Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской практике используется чаще, чем синтетический. Четкое понимание его назначения и умение оперировать информацией из регистрованалитического учета существенно облегчает работу бухгалтера. О подробностях читайте далее.

 

Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Как производится аналитический учет подотчетных расчетов

Регистры аналитического учета расчетов с подотчетными лицами — примеры

Итоги

 

Для чего нужен аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Предположим, что вы бухгалтер и директор запросил у вас информацию о текущей задолженности перед фирмой по выданным подотчетам. Причем информация нужна по каждому подотчетному лицу и желательно с указанием даты выдачи подотчета.

Хорошо, когда на фирме 1 подотчетное лицо, которое вовремя отчитывается по всем выданным под отчет денежным средствам. В этом случае вы просто выводите сальдо по сч. 71 на текущую дату и показываете директору.

А если подотчетных лиц много и не все вовремя отчитываются по подотчетам — что делать? Каждый раз доставать все расходные кассовые ордера, банковские выписки, авансовые отчеты и вручную выписывать информацию по подотчетам? Вот тут и приходит понимание необходимости аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, когда помимо простого сальдо (или оборота) по сч. 71 нужна еще и развернутая информация по нему:

  • Ф. И. О. подотчетных лиц;
  • даты и суммы выдачи подотчета;
  • способы выплаты подотчета: наличный (Дт 71 Кт 50) или безналичный (Дт 71 Кт 51, 52);
  • разъяснения по вопросам: когда, на что и в каком размере использован подотчет (Дт 10, 41, 20, 26, 44, … Кт 71).

Как производится аналитический учет расчетов по подотчетам

О том, как должен вестись аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами, немногословно сказано в Плане счетов, утвержденном приказом Минфина от 30.10.2000 № 94н.: «… ведется по каждой сумме, выданной под отчет».

Более подробных разъяснений нет. Поэтому каждый бухгалтер вправе самостоятельно устанавливать свой порядок ведения аналитического учета по сч. 71 исходя из специфики деятельности обслуживаемой фирмы.

Рассмотрим на простом примере тот вариант ведения аналитического учета по сч. 71, по итогам которого возможна наиболее полная развертка информации для анализа расчетов с подотчетными лицами.

Пример

Предположим, что в ООО «Иллюзион» на 01.10.2016 нет остатков по сч. 71.

В период с 01.10.2016 по 15.10.2016 зафиксированы следующие операции по подотчетам:

Иллюстрация 1

Иллюстрация 1

Информация за период 01.10.2016–15.10.2016 по подотчетам  в синтетическом учете будет выглядеть следующим образом:

Информация по счету

Сч. 71

Дт

Кт

Начальное сальдо

Оборот

206 060,00

151 120,00

Конечное сальдо

54 940,00

Чтобы эта информация была изложена более полно, параллельно с синтетическим учетом подотчетных сумм необходимо вести еще их аналитический учет. Изучим порядок формирования сведений для аналитического учета по подотчетам на примере получателя подотчетных средств Ильина И. И.

Выдача подотчета

При вводе информации о выдаче под отчет денежных средств надо указывать как можно больше той информации, которая в будущем позволит качественно проконтролировать состояние выданных подотчетных сумм. На илл. 2 показано, как это можно сделать при занесении сведений о подотчете в 1С.

Иллюстрация 2

Иллюстрация 2 

О том, как правильно оформить выдачу подотчета на карту сотрудника, читайте в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Авансовый отчет

Для аналитического учета использования подотчетных сумм в авансовом отчете, вводимом в 1С (или иную учетную программу), нужно наиболее четко и полно указать разъяснения по вопросам:  на что потрачены выданные подотчетные суммы и чем обоснованы произведенные траты.

Иллюстрация 3

Иллюстрация 3

Для наиболее раскрытого аналитического учета подотчетных сумм к сч. 71 можно открыть субсчета. Например:

  • 71-1-1 «Расчеты по проездным»;
  • 71-1-2 «Расчеты по командировочным расходам»;
  • 71-1-3 «Расчеты по прочим расходам»;
  • 71-2-1 «Расчеты с собственными сотрудниками»;
  • 71-2-2 «Расчеты с сотрудниками по договору ГПХ» и др.

Ведение аналитического учета по подотчетам подразумевает внесение разъяснительной информации, отвечающей на вопросы: когда, кем, зачем, на основании чего и в какой сумме были произведены операции с подотчетными суммами. После занесения в учетную программу всех этих сведений формируются сводные отчеты, так называемые регистры аналитического учета. С их примерами вы можете ознакомиться в следующем разделе.

О том, как проверить правильность заполнения авансовых отчетов, читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Регистры аналитического учета расчетов с подотчетными лицами — примеры

В учетной программе 1С базовые регистры аналитического учета по подотчетным суммам представлены в виде «Анализа сч. 71» и «Карточки сч. 71» (см. илл. 4).

Регистр «Анализ сч. 71» позволяет быстро просмотреть наличие (отсутствие) задолженности по каждому подотчетному лицу по состоянию на текущую дату.

Иллюстрация 4

Иллюстрация 4

Иллюстрация 5

Иллюстрация 5

Регистр «Карточка сч. 71» способен выводить развернутую информацию в разрезе отдельного подотчетного лица, с помощью которой можно проследить по датам всю историю выдачи, использования и возврата подотчетных сумм.

При необходимости бухгалтер может выгрузить информацию по представленным выше отчетам в Excel и вывести собственные регистры аналитического учета подотчетных сумм. Также можно передать в службу поддержки учетной программы задание на внесение в список стандартных отчетов дополнительного (разработанного по собственной форме) аналитического регистра по подотчетным суммам.

Итоги

Аналитический учет расчетов по подотчетным суммам подразумевает внесение в бухучет информации по подотчетам в более детализированном варианте, чем просто обороты и сальдо по сч. 71. В современном бухгалтерском законодательстве отсутствует подробная инструкция по ведению аналитического учета по подотчетам. Поэтому каждый бухгалтер вправе разрабатывать и применять ту систему аналитического учета и регистров, которая наиболее полно раскрывает информацию о расчетах с подотчетными лицами.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения