Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Порядок расчетов с подотчетными лицами имеет много тонкостей и нюансов. Чтобы разобраться в них, нужно последовательно пройти весь путь от оформления первичных документов до составления годового баланса. Всё это будет рассмотрено в нашей статье.

 

Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2016 году

Как и почему отражают расчеты с подотчетными лицами в балансе?

Итоги

 

Организация учета расчетов с подотчетными лицами

Организовывать учет расчетов с подотчетниками должен бухгалтер, который следит за тем, чтобы были соблюдены все документальные формальности при выдаче денег под отчет. Если он сам выдает их из кассы, с ним заключают договор о материальной ответственности. При перечислении денег по безналичному расчету такой договор не составляют.

Документооборот:

  • Руководитель издает приказ. Он утверждает список людей, имеющих право брать денежные средства под отчет. В список включаются сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Как правильно составить такой приказ, вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

  • Сотрудник пишет заявление на выдачу денег под отчет (п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).

Как составить заявление, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 годы».

  • Подотчетник составляет авансовый отчет (АО), который передается в бухгалтерию.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

ВНИМАНИЕ! Организация вправе не использовать УФ № АО-1. Можно создать свою форму для отчета по использованным средствам, если в форме будут присутствовать обязательные реквизиты, перечисленные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Учет операций и анализ расчетов с подотчетными лицами в 2016 году

Расчеты с подотчетниками в 2016 году не претерпели значительных изменений.

У подотчетника появилась возможность в заявлении на получение наличных средств вписывать сумму аванса и срок, на который она берется (п. 6.3 указания Банка РФ № 3210-У). Небольшие изменения коснулись и порядка ведения кассовых операций.

Подробнее о них читайте в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2015–2016 годах».

Учет и анализ расчетов с подотчетниками необходимы для улучшения контроля работы с ними. Это поможет установить достоверность и целесообразность совершаемых операций с деньгами, выданными под отчет.

1. Задачи анализа:

1.1. Контролировать целевые назначения выдачи подотчет сумм, а именно:

  • расходы на хозяйственные и управленческие нужды предприятия;
  • расходы на командировки;
  • представительские расходы;
  • расходы на покупку ТМЦ, МПЗ или ОС;
  • расчеты по договорам поставок.

1.2. Внимательно отслеживать размеры, условия выдачи и возврата денег:

  • нельзя выдавать деньги под отчет, если сотрудник не отчитался за предыдущие взятые суммы;
  • предоставление АО или возврат неизрасходованных средств должны происходить не позднее 3 рабочих дней с даты, когда был взят аванс, либо со дня выхода работника на работу;
  • размер выдачи денег под отчет ничем не ограничен, но существует ограничение по расчетам наличными деньгами — не более 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 6 указания Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У).

Подробнее о расчетах наличными деньгами между юридическими лицами читайте в статье «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

1.3. Проверять правильность и полноту заполнения первичной документации.

1.4. Выявлять факты нарушений локальных и нормативных актов.

О нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

2. Учет операций с подотчетными лицами

Все операции с подотчетниками отражаются на сч. 71. Данный счет является активно-пассивным. Проводя анализ аналитического и синтетического учета по сч. 71, мы можем контролировать работу с подотчетниками.

Данные синтетического учета нам покажут:

  • остаток по Кт 71 свидетельствует, что сотрудник не отчитался за взятые подотчет деньги;
  • остаток по Дт 71 — у сотрудника был перерасход.

Если аналитический учет организовать правильно, то можно будет увидеть не только сумму долга или перерасхода, а также: дату, фамилию, должность подотчетника и целевое назначение аванса.

Подробнее о преимуществах аналитического учета читайте в статье «Ведение аналитического учета расчетов с подотчетными лицами».

Как и почему отражают расчеты с подотчетными лицами в балансе?

Работа подотчетников является неотъемлемой частью финансово-хозяйственной жизни организации и находит отражение на многих счетах бухгалтерского учета и, следовательно, отражение в статьях баланса.

Какие счета корреспондируют со сч. 71 в процессе выдачи денежных средств под отчет и какой порядок учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете — читайте в статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».

Баланс есть в каждой хозяйственно самостоятельной организации. Он обобщает денежные показатели состояния средств и источники, откуда средства появились, на отчетную дату. Как правило, перед составлением баланса бухгалтер проводит инвентаризацию активов и всех финансовых обязательств организации. В том числе проводится инвентаризация расчетов с подотчетниками.

Подробнее о ней можно прочитать в нашей статье «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

По результатам инвентаризации бухгалтер смотрит на конечное сальдо по сч. 71 и делает запись в балансе:

  • если сальдо дебетовое, то данная задолженность входит в состав общей дебиторской задолженности и учитывается в статье актива баланса (II «Оборотные активы», код строки — 1230);
  • если сальдо кредитовое, то данная задолженность входит в состав общей кредиторской задолженности и учитывается в статье пассива баланса (V «Краткосрочные обязательства», код строки — 1520).

Подробнее о составлении баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

Итоги

Порядок в учете расчетов с подотчетниками очень важен. Этот раздел имеет отражение в статьях баланса. Даже небольшие ошибки в работе с подотчетными лицами могут повлиять на результат годовой отчетности. Поэтому так важно проверять корректность заполнения документов и своевременность отражения их на счетах бухгалтерского учета.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения