Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры»
Путевой лист легкового автомобиля - форма 3 унифицированная - неотъемлемый элемент бухгалтерского документооборота транспортных предприятий. Каковы ключевые нюансы формирования путевого листа легкового автомобиля в 2023 году, а также использования его в бухгалтерском учете?

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля?

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ путевой лист должен оформляться собственником ТС (арендодателем в случае предоставления ТС в аренду вместе с экипажем) на каждый автомобиль, движущийся по дороге при перевозке людей, багажа, грузов в рамках городского, пригородного, междугородного сообщения.

Эта норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1 ст. 1 закона № 259).

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как первичный документ, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, учитывая их для уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник компании ездит по служебной необходимости на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислять на соответствующую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина РФ от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в 2023 году

Возможно применение путевого листа на основе формы 3, которая была введена в обращение постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако она, как и другие унифицированные формы, не является обязательной для применения.

С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

О том, каким документом можно утвердить выбранную форму бланка, читайте здесь.

В бланк формы путевого листа легкового автомобиля, утвержденной Госкомстатом, нужно добавить обязательные реквизиты из приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. В их числе:

  • срок действия листа;
  • сведения о лице, которое оформило лист;
  • сведения о ТС;
  • сведения о водителе (водителях);
  • сведения о виде перевозки;
  • сведения о виде сообщения.

С 01.09.2023 в сведения о водителе добавлены:

  • серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
  • страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Подробнее об изменениях с 01.09.2023 см. здесь.

В путевом листе в установленном порядке отображаются:

  • регистрационный номер организации или ИП;
  • дата и время проведения проверки технического состояния транспорта перед выездом в рейс с удостоверением этой записи подписью проверяющего (с ее расшифровкой).

Путевой лист может быть составлен в электронном виде (и заверен ЭЦП ответственных лиц). Подробнее — здесь.

А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВКонтакте». Присоединяйтесь! 

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3

В бухгалтерском учете на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 осуществляется списание израсходованных ГСМ на затраты. Делается это путем отнесения соответствующих сумм с субсчета 10.3 счета 10 на счет 20 (если перевозки являются основным видом деятельности) или 23 (если перевозки представляют собой деятельность вспомогательного характера). Для списания ГСМ по автомобилям, используемым для нужд администрации, может задействоваться счет 26, а в торговых организациях, осуществляющих доставку товаров покупателю с включением ее стоимости в стоимость проданного товара, — счет 44.

Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (23, 26, 44) Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ, учтенный в путевом листе.

Как учитывать ГСМ в налоговом учете, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение. 

Об иных нюансах бухучета путевых листов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов».

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля 2023 года

Вы можете скачать бесплатно бланк путевого листа легкого автомобиля, кликнув по картинке ниже:

Бланк путевого листа легкового автомобиля - 2023 - 2024 Бланк путевого листа легкового автомобиля - 2023 - 2024 Скачать

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля по форме 3 с актуальными реквизитами 2022 года, можно в «КонсультантПлюс», бесплатно получив пробный демодоступ к системе К+.

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц

Положения приказа № 390 (даже в ред. с 01.09.2023) прямо не запрещают составлять путевой лист на месяц. В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполнялся так же, как и обычный, но в нем, как правило, возникала необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

О законном способе оформления путевого листа на месяц мы писали в статье.

Итоги

Путевой лист легкового автомобиля – первичный документ, на основании которого бухгалтерия списывает использованный ГСМ. Компании и ИП вправе использовать бланки, разработанные собственными силами, учитывая требования ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021, а также приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. от 05.05.2023.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
30 января 2020 14:22
Постоянная ссылка
как правильно оформить дату и время для легкового авто, если время выезда в 17.00, а время возвращения в 8.00 следующего дня?(Пример:21-22.03.2019 г.; время выеза 17.00, время возвращения 8.00????)
Ответить
22 февраля 2019 10:02
Постоянная ссылка
Расписывать ли на обратной стороне ПЛ адреса маршрута автомобиля, если автомобиль ездил по городу и району весь рабочий день? Можно ли написать маршрут движения: «по городу и району» н-км.?
Ответить
1 февраля 2018 16:53
Постоянная ссылка
Из всего прочитанного так и остался открытым вопрос : машина на фирму (юр лицо), директор эксплуатирует авто в личных целях (не перевозка пассажиров), ПЛ на месяц должен содержать отметку мед осмотра одну на весь месяц (осмотрен) и одну отметку на месяц о тех.осмотра авто с подписью и ФИО механика? Или механик не обязателен для возмещения ГСМ. Спасибо
Ответить
5 февраля 2018 20:59
Постоянная ссылка
Есть мнение, что все-таки нужно или продайте ему автомобиль в личное пользование. Подробнее есть информация тут на форуме
Ответить
Ваш вопрос
Отправить