Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Порядок организации первичного бухгалтерского учета

Организация первичного бухгалтерского учета в любой организации выстраивается с использованием сходных принципов и форм отчетности. Поэтому ответственному за ведение первичного учета специалисту в компании важно четко представлять, какие формы первичных документов существуют, а также о чем не следует забывать непосредственно при ведении первичного бухучета.

Что такое первичный бухучет и что он в себя включает?

Первичный бухучет — это система действий организации по документальному оформлению свершившихся на предприятии хозяйственных событий, по регистрации всех имевших место внутренних и внешних хозопераций. Сотрудники, ведущие в фирме первичный бухучет, являются ответственными и за последующее хранение таких документов о деятельности компании.

Первичный бухучет подразумевает следующие работы:

  • сбор информации о происходящих в фирме хозяйственных событиях;
  • измерение таких событий;
  • регистрация указанных событий при помощи первичных учетных документов;
  • обеспечение сохранности первичных документов в течение установленного законодателем временного отрезка.

Первичный бухучет компания осуществляет во всех направлениях деятельности фирмы: на стадии заготовления ресурсов, на стадии производства продукции, на стадии последующей реализации такой продукции покупателям и т. д.

Вместе с тем на всех указанных стадиях ключевое значение для обеспечения первичного бухучета имеет составление первичных документов, поэтому бухгалтерским специалистам следует четко представлять, как составлять такие документы.

Какие у фирмы могут быть первичные учетные документы?

Первичный документ — такой, при помощи которого компания или индивидуальный предприниматель фиксирует факт совершения того или иного действия (бизнес-операции) со своей стороны. Такой документ выступает доказательством того, что определенное хозяйственное событие в жизни фирмы действительно имело место. В первичном документе указывается ряд основных характеристик такого хозяйственного события (к примеру, какое количество товара было передано, по какой цене, наименование и реквизиты продавца и т. д.)

ВАЖНО! Первичный документ является основанием для последующего отражения соответствующей хозяйственной операции в учетных регистрах субъекта.

Единого и обязательного к применению для всех фирм перечня форм первичных учетных документов не существует. Вместе с тем до 2013 года унифицированный перечень существовал. Несмотря на то что сегодня обязательными такие формы более не являются, большинство компаний продолжают их использовать в практике (в силу удобства и деловых обычаев).

Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.

Подробности — в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

В зависимости от специфики компании и ее отраслевой направленности состав первичных документов будет отличаться. Вместе с тем некоторую классификацию первичных документов провести возможно. В частности, в зависимости от того, где был составлен документ, можно выделить:

  • внешние документы, т. е. составленные за пределами организации, но поступившие к ней в качестве подтверждающих совершенную операцию, а также документы, которые компания передает внешним контрагентам (к примеру, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т. д.);
  • внутренние, т. е. документы, которыми сама фирма оформляет свое хозяйственное событие (справки, ведомости и др.).

Внутренние первичные документы компании, в свою очередь, могут подразделяться на следующие группы:

  • Распорядительные, т. е. документы, в которых фирма прописывает распоряжение или какое-либо императивное указание кому-либо. К примеру, распорядительными являются внутренние приказы компании.
  • Исполнительные. С помощью таких документов компания фиксирует сам факт совершения операции. Примером исполнительных первичных документов выступают акты выбытия ОС, приемки сырья и др.
  • Комбинированные, т. е. такие документы, которые одновременно носят характер как распорядительных, так и исполнительных (примером выступают авансовые отчеты командированных сотрудников, кассовые ордера (приходный и расходный) и др.).
  • Документы бухгалтерского оформления. Такие первичные документы фирма составляет в том случае, если хозяйственную операцию компании не представляется возможным зафиксировать с помощью существующих типовых форм. Кроме того, документы данной группы служат для составления обобщающих сводок по ранее оформленным распорядительным и исполнительным документам.

Что обязательно должен содержать первичный учетный документ?

Несмотря на то что единого перечня форм первичных документов на текущий момент не существует, четкие требования к их содержанию законодателем установлены. Ведь каждый такой документ должен подтверждать факт имевшего место на предприятии хозяйственного события (пп. 1, 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а значит, отражать основные характеристики такого события.

В п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ приведен список реквизитов, которые в обязательном порядке должен содержать любой первичный документ, независимо от того, к какой группе (из приведенных выше) он относится. Таковыми реквизитами выступают:

  • Наименование. Любой документ должен содержать четкое и корректное наименование. Документ без наименования может быть признан не имеющим юридической силы.
  • Дата, когда соответствующий документ был оформлен компанией.
  • Сведения о компании-составителе (наименование, адрес фирмы).
  • Информация непосредственно о хозяйственном событии, которое оформляется данным документом. В большинстве случаев содержание хозяйственной операции понятно уже из названия документа, в теле же документа приводится подробное описание события.
  • Числовые и денежные характеристики, измерители свершившейся операции (к примеру, сколько единиц выпущенной продукции было реализовано покупателю по договору поставки и на какую сумму).
  • Сведения о лице, которое составляло данный первичный документ, а также подпись такого лица.

Специалисту, который занимается составлением первичного документа, важно помнить два основных момента. Во-первых, составить такой документ необходимо либо непосредственно в момент, когда хозяйственное событие имело место, либо сразу после завершения такого события. Во-вторых, составленный первичный документ такой специалист обязан своевременно представить в бухгалтерское подразделение компании, чтобы его сотрудники отразили совершенную операцию в учете.

Что следует помнить при ведении первичного бухгалтерского учета?

Ведение первичного бухгалтерского учета в организации сопряжено для бухгалтера с некоторыми аспектами. Первым из них выступает исправление ошибок. При этом специалистам, составляющим первичные документы, следует понимать, что самовольно в тексте таких документов исправлять ничего нельзя (п. 4.1 положения о документах в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Если все же требуется исправить документ, то любое исправление производится по следующим правилам (ст. 4 положения № 105):

  • старое значение зачеркивается одной чертой, чтобы прежнее значение осталось читабельным;
  • над зачеркнутым прописывается новое значение, а также прописывается отметка «Исправлено»;
  • подписавшие документ лица ставят свои подписи под исправленными значениями, после чего указывается дата исправления.

Вторым важным аспектом первичного бухучета является организация документооборота. Как следует из ст. 5 положения № 105, документооборот первичных документов в фирме организуется специальным графиком.

ВАЖНО! Под документооборотом понимается оформление собственных первичных документов, передача их контрагентам, получение документов от контрагентов, сдача документов в архив и другие движения документов.

В таком графике компании следует отразить, каким образом в каждом подразделении фирмы первичные документы будут создаваться, проходить проверку, а также обрабатываться (кто и в какие сроки будет этим заниматься).

Составляет указанный график главный бухгалтер, он же является ответственным за то, как подразделения компании следуют графику.

С 2022 года обязательным к применению станет ФСБУ 27/2021 «Документооборот». Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Вам также может быть интересен вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов. Об этом — в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Итоги

Первичный бухучет в компании подразумевает корректное документальное оформление имевших место хозяйственных событий при помощи первичных документов. Первичные документы у каждой компании, в зависимости от специфики осуществляемой деятельности, могут быть разные.

Единых общеобязательных шаблонов для первички сегодня не существует. Вместе с тем любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Главному бухгалтеру необходимо выстроить рациональный график документооборота, в котором будет указано, кто в каждом подразделении ответственен за документальное оформление совершающихся хозяйственных событий.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
22 октября 2023 16:12
Постоянная ссылка
Здравствуйте, скажите пожалуйста, какой крайний срок в соответствии с ФЗ-402 есть у компании для оформления хозяйственной операции с помощью первичного документа?
Ответить
23 октября 2023 23:29
Постоянная ссылка
Непосредственное окончание самой хозяйственной операции - см. п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Ответить
17 марта 2023 16:14
Постоянная ссылка
Добрый день, у меня такой вопрос, если акт выполненных работ (например ежемесячная оплата электричества) к примеру за январь 2023 поступает в организацию через электронный документооборот допустим 3 февраля, подписи о принятии документа 3 февраля, когда списывать на затраты оказанные услуги, 31 января или 3 февраля, и как быть с нарушением сквозной нумерации если акт нужно завести 31 января, спасибо, с уважением, Татьяна.
Ответить
18 марта 2023 08:02
Постоянная ссылка
Если у Вас уже период закрыт, как вы отнесете затраты на 31 января.Фактической датой приходуйте, оформление расходов задним числом законодательство не предусматривает(письмо Минфина России от 3 мая 2011 г. № 03-03-07/14).
Ответить
15 ноября 2022 16:37
Постоянная ссылка
Здравствуйте. подскажите, можно ли указывать в полном наименовании товара в документах еще и страну. например Россия. или это считается ошибкой? или какую либо страну импортного поставщика
Ответить
15 ноября 2022 17:12
Постоянная ссылка
Здравствуйте, в первичных документах допускается указать после наименования товара иные сведения, необходимые для идентификации товара. Поэтому, на наш взгляд, вы можете указать страну происхождения товара.
А в счете-фактуре предусмотрен специальный код страны происхождения товара.
Ответить
Ваш вопрос
Отправить