Подписывайтесь на новости
Присоединяйтесь к нам в соц. сетях:

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Все материалы сюжета «Путевые листы: бланки, образцы, примеры»
Журнал учета путевых листов, как правило, ведут все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. 

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)».

С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте, правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов может (до 01.03.2023 должен был) вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Ведение журнала - сейчас это право, а не обязанность.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

О том, как оформляют приказ об утверждении самостоятельно разработанной формы путевого листа, читайте здесь.

С марта 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов в случае его использования должен храниться не менее 5 лет.

Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Журнал состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

В ряде случаев руководство предприятия передает ответственным работникам право на подпись первичных документов. Подробнее — здесь.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Скачать образец заполнения журнала путевых листов

Итоги

Журнал учета путевых листов не обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Но вести его может быть целесообразно. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Добавить в закладки
Ваши вопросы
15 декабря 2022 09:40
Постоянная ссылка
Прошу пояснить, при заполнении даты и времени приемки ПЛ и документов от водителя можно ли использовать нумератор??? или вся информация должна быть заполнена вручную??? будет ли замечание от проверяющих органов в этом случае? и если все таки нужно использовать только рукописный текст, где данная информация указана??
Ответить
16 декабря 2022 10:17
Постоянная ссылка
"Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации." - единственное упоминание о порядке заполнения номера путевого листа в Приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Четкого указания о способе нумерации нет, глвное чтобы она соотвествала принятому у Вас в компании стандарту. Иными словами, нет запрета на применение нумератора.
Ответить
22 октября 2021 10:21
Постоянная ссылка
Здраствуйте!
Откуда взяты периоды ведения и хранения журналов, ведь Приказ Министерства транспорта РФ от 11 сентября 2020 г. № 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" таких сроков не устанавливает???

"Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет."
Ответить
22 октября 2021 13:24
Постоянная ссылка
п.554 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
Ответить
7 октября 2021 04:08
Постоянная ссылка
Добрый день, подскажите пожалуйста.
Ранее мы закупали журналы и вели его вручную от и до, однако теперь мы хотим заранее вносить данные водителя и автомобиля, а вручную только подписи. Разрешен ли такой способ ведения журнала? И не требует ли он наличия электронной подписи.
Ответить
7 октября 2021 22:53
Постоянная ссылка
Не думаю, что Вас кто-то накажет за то, что часть информации у Вас будет заранее напечатана на компьютере. Главное, чтобы Вам самим было удобно. Электронная подпись здесь вряд ли понадобится, она нужна для того, чтобы хранить документы в электронном виде. Вы же все будете распечатывать, я правильно Вас понимаю? Но это мое мнение, возможно, есть и другие
Ответить
6 сентября 2021 16:43
Постоянная ссылка
Мы пользуемся программой электронного учёта рейсов CashTrip. Там фиксируется дата рейса, маршрут, водитель, автомобиль, расход топлива и можно сделать выгрузку за любой период в электронном виде. Фактически получается журнал учета путевых листов и рейсов. Так удобно и предъявить всегда есть что!
Ответить
19 марта 2021 16:26
Постоянная ссылка
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, у фирмы несколько автомобилей, можно ли вести несколько журналов учета путевых листов, на каждый автомобиль свой?
Ответить
9 марта 2021 20:26
Постоянная ссылка
Добрый вечер. Подскажите пожалуйста, журнал учета путевых листов, в обязательном порядке, должен быть один? А если предприятие одно, но техника находится в двух местах? Возможно ли ведение двух журналов? И какая должна быть нумерация?
Ответить
11 февраля 2021 09:03
Постоянная ссылка
Нужно ли вести журнал учета движения путевых листов, если организация арендует автомобиль у физ.лица ?
Ответить
11 февраля 2021 16:03
Постоянная ссылка
Если ГСМ оплачивает организация, то да, надо. А как вы будете бензин списывать?
Ответить
21 августа 2020 12:07
Постоянная ссылка
Существует ли журнал для учета ведения учетных листов тракториста?
Ответить
2 апреля 2020 21:51
Постоянная ссылка
Можно ли допустить помарку в журнале учета путевых листов, конкретно придаёт 28-е исправлено на 30–е?
Ответить
11 декабря 2019 03:53
Постоянная ссылка
если несколько путевок(разные формы) на различный транспорт (грузовой,пассажирский) нумерация по порядку или разная на грузовой одна,а на пассажирский другая?
Ответить
17 октября 2019 10:59
Постоянная ссылка
А кто должен вести журнал путевых листов?
Ответить
4 июля 2019 16:59
Постоянная ссылка
Если журнал закончился, нумерацию в следующем журнале начинать с первого номера или продолжать сквозную с начала года?
Ответить
6 мая 2019 12:54
Постоянная ссылка
Как правильно заполнять Журнал учета движения путевых листов? Мы ведем в электронном виде и распечатываем, где водитель расписывается , ставит номер ПЛ и показания одометра до и после выезда на линию. А нам говорят, что надо его заполнять все графы вручную.
Ответить
1 февраля 2021 16:46
Постоянная ссылка
Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368:
"Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью"

Следовательно, если вы ведете его в электронном виде у Вас нет обязанности распечатывать его на бумаге, однако, вы должны иметь такую возможность. Хранящийся в электронном виде журнал должен быть подписан электронной подписью всех заинтересованных лиц. Исходя из этого, Вам нужно делать ЭЦП на всех водителей, так как в журнале есть графа для их подписи. Думаю "дешевле" вести его по старинке, а данные дублировать в электронном реестре для личного пользования.
В случае распечатки, получается, вы его делаете задним числом, не в момент выписки путевого, в связи с этим и претензии от проверяющих.
Пояснений от Минтранса более на этот счет нет. Можете дополнительно вынести обсуждение этой темы на форум
Ответить
1 февраля 2021 16:06
Постоянная ссылка
Вообще не понятно как быть в такой ситуации. Все усложняется.
Ответить
11 декабря 2020 11:03
Постоянная ссылка
Такая же ситуация, вы решили этот вопрос?
Ответить
25 февраля 2019 09:49
Постоянная ссылка
Добрый день, у меня вопрос по изменению правил заполнения путевых листов с 01.03.2019г., а именно Изменение 1. Путевые листы нельзя выписывать на несколько дней

Путевые листы больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять:
– перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Сейчас путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц.
У меня ВОПРОС, как быть если водители в нашей организации бывают в командировках по нескольку дней и даже недель.. КАК БЫТЬ?
Ответить
28 января 2020 12:16
Постоянная ссылка
Добрый день.В таком случае один путевой лист выдается на весь период командировки.
Ответить
31 июля 2019 15:57
Постоянная ссылка
В таком случае путевка выписывается на весь промежуток командировки. Т.е первый день выезда в командировку - это
начало рейса . возвращение из командировки - это окончание рейса .
Ответить
26 февраля 2019 16:16
Постоянная ссылка
у нас фирма работает с дальнобойщиком как выписывать с 01 марта путевки
Ответить
26 февраля 2019 12:05
Постоянная ссылка
Людмила, почему вы считаете, что ПЛ нельзя выписывать на несколько дней? На мой взгляд, никакого запрета не появилось. Наоборот - принцип выписывания ПЛ сформулирован более четко.
Если рейс длится более одного дня (смены) - на весь рейс выписывается один ПЛ перед его началом. То есть один ПЛ на несколько дней.
Если же, наоборот, в течение одного дня машина делает несколько рейсов - то все их тоже можно вписать в один ПЛ. И выписать его один на весь день перед началом первого рейса.
Ответить
26 февраля 2019 12:20
Постоянная ссылка

С 1 марта путевые листы придется выписывать чаще
Минтранс изменил правила заполнения путевых листов. Основная поправка касается срока, на который можно выписывать путевые листы. Но есть и другие изменения. Новые правила вступают в силу 1 марта. С этой даты вы не сможете подтвердить расходы на ГСМ, если продолжите оформлять документы по старым правилам
Изменение 1. Путевые листы нельзя выписывать на несколько дней

Путевые листы больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять:
– перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Сейчас путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.



Ответить
26 февраля 2019 13:21
Постоянная ссылка
Людмила, это не приказ, а чье-то частное мнение по этому приказу. Прочтите его сами. Сравните с действующим разделом III Порядка заполнения ПЛ. Я именно так и сделал. И запрета на оформление одного листа на длительный рейс не увидел.
Ну, или можете отправлять с шоферами в дальние рейсы бухгалтера, техника и медика ))) Пусть новые ПЛ после каждого плеча оформляют ))
Ответить
26 февраля 2019 13:36
Постоянная ссылка
Кстати, п.4 того же Порядка по приказу Минтранса № 152 остался без изменений:
"4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован."
Так что "запрет" если и появился, то на оформление ПЛ заранее, до того, как реально понадобится куда-то ехать. То есть - если стоит в гараже машина, на ней, может быть, придется куда-то поехать через несколько дней. Рисуем ПЛ на месяц и оставляем в гараже. Кому надо - тот из водил его взял и поехал. Вот так, действительно, теперь не выйдет. Только в начале дня рисовать ПЛ на один день. А все прочие рабочие моменты, вроде дальних поездок с одним ПЛ - как были, так и остались. Даже уточнились.
Ответить
26 февраля 2019 16:19
Постоянная ссылка
Господа, а не переместить ли нам обсуждения на форум, сюда например
Ответить
26 февраля 2019 08:28
Постоянная ссылка
у меня тоже такой же вопрос
Ответить
26 февраля 2019 09:42
Постоянная ссылка
Получается, главное издать приказ.....а там как придется
Ответить
Ваш вопрос
Отправить