Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях связан с отражением движения наличных денежных средств по кассе организации. Из этой статьи вы узнаете об особенностях учета кассовых операций, какие первичные документы и регистры обязательны к оформлению при работе с кассой, а также найдете основные проводки.

Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация

Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:

  • Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
  • План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н;
  • указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;

Посмотрите, что в порядке ведения кассовых операций изменилось с 30.11.2020, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс. Это бесплатно.

  • приказ Казначейства России «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;
  • закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

О действующих НПА, регулирующих бухучет в бюджетных структурах, читайте в материале «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица. Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты. Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник — кассир. Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.

Как оформлять кассовые операции, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств

Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.

Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Описание операции

Проводка

Первичный документ

Регистр

Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации

Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации»

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги

Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

Кт 220500000 «Расчеты по доходам» (220521660, 220531660, 220541660, 220571660, 220572660, 220574660, 220581660)

  • Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001)
  • Квитанция (ф. 0504510)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)
  • Реестр сдачи документов, с приложенными квитанциями (ф. 0504053)

Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства

Дт 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации

Дт 020127510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 020123510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Выданы деньги подотчетному лицу

Дт 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
  • Кассовая книга (ф. 0504514)
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003)
  • Журнал операций (ф. 0504071)

Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе. Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.

Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:

  • заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
  • заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).

О том, как оформлять кассовую книгу в бюджетном учреждении, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите к образцу заполнения.

Инвентаризация кассы

Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно приказу Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49. При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.

Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии. Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:

  • перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);
  • при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);
  • при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;
  • после чрезвычайной ситуации;
  • перед составлением ликвидационного баланса.

Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете. В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» — тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры. Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира). При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017). Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.

Применение кассового аппарата

Бюджетные учреждения, занимающиеся продажами за наличный расчет, как и остальные юридические лица в РФ, должны быть оснащены кассовыми аппаратами. 

Применяемый кассовый аппарат должен отвечать требованиям, предъявляемым к онлайн-кассам.

Подробнее об этих требованиях читайте в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?».

Однако существует ряд исключений, позволяющих не применять ККТ.

Узнайте о них из наших материалов:

Итоги

Требования к кассовой дисциплине для бюджетных учреждений в целом не отличаются от требований, действительных для остальных организаций. Однако бухучет в них осуществляется на своих, особых (бюджетных) счетах и с применением особого порядка их использования. Инструкции к соответствующим планам счетов подробно раскрывают применение бюджетных счетов и приводят перечень возможных проводок. Движение наличных денежных средств должно быть оформлено первичными документами.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
29 января 2024 12:17
Постоянная ссылка
у кассира всегда на конец дня нулевой остаток...при этом ведется журнал ежедневно нулевых остатков... и
обязательно подписывает кассир.
Вопрос ????
Обязательно ли вести записи при нулевых остатках...
Ответить
30 января 2024 21:35
Постоянная ссылка
Вопрос непонятен, где конкретно вести записи ?- В кассовой книге однозначно. Журнал кассира-операциониста в настоящее время необязателен.
Ответить
24 июня 2022 03:51
Постоянная ссылка
Здравствуйте! Я хочу узнать режим кассира в учреждении. Режим работы с 8 до 17 часов. А кассир может закрыть кассу в 16.00 часов для составления ежедневного отчета и подсчитывание денежных средств???
Подскажите пожалуйста. Спасибо заранее.
Ответить
3 февраля 2022 11:44
Постоянная ссылка
обязательно ли вести журнал регистрации пко?
Ответить
3 февраля 2022 16:36
Постоянная ссылка
Да, для бюджетный учреждений (п. 167 Инструкции N 157н, Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухучета).
Ответить
2 апреля 2021 10:50
Постоянная ссылка
Обязательно ли выводить отчет кассира, если не было движения
Ответить
2 апреля 2021 13:00
Постоянная ссылка
Согласно п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются. Следовательно отчет кассира не нужен.
Ответить
28 мая 2020 13:01
Постоянная ссылка
Здравствуйте! В 2019 г. была централизация бухгалтерии. Ставку кассира перевели вместе с бюджетом. В настоящее время имеется касса, но нет кассира в штатном расписании. Кто может выполнять данную функцию, нужна ли отдельная ставка? Если имеет место вменением обязанностей кассира другому сотруднику, как это оформить и должна ли быть дополнительная оплата? Или бухгалтерия должна предоставить кассира.
Ответить
28 мая 2020 22:42
Постоянная ссылка
Это, наверное, каким-то внутренними документами решается. Если у Вас нет ставки кассира штатном расписании, возможно эти функции переданы кому-то из бухгалтеров. Возможно стоит просмотреть должностные инструкции.
Ответить
31 августа 2021 11:47
Постоянная ссылка
лимита по кассе нет ,должности кассира в штате нет ,кассовая книга ведеться в электронном виде,прх и расх орд заносяться в день сдачи налички в банк это правильно аппарата кассового нет ,бюджетная организация в должносной инструкции на кого возложены обязанности кассира про работу с наличностью ничего не сказано
Ответить
31 августа 2021 22:16
Постоянная ссылка
Если есть обязанности по работе с наличкой, то они должны быть на кого-то возложены. В противном случае человек, работающий с кассой может попросту отказаться от их несения, поскольку в должностной инструкции никак этот момент не прописан. В бюджетных организациях с этим, наверное, сложнее. Вам сверху все инструкции спускают? Мы в коммерческих компаниях сами как-то пытаемся все наладить, чтобы каждый сотрудник знал, за что он отвечает и какую работу ему необходимо выполнять в течение дня.
Ответить
25 декабря 2019 16:56
Постоянная ссылка
Мы автономное учреждение расчёты проводим через казначейство. Из казначейства пришло письмо.,операции по сдаче денег проводятся до 26 декабря как соблюсти лимит кассы после этой даты
Ответить
4 октября 2019 16:53
Постоянная ссылка
Если в ходе работы с ККМ были допущены ошибки, у нас бюджетная организация. В течении мес. были возвраты по кассе в связи с тем, что были пробиты чеки с ошибками. Мои действия?
Ответить
8 апреля 2019 16:09
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите пожалуйста, как восстановить документы. У нас есть хозяйственная карта, открытая через казначейство и через нее мы восстанавливали расход. Было всего две операции по внесению наличных денежных средств и две по снятию заработной платы. Однако, наша касса была затоплена и все документы теперь смазаны, ничего толком не разобрать. Можно ли как-то восстановить чеки?
Ответить
14 февраля 2019 14:26
Постоянная ссылка
добрый день! у нас нулевая касса .у меня вопрос инвентаризацию когда надо проводить?
Ответить
29 августа 2017 16:28
Постоянная ссылка
Подскажите пожалуйста точные проводки при оплате через терминал кассы (эквайринг)?
Ответить
4 сентября 2017 15:45
Постоянная ссылка
Эта информация есть на форуме по ссылке
Ответить
Ваш вопрос
Отправить