Основные сроки хранения документов в организации (архив)

РаспечататьВ избранноеОтправить на почту

Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Штатное расписание и трудовой договор с сотрудником хранятся наравне с накладной или бухотчетностью — разница только в длительности периодов, в течение которых уничтожать такую документацию нельзя. О различиях в этих периодах для всего многообразия документов организации пойдет речь в этой статье.

 

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов?

«Изучаем» архив

Срок хранения налоговых документов

Сколько лет хранить бухгалтерские документы?

В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела?

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

«Очищаем» архив

Без экспертной комиссии не обойтись

Итоги

 

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов?

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в ноябре 2015 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.04 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением Росархива от 06.02.02;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.93 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона от 06.12.11 № 402-ФЗ о бухучете.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле» он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадании влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организациирасскажем в следующем разделе.

«Изучаем» архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

Об особенностях процесса присвоения номеров счетам-фактурам см. в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2015 г.».

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Обо всех видах счетов-фактур вы можете узнать на нашем сайте: например, см. материал «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2015)»или статью «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Счет-фактура

1156-1189

2001–2014

368

4 года

---

Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу

1278, 1387, 2675...4567

2001–2014

392

5 лет

---

Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»

2263...4289

2010–2014

389

5 лет

---

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

1390...5098

2005–2014

398

5 лет

---

Сколько лет хранить бухгалтерские документы?

Следующая кипа бумаг, тоже аккуратно подшитая, состояла из накладных на приобретенное сырье и материалы. Количество их исчислялось сотнями.

Подробнее о товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».

Вслед за накладными практикант просмотрел все папки с отчетностью, кассовыми документами и иной первичкой. Каждый вид документа студент заносил в специальную таблицу, а комплекты документации досконально просматривал, чтобы не пропустить какого-нибудь документа, случайно попавшего в общий объем и, возможно, имевшего иной срок хранения.

Результатом его работы стала следующая таблица (приводится частично):

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Выписки банковские, кассовые документы

0897...5987

2001–2014

362, 459

5 лет

При условии проведении проверки (ревизии)

---

---

Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости

0466...5765

2001–2014

361

5 лет

Накладные, акты и иные первичные учетные документы

0467...6873

2001–2014

362

5 лет

Годовая бухгалтерская отчетность ООО «Листопад»

1290-7865

2001–2014

351

постоянно

---

Квартальная бухотчетность ООО «Листопад»

1178-7845

2001–2014

351

5 лет

---

Студента-практиканта несколько озадачила формулировка графы «Примечание» Перечня, утвержденного приказом № 558 — «при условии проведения проверки (ревизии)». Если проверка не проводится, сколько нужно хранить эти документы? Он не поленился и открыл в своем планшетнике текст Налогового кодекса, откуда выяснил, что все коммерсанты обязаны сохранять документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в течение 4 лет (подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ). Данные бухучета тоже относятся к такой документации. А по общему правилу, бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Таким образом, пока документы могут потребоваться налоговикам для проверки, избавляться от них — значит вредить компании. Отсутствующие документы подтолкнут проверяющих к расчетному способу определения налоговых обязательств, а это грозит дополнительными материальными расходами для ООО «Листопад». Ему придется заплатить недоимку по налогам, пени и штраф.

Важно! В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ инспекторы могут проверить период, не превышающий 3 календарных лет, отсчитывая от года, в котором вынесено решение о проверке.

После изучения НК РФ и закона № 402-ФЗ Николаю стало ясно, что всю первичку потребуется хранить не менее 5 лет.

В течение какого периода нельзя уничтожать кадровые дела?

Определив сроки хранения документов из разряда налоговых и бухгалтерских, студент-практикант наконец добрался до дел с пометкой «Отдел кадров». Их было не так много, но в них отсутствовал тот порядок, к которому Николай привык, разбирая документы из бухгалтерии. В папках были подшиты одновременно самые разнообразные бумаги: и табели учета рабочего времени, и графики предоставления отпусков и разного рода приказы, связанные с административно-хозяйственной деятельностью фирмы вперемешку с распоряжениями по основной деятельности.

В отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений в производстве) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Таблица кадровых документов ООО «Листопад» (приводится частично):

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Табели учета рабочего времени по цехам ООО «Листопад»

0367...6871

2001–2014

586

5 лет

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда - 75 лет.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

0129...6099

2001–2014

19

5 лет

---

Приказы по основной деятельности ООО «Листопад»

0129...6099

2001–2014

19

Весь период работы фирмы

---

Графики предоставления отпусков

1289...5648

2001–2014

693

1 год

---

Анкеты, автобиографии и резюме соискателей, не принятых на работу в ООО «Листопад»

4597...5521

2012–2013

663

3 года

---

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2014 год), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

Разбираемся с периодами хранения документов по охране труда

С бумагами из коробок студенту пришлось изрядно повозиться. Все документы были извлечены из коробок. При этом каждую бумагу пришлось изучать и классифицировать. Среди этого бумажного развала попадались и отдельные документы (например, ведомости выдачи спецодежды) и журналы (к примеру, в которых отражались инструктажи по ТБ).

Изучив все документы, студент пришел к выводу, что они имеют отношение к охране труда. Все они были датированы 2001 годом — начальным периодом после создания фирмы. Тогда еще вопросами охраны труда на фирме занимался 1 человек — инженер по охране труда. Сейчас в компании вопросами техники безопасности на производстве (ТБ) и охраной труда (ОТ) занималось целое подразделение. Все документы, связанные с работой этого отдела, хранились в отдельном помещении, смежном с кабинетами подразделения ОТ и ТБ.

Но чтобы окончательно понять, можно ли от этих бумаг избавиться или срок хранения документов в организацииеще не истек, Николаю пришлось и тут занести всю информацию в таблицу:

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Акты и предписания по ТБ

---

2001

603

5 лет

---

Планы мероприятий ООО «Листопад» по улучшению труда работников

---

2001

608

5 лет

---

Программы обучения работников по ТБ

---

2001

624

5 лет

---

Протоколы аттестации по ТБ

---

2001

625

5 лет

---

Журналы учета инструктажа по ТБ

---

2001

626

10 лет

---

После заполнения всех граф в указанной таблице Николай пришел к выводу, что у всей этой документации, относящейся к вопросам охраны труда, истек срок хранения. Их можно передавать на уничтожение.

«Очищаем» архив

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации, отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

Важно! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.95 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия».

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Итоги

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно «утонуть» в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым «бумажным нашествиям».

 

Получать уведомления о важных налоговых изменениях

Оформить подписку

 

Оставить комментарий

Получить e-mail уведомление об ответе
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения