Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях, как и у любого иного юрлица, подлежат строгому контролю. Какими нормативными актами нужно пользоваться и как применять их на практике при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях (далее — БУ), расскажем в этой статье.

 

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Расчеты по командировочным расходам

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Итоги

 

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:

  • назначение выплаты;
  • калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса;
  • срок, на который выдаются деньги.

Стандартным требованием является то, что на момент выдачи аванса у сотрудника не должно быть незакрытого старого аванса (п. 214 инструкции к единому плану счетов).

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже 3 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Расчеты по командировочным расходам

Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

  • проживания;
  • проезда;
  • дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть представлен до истечения 3 рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Вид расходов

Размер компенсируемых расходов

Расходы подтверждены

Расходы не подтверждены

Наем жилья

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

Суточные

100 руб. в день

Проезд поездом

Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда

Стоимость плацкарта

Проезд по воде

Не более стоимости билета:

  • для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения;
  • для парома — в каюту категории I

Стоимость билета:

  • для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения

Проезд на самолете

Не более стоимости билета в эконом-классе

Проезд автотранспортом

Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси)

Стоимость билета на общественный автобус

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Бухучет в бюджетных учреждениях, помимо единого плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Об основах бухгалтерского учета в бюджетных структурах читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.

В пп. 105–106 инструкции к этому плану счетов можно найти типовые проводки по расчетам с подотчетниками с разъяснениями. Рассмотрим выдачу средств под отчет на примере.

Пример

Бухгалтер-кассир удаленного структурного подразделения получил в кассе БУ денежные средства в размере 260 000 руб. на выплату зарплаты сотрудникам в течение 10 рабочих дней. Через неделю платежная ведомость с подписями получивших была возвращена в кассу учреждения. 27 000 руб. бухгалтер вернул в кассу в связи с тем, что один из сотрудников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020811560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

260

Бухгалтеру-кассиру выданы наличные на выплату зарплату сотрудникам

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

27

Бухгалтер-кассир вернул остаток подотчетной суммы в кассу

030211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

233

На основании платежной ведомости отражена выданная сотрудникам сумма зарплаты

Завхозу этого же структурного подразделения на основании заявления были выданы 10 000 руб. на закупку канцтоваров и бытовой химии сроком на 5 дней. Ровно в срок завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет и товарные чеки на купленные материалы на сумму 7 500 руб. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу.

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020834560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

10

Завхозу выданы наличные под отчет на покупку материалов для хозяйственных нужд

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020834660» Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

2,5

Завхоз вернул неиспользованную часть денег

010536340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

7,5

Оприходованы купленные материалы на основании авансового отчета завхоза

Итоги

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.