовый ордер пайщик несёт в дальшем ответственность за финансовое состояние кооператива
Ответить
22 марта 2019 10:22
Постоянная ссылка
на каждой страницы кассовой книги нужно ставить подпись в конце?где это прописано скажите пожалуйста?
Ответить
23 сентября 2018 10:04
Постоянная ссылка
Как часто нужно заводить кассовую книгу:по мере необходимости или новую каждый квартал или год?
Ответить
1 октября 2018 17:24
Постоянная ссылка

Кассовую книгу нужно заводить как минимум один раз в год. Если обороты по кассе большие, допускается делать это чаще: на квартал или на месяц. Периоличность нужно закрепить в учетной политике, положении о документообороте. 

Ответить
4 марта 2016 02:36
Постоянная ссылка
Гаражно Потребительским Кооперативам и Садовым Обществам она необходима ?
Ответить
9 марта 2016 17:14
Постоянная ссылка
Если в Кооперативе и Садовом обществе осуществляются операции с наличными денежными средствами (например, принимаются наличными членские взносы), то кассовая книга необходима.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить