Заполнение расходного кассового ордера в подотчет - образец

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Образец заполнения расходного кассового ордера в подотчет можно скачать на нашем сайте ниже. Из статьи вы узнаете о том, что нужно вписывать в каждой строке бланка при оформлении расходного кассового ордера (РКО).

 

Как правильно выдать деньги в подотчет

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Итоги

 

Как правильно выдать деньги в подотчет

Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №  3210-У). Рассмотрим основные действия бухгалтера:

  1. Проверяется наличие задолженности за работником по предыдущим авансам, выданным в подотчет. Если таковая имеется, то оформлять новую сумму нельзя. Необходимо прежде погасить имеющийся долг.
  2. При отсутствии задолженности по счету 71 принимается заявление работника, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Такое заявление служит основанием для выдачи денег в подотчет.
  3. Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем, если обе должности занимает одно лицо.
  4. Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом для основания выдачи.
  5. Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для записи суммы, простановки подписи и даты.
  6. После проверки сделанных работником записей, кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
  7. Затем делается запись в кассовой книге, и отрывная часть ее листа сшивается с расходным кассовым ордером.

ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ №  3210-У с 01.06.2014 года могут, по своему усмотрению, не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.

Образец РКО на выдачу в подотчет: из чего состоит документ

Глядя на бланк расходно-кассового ордера, можно условно разделить его на три основные части:

  • в первой указываются реквизиты документа;
  • во второй пишется, на какие цели и кому выдаются деньги, с простановкой корреспондирующих счетов и подписей ответственных лиц;
  • в третьей оформляется сама процедура выдачи наличных с подписями исполнителей.

Здесь вы можете скачать бланк расходно-кассового ордера по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

бланк расходно-кассового ордера по форме №  КО-2

Скачать форму

Рассмотрим образец построчного заполнения РКО на подотчет ― какие сведения и как нужно в него вписывать.

Наименование строки

Содержание

Организация

Пишется название, как указано в учредительных документах

По ОКПО

Проставляется код, полученный при регистрации в отделе статистики

Структурное подразделение

Если есть такая единица – заполняется строка, если нет – ставится прочерк

Номер документа

Указывается очередной номер РКО

Дата составления

Пишется дата выдачи денег в подотчет

Код структурного подразделения

Вносится присвоенный код имеющемуся филиалу

Корреспондирующий счет

В случае выдачи в подотчет ставится счет 71

Код аналитического учета

Пишется присвоенный код конкретному подотчетнику

Кредит

Ставится счет 50

Сумма, руб., коп.

Указывается выдаваемая сумма в цифрах

Выдать

Вписывается Ф. И. О. подотчетного лица

Основание

В случае выдачи в подотчет пишется: «под отчет», указывается цель, например «на приобретение товара» или «на командировочные расходы», и документ ― «заявление работника»

Сумма

Прописью с заглавной буквы пишутся рубли, копейки – цифрами, пустое место строки прочеркивается

Приложение

Указывается документ: заявление сотрудника и дата его составления

Руководитель,

Главный бухгалтер

Подписываются ответственные лица с расшифровкой Ф. И. О.

Получил

Подотчетник прописью указывает сумму с заглавной буквы и делает прочерк в свободном месте

По

Вписываются данные документа, удостоверяющего личность работника, которому выдаются наличные

Выдал кассир

Работник, выдавший деньги, ставит подпись и делает полную расшифровку своего Ф. И. О

Исправления при заполнении РКО не разрешаются. Документ должен быть оформлен без ошибок и помарок. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется отразить данный факт в учетной политике.

Чтобы узнать, какими документами регламентируются правила заполнения расходного кассового ордера, прочитайте статью «Как заполняется расходный кассовый ордер?».

Основание в РКО при выдаче в подотчет

Как мы уже выяснили, только после подписания заявления подотчетника руководителем с проставлением даты бухгалтер может оформить РКО и выдать деньги подотчетнику. Заявление допускается как написать как от руки, так и представить в печатном виде. Оно может иметь примерно такой вид:

Директору ООО «Рассвет»

М. М. Шиповалову

от сотрудника Ю. В. Звягинцева

Заявление

Прошу выдать мне 1 000 руб. 00 коп. (одну тысячу рублей) сроком на 10 календарных дней на покупку ГСМ для служебного автомобиля.

______________                   Ю. В. Звягинцев      12.03.2016

Разрешаю

Директор      ______________                   М. М. Шиповалов    12.03.2016

При оформлении РКО в строке для указания основания пишется «под отчет» и указывается документ: «заявление», с датой его составления. Форму заявления также рекомендуется утвердить приказом об учетной политике в качестве приложения к положению о расчетах с подотчетными лицами.

ВАЖНО! С 01.06.2014, на основании того, что работником организации считается человек, работающий как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору, деньги под отчет могут выдаваться также лицам, заключившим гражданско-правовой договор с организацией.

Хотите узнать, когда может получить директор деньги в подотчет? Тогда читайте статью «Как правильно выдать деньги в подотчет директору?».

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Начинающему бухгалтеру, а также тем практикующим бухгалтерам, которые захотят проверить себя в правильности заполнения РКО подотчетному лицу, мы предлагаем скачать образец заполнения расходного ордера на подотчет прямо здесь.

Образец заполнения РКО подотчетному лицу

Скачать образец

Итоги

Необходимо помнить, что перед началом заполнения РКО бухгалтер должен получить от сотрудника его собственноручное заявление, завизированное руководителем. Оформлять расходный кассовый ордер нужно аккуратно, нельзя допускать ошибки и делать исправления. Для этого советуем скачать наш образец и всегда иметь его под рукой.

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения