Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все компании. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

 

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в подотчет денежных средств?

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет?

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает?

Итоги

 

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник не использовал все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат одновременно с представлением авансового отчета и подтверждающих произведенные расходы документов.

Возврат наличных должен быть осуществлен не позднее 3 дней с даты истечения срока, установленного для возврата авансовых сумм (п. 6.3 указания № 3210-У). Фактическая дата их возврата должна быть зафиксирована в заявлении на выдачу аванса, а также в других локальных актах компании.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичного подотчета его положения не применяются (в данном случае компании необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками самостоятельно).

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в подотчет денежных средств?

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет?

Действующие законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет компании. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить в корпоративных локальных документах возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании (или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении на выдачу авансовых сумм). Кроме того, для идентификации платежа сотруднику, осуществляющему перевод, необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных сумм, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает?

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О страховых взносах с выплат при увольнении см. статью «Причина увольнения не важна для освобождения от взносов».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен и в наличной, и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать в локальных актах компании.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения