Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, как правило, должна проводиться не реже одного раза в год  — перед составлением годового баланса (п.  27 приказа Минфина от 29.07.1998 №  34н). О порядке проведения этой инвентаризации и о других нюансах данного мероприятия вы узнаете далее из статьи.

 

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Итоги

 

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п.  3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 №  49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

  • отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
  • суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Об особенностях авансовых отчетов вы узнаете, изучив нашу статью «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в  статье «Унифицированная форма №  ИНВ-22 - скачать бланк и образец».

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в  приказе. В ее обязанности входит:

  • сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
  • поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
  • проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

  • список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
  • список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру)  — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п.  6.3 указаний Банка РФ от 11.03.2014 №  3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенное подписью руководителя. В срок, не превышающий 3 дней после окончания граничной даты (или после выхода на работу, например с больничного или из командировки), указанной в заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет. Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с  такой ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица  — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К.  Е., получивший под отчет 2  700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300  руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300  руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из платы Семенова  К.  Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения