Правила хранения документов бухгалтерского учета

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. Подробнее о правилах и сроках хранения таких документов вы узнаете из нашей статьи.

 

Перечень документов, которые необходимо хранить

Граничные сроки хранения документов

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Где следует хранить документы бухучета?

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Итоги

 

Перечень документов, которые необходимо хранить

В ряде федеральных законов содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

  • подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
  • внутреннюю документацию хозобщества;
  • документы по эмиссии ценных бумаг;
  • иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

  • документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
  • вся внутренняя документация;
  • годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
  • документы бухучета;
  • другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558:

  • приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
  • штатное расписание и должностные инструкции — постоянно, а штатно-списочный состав — до 75 лет;
  • соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — постоянно;
  • документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
  • документы по подготовке и/или проведению аттестации — постоянно;
  • документация о передаче активов в доверительное управление — постоянно;
  • документы по операциям с ценными бумагами — постоянно;
  • документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
  • дела по архивному хранению документов — постоянно;
  • годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
  • документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
  • отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
  • сводная (годовая) бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность — постоянно.

Кроме того, сроки хранения первичных бухгалтерских документов прописаны в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете), где говорится о минимальном сроке, равном 5 годам. Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

  • Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
  • Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
  • Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (п. 1.4 приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Где следует хранить документы бухучета?

Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Бланки строгого учета должны храниться в сейфах или иных местах хранения с ограниченным доступом (п. 16 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.

Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

  • составление описи;
  • нумерация страниц и сшивание дела;
  • оформление обложки.

Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.

Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения