Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

 

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Способ 1. Начисление дивидендов

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Способ 3. Начисление материальной помощи

Способ 4. Договор займа

Способ 5. Личные расходы директора

Итоги

 

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

  • НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
  • страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × [22% + 5,1% + 2,9% + 0,2%]).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять: организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

Процедура обнуления подотчета: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление дивидендов

84

75

700 000

Выделение НДФЛ с дивидендов

75

68

91 000

= 700 000 × 13%

Выплата дивидендов (фиктивная)

75

50, 51

609 000

= 700 000 – 91 000

Уплата НДФЛ

68

51

91 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ). 

Совет: при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

О подробностях читайте в статье «Какие сроки выплаты дивидендов в 2015 году?».

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление компенсации

20, 26, 44

73

700 000

Уплата компенсации (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет: размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять: ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета: сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Начисление материальной помощи

84, 96

73

700 000

Выделение НДФЛ из суммы матпомощи

73

68

90 480

= (700 000 – 4 000) × 13%

Выплата материальной помощи (фиктивная)

73

50, 51

609 520

Начисление страховых взносов

20, 26, 44

69

210 192

= (700 000 – 4 000) × 30,2%

Уплата НДФЛ и взносов

68, 69

51

300 672

= 90 480 + 210 192

Сумма налогов и взносов к уплате: 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет: ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

Способ 4. Договор займа

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Возврат подотчета (фиктивный)

50, 51

71

700 000

Выдача займа (фиктивная)

73

50, 51

700 000

Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)

73

68

1 342,46

= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)

Уплата НДФЛ за месяц

68

51

1 342,46

Сумма налогов и взносов к уплате: 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет: злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье «Порядок списания договора займа (нюансы)».

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять: ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета: попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Операция

Дт

Кт

Сумма, руб.

Отражение расходов на основании авансового отчета

10, 20, 26, 41, 44, 91

71

700 000

Сумма налогов и взносов к уплате: 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет: тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения