Порядок расчетов с подотчетными лицами имеет много тонкостей и нюансов. Чтобы разобраться в них, нужно последовательно пройти весь путь от оформления первичных документов до составления годового баланса. Все это будет рассмотрено в нашей статье.

 

Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Изменения в расчетах с подотчетными лицами в 2017 году

Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2017 году

Как и почему отражают расчеты с подотчетными лицами в балансе

Итоги

 

Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Организовывать учет расчетов с подотчетниками должен бухгалтер, который следит за тем, чтобы были соблюдены все документальные формальности при выдаче денег под отчет. Если он сам выдает их из кассы, с ним заключают договор о материальной ответственности. При перечислении денег по безналичному расчету такой договор не составляют.

Документооборот:

  • Руководитель издает приказ о подотчетных лицах. Он утверждает список людей, имеющих право брать денежные средства под отчет. В список включаются сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
  • Сотрудник пишет заявление на выдачу денег под отчет. Вместо заявления разрешается оформлять выдачу подотчетных сумм на основании приказа руководителя (п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У). В таком случае приказ должен содержать Ф. И. О. подотчетного лица, сумму наличных денег, выдаваемых под отчет, срок, на который выдаются средства, подпись руководителя дату и регистрационный номер документа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).
  • Бухгалтер выдает деньги сотруднику из кассы либо перечисляет безналичным путем. Минфин не возражает против перечисления денег подотчетнику на зарплатную карту.
  • Подотчетник прикладывает к АО документы, подтверждающие произведенные расходы. Бухгалтер обязан проверить их соответствие с перечнем документов, указанных в АО. Проверка отчета, утверждение и окончательный расчет происходят в срок, установленный руководителем.
  • На основании полученного комплекта документов бухгалтер делает соответствующие записи в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация вправе не использовать унифицированную форму АО-1. Можно создать свой бланк для отчета по использованным средствам, если в нем будут присутствовать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Изменения в расчетах с подотчетными лицами в 2017 году

Расчеты с подотчетниками в 2017 году претерпели значительные изменения в части документального оформления подотчета. Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017) организациям и предпринимателям разрешено выдавать средства под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководства предприятия. Еще одно нововведение, предусмотренное указанием № 4416-У: под отчет разрешено выдавать деньги даже сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущему авансу.

Небольшие изменения коснулись и порядка ведения кассовых операций.

Подробнее о них читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2017 году».

Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2017 году

Учет и анализ расчетов с подотчетниками необходимы для улучшения контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.

1. Задачи анализа:

1.1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:

  • расходы на хозяйственные и управленческие нужды предприятия;
  • расходы на командировки;
  • представительские расходы;
  • расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
  • расчеты по договорам поставок.

1.2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег:

  • предоставление АО или возврат неизрасходованных средств должны происходить не позднее 3 рабочих дней с даты,  указанной в заявлении о выдаче денег под отчет, либо со дня выхода работника на работу;
  • размер выдачи денег под отчет ничем не ограничен, но существует ограничение по расчетам наличными деньгами между работником как представителем организации или ИП и контрагентом — не более 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).

Подробнее о расчетах наличными деньгами между юридическими лицами читайте здесь.

1.3. Проверять правильность и полноту заполнения первичной документации.

1.4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.

О нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

2. Учет операций с подотчетными лицами

Все операции с подотчетниками отражаются на сч. 71. Данный счет является активно-пассивным. Проводя анализ аналитического и синтетического учета по сч. 71, мы можем контролировать работу с подотчетниками.

Данные синтетического учета нам покажут:

  • остаток по Дт 71 свидетельствует, что сотрудник не отчитался за взятые подотчет деньги;
  • остаток по Кт 71 — у сотрудника был перерасход.

Если аналитический учет организовать правильно, то можно будет увидеть не только сумму долга или перерасхода, а также: дату, фамилию, должность подотчетника и целевое назначение аванса.

Подробнее о преимуществах аналитического учета читайте в статье «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».

Как и почему отражают расчеты с подотчетными лицами в балансе

Работа подотчетников является неотъемлемой частью финансово-хозяйственной жизни организации и находит отражение на многих счетах бухгалтерского учета и, следовательно, отражение в статьях баланса.

Баланс есть в каждой хозяйственно самостоятельной организации. Он обобщает денежные показатели состояния средств и источники, откуда средства появились, на отчетную дату. Как правило, перед составлением баланса бухгалтер проводит инвентаризацию активов и всех финансовых обязательств организации. В том числе проводится инвентаризация расчетов с подотчетниками.

Подробнее о ней можно прочитать в нашей статье «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

По результатам инвентаризации бухгалтер смотрит на конечное сальдо по сч. 71 и делает запись в балансе:

  • если сальдо дебетовое, то данная задолженность входит в состав общей дебиторской задолженности и учитывается в статье актива баланса (II «Оборотные активы», код строки — 1230);
  • если сальдо кредитовое, то данная задолженность входит в состав общей кредиторской задолженности и учитывается в статье пассива баланса (V «Краткосрочные обязательства», код строки — 1520).

Подробнее о составлении баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

Итоги

Порядок в учете расчетов с подотчетниками очень важен. Этот раздел имеет отражение в статьях баланса. Даже небольшие ошибки в работе с подотчетными лицами могут повлиять на результат годовой отчетности. Поэтому так важно проверять корректность заполнения документов и своевременность отражения их на счетах бухгалтерского учета.