Среднесписочная численность за 4 квартал: общий порядок расчета
Расчет среднесписочной численности, в том числе для указания в РСВ в 2024 году, производится согласно методике, утвержденной Росстатом (приказ от 30.11.2022 № 872).
Расчет СЧ за квартал проводится в следующем порядке:
1. Определение СЧ сотрудников за каждый день.
2. Определение СЧ сотрудников за месяц.
3. Определение СЧ сотрудников с сокращенной продолжительностью рабочего дня за месяц.
4. Расчет итоговой СЧ по месяцам и за квартал в целом.
Определение СЧ сотрудников за каждый день
Численность работников с полной занятостью на каждый день месяца определяется на основании ежедневных учетных данных, формируемых на базе имеющихся кадровых документов (приказов о приеме на работу, увольнении, переводе и т. д.). Она должна соответствовать информации, содержащейся в табелях учета рабочего времени. Численность за выходные и нерабочие праздничные дни принимается равной численности за предшествующий рабочий день.
При расчете следует иметь в виду, что не все присутствующие на рабочих местах сотрудники включаются в СЧ и не все отсутствующие исключаются.
В частности, не включаются в СЧ сотрудники, работающие по договорам гражданско-правового характера или принятые по совместительству из других организаций.
Напротив, в расчет СЧ включаются работники, отсутствующие по болезни или в связи с выполнением общественных обязанностей, находящиеся в отпусках, командировках и т. п.
Полный список исключаемых из расчета и включаемых в него категорий работников смотрите в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Определение СЧ сотрудников за месяц
Для того чтобы определить СЧ сотрудников за месяц, нужно сначала сложить все показатели численности за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники). Затем полученную сумму следует разделить на количество календарных дней в соответствующем месяце. СЧ показывается в целых единицах.
Пример 1
Исходные данные приведены в таблице. Для упрощения укажем численность внутри каждого месяца не по дням, а по декадам. Принцип расчета от этого не изменится.
Сначала определим суммарную численность:
- За октябрь: 10 × 250 + 10 × 240 + 11 × 265 = 7 815 чел.
- За ноябрь: 10 × 260 + 10 × 255 + 10 × 270 = 7 850 чел.
- За декабрь: 10 × 275 + 10 × 270 + 11 × 280 = 8 530 чел.
Затем с учетом количества календарных дней по месяцам определим СЧ:
- Октябрь: 7 815 чел. / 31 день = 252 чел.
- Ноябрь: 7 850 чел. / 30 дней = 262 чел.
- Декабрь: 8 530 чел. / 31 день = 275 чел.
Определение СЧ сотрудников с сокращенной продолжительностью рабочего дня за месяц
Для сотрудников, которые работали неполное рабочее время, СЧ определяется с учетом фактически отработанного времени. Сначала вычисляется общее количество отработанных этими сотрудниками человеко-дней в пересчете на нормальную продолжительность. Для этого сумма отработанных часов делится на стандартную продолжительность рабочего дня. Далее полученная сумма человеко-дней делится на количество рабочих дней за месяц.
ВАЖНО! Указанная методика используется при расчете численности работников, которые трудятся неполное время на основании трудового договора или штатного расписания. Если же работник имеет право на неполное рабочее время по закону (например, является инвалидом), то он учитывается как целая единица.
Пример 2
Предположим, что 2 сотрудника работали в течение октября по 4 часа в день, а 3 человека — по 5 часов в день.
Определяем общее количество часов, отработанных этими сотрудниками за месяц, с учетом того, что в октябре — 23 рабочих дня:
2 × 4 × 23 + 3 × 5 × 23 = 529 ч.
Теперь рассчитаем общее количество отработанных этими сотрудниками нормальных человеко-дней:
529 ч. / 8 ч. = 66 дней.
Допустим, в октябре 23 рабочих дня, тогда СЧ за октябрь по этим сотрудникам составит:
66 / 23 = 3 чел.
Расчет итоговой СЧ по месяцам, за квартал и за год в целом
СЧ за каждый месяц определяется как сумма показателей СЧ сотрудников с полной и неполной занятостью. Для того чтобы определить СЧ за квартал, нужно суммировать показатели по месяцам и разделить их на 3. Расчет СЧ за год производится аналогично: нужно сложить все месячные показатели и разделить на 12. Полученная в итоге цифра и заносится в соответствующий раздел формы 4-ФСС.
Пример 3
Воспользуемся результатами примеров 1 и 2 и определим среднесписочную численность за 4 квартал с учетом сотрудников, работавших как полный, так и неполный день:
СЧ = ((252 + 3) + 262 + 275) / 3 = 792 / 3 = 264 чел.
О том, как заполнить форму 4-ФСС за год с учетом всех изменений, читайте в этом материале.
Особенности расчета СЧ организациями, работающими неполный месяц, квартал или год
Если организация работала неполный месяц, то суммарная СЧ за все дни фактической работы организации делится на общее количество календарных дней в месяце.
Если организация работала в течение неполного квартала, то используется численность за тот период (за месяц или суммарная за 2 месяца), когда фактически осуществлялась деятельность. Этот показатель для расчета квартальной СЧ нужно разделить на 3.
Расчет СЧ за неполный год производится аналогично квартальному. Все СЧ за месяцы, когда фактически велась деятельность, суммируются, затем полученное число делится на 12.
Пример 4
Возьмем условие примера 1 и допустим, что организация начала работать с 21 октября. В этом случае СЧ за октябрь составит:
СЧ = (11 × 265) / 31 = 94 чел.
Если же организация начала работу с 1 декабря, то СЧ за 4 квартал будет равняться СЧ за декабрь, поделенной на 3:
СЧ = 275 / 3 = 92 чел.
Если организация работала в течение года только в 4 квартале, то ее СЧ за год составит:
СЧ = ((252 + 3) + 262 + 275) / 12 = 792 / 12 = 66 чел.
Итоги
Расчет среднесписочной численности за 4 квартал необходим для представления информации в Росстат, а также в налоговые органы в годовом РСВ. Для того чтобы корректно произвести расчет СЧ, в первую очередь нужно знать численность работников за каждый день отчетного периода. Кроме того, необходимо учитывать особенности включения в СЧ отдельных категорий сотрудников.